RMS, или автоматизированное управление подбором персонала

3786
 Вегеш Мария
HR-бизнес-партнер, компания «3М Россия», г. Москва
В настоящее время, когда многие предприятия постепенно выходят из кризиса, для них вновь становится актуальным вопрос подбора персонала. Как организовать рекрутмент качественно, квалифицированно и с наименьшими затратами ресурсов?

Таким вопросом задавались многие организации и до кризиса 2008 г. В то время движение кандидатов на рынке достигло своего пика, и было необходимо поддерживать контакт с наиболее ценными специалистами, тактично отказывать соискателям, которых не было возможности принять на работу. Не всегда у менеджеров по персоналу хватало времени на предоставление соответствующей обратной связи.

Справка о компании

Компания 3М - многопрофильная международная корпорация. Сфера деятельности - производство: от материалов для здравоохранения до товаров для дома и офиса. Компания существует с 1902 г. Ее представительства открыты в 65 странах мира, продукция представлена в 200 странах.
Подразделение компании ЗМ в России открыто в 1991 г. в Москве. Позже в Санкт-Петербурге и Екатеринбурге открыты клиентские центры. Общая численность персонала - свыше 75 тыс. человек.

Для компании 3М вопрос повышения эффективности рекрутмента особенно актуален в связи с ее широкой представленностью во многих странах мира и ди-версифицированностью бизнеса, с одной стороны, и наличием небольшого количества рекрутеров, с другой. Оптимальное решение данной задачи - автоматизация процесса подбора персонала. Для координации работы отдела персонала нужно иметь единое информационное пространство для хранения вакансий (открытых, закрытых, отложенных), резюме кандидатов, ценных комментариев коллег, оставленных после телефонных и очных собеседований.

Выбор автоматизированной системы руководители после совещания в штаб-квартире компании 3М в США остановили на приложении компании-разработчика Taleo. Внедрение единого унифицированного продукта вместо существовавших на предприятиях в разных странах разрозненных программ подбора персонала обеспечивает компанию следующими преимуществами в области рекрутинга:

1. Сокращение затрат на подбор:

  • приложение, действующее во всех подразделениях организации, позволяет «видеть» соискателей и вакансии со всего мира, назначать интервью с кандидатами и рекомендовать их своим коллегам;
  • с помощью приложения обеспечивается единый и прозрачный процесс рекрутмента во всех представительствах компании;
  • уменьшается время на подбор за счет новых возможностей системы, таких как, например, сортировка кандидатур по параметрам резюме и проверочным вопросам;
  • приложение позволяет сделать процесс рекрутмента доступным для мониторинга не только HR-службе, но и руководителям подразделений, в которые подбираются сотрудники.

2. Возможность интеграции приложения с компьютерными системами партнеров:

  • специально разработанный модуль «Агентства» обеспечивает взаимодействие между рекрутером и представителями агентств по подбору персонала. Так можно передавать данные о новых вакансиях, принимать резюме рекомендованных агентством кандидатов, назначать встречи и предоставлять обратную связь;
  • модуль «Сайты вакансий» позволяет автоматически размещать объявления на порталах, посвященных поиску работы (например, superjob.ru, hh.ru и др.). Это экономит время, ведь достаточно один раз внести описание вакансии, и оно будет опубликовано сразу на нескольких партнерских сайтах;
  • модуль «Центр оценки» предназначен для дистанционного проведения оценочных процедур и проверки кандидатов посредством тестов, опросников и специальных заданий. Тестирование может проводиться удаленно, как, например, в случае с региональными кандидатами, или в офисе компании, если в этом есть необходимость. Полезность этого модуля неоценима при массовом подборе.

3. Возможность коммуникации со всеми участниками процесса рекрутмента (использование приложения как системы рассылки корреспонденции - автоматической или ручной, по желанию пользователей):

  • с кандидатами (приглашения, оповещения, отказы, предложения о работе и т.д.);
  • с руководителями подразделений (сообщение о новых кандидатах, оповещение о результатах собеседования, тестирования, назначение встреч и др.);
  • с партнерами - агентствами по подбору персонала, сайтами вакансий и др. (сообщение о новых кандидатах, назначение собеседований, тестов, обратная связь и др.).

4. Создание единой информационной платформы для подбора персонала в компании:

  • интеграция с другими HR-приложениями (кадровый документооборот, зарплатный модуль и др.);
  • обеспечение доступности и единого формата данных о соискателях по всему миру;
  • возможность формирования отчетов о результатах подбора персонала как на локальном, так и на глобальном уровне с учетом временных интервалов, специфики бизнес-направлений компании 3М и др.;
  • использование единых метрик на всех предприятиях компании для оценки эффективности подбора кадров.

Разработка и внедрение приложения осуществляется в несколько этапов:

1. Сбор информации о текущих процессах подбора персонала во всех подразделениях компании 3М в разных странах.

2. Консолидация данных и выделение общих, универсальных аспектов, характерных для процесса рекрутмента во всех подразделениях компании в мире, поскольку в разных представительствах есть свои нюансы подбора.

3. Подготовка и обучение «суперпользователей» - HR-специалистов предприятий в каждой стране. На эту роль приглашаются наиболее опытные рекрутеры. Обучение включает демонстрацию приложений, выполнение упражнений, работу с вопросами пользователей.

4. Локализация приложения (перевод текстового материала, подготовка локальной корреспонденции и шаблонов и т.д.).

В подразделениях по всему миру работа по внедрению данной системы сейчас находится на разных этапах. В России приложение уже функционирует. Рассмотрим, как оно внедрялось в подразделении компании в нашей стране.

Внедрение приложения в «3М Россия»

В период внедрения новой автоматизированной системы подбора персонала в российском подразделении для наглядного и доступного донесения информации до сотрудников в «3М Россия» используется так называемая «Карта перехода» (см. рисунок). Она не только иллюстрирует то, как старые технологии заменяются новыми, но и применяется в компании как практический инструмент планирования преобразований и коммуникаций с персоналом.

Отметим, что предлагаемое разделение на этапы весьма условно, потому что переход не может быть осуществлен для всех людей в один момент.

1. Стадии «Стоп» и «Старт».

Задача специалистов по внедрению на стадии «Стоп» состояла в определении лучших аспектов практики подбора персонала, которые требовалось сохранить, а также того, что должно быть прекращено. Например, процесс рекрутмента всегда включает обратную связь кандидатам, агентствам и руководителям-заказчикам - это хорошая практика, ее следует продолжать. Однако, в силу влияния человеческого фактора, предоставлять ее удается не всегда регулярно и оперативно. Автоматизация в данном случае позволяет существенно облегчить работу.

Именно так - разбирая шаг за шагом процесс рекрутмента, специалисты смогли обозначить те моменты, которые требовали доработки. Они и были отнесены на стадию «Старт». Для этого этапа в штаб-квартире компании были определены не только новые цели, но и новые люди для их достижения, перераспределены роли участников внедрения. Затем был составлен план изменений и разграничены зоны ответственности, описан ожидаемый результат, оговорены сроки выполнения задач.

RMS, или автоматизированное управление подбором персонала

2. Стадия «Переход».

В так называемый переходный период по составленному плану сотрудников постепенно «переводят» от старых схем действия к новым. Это время еще называют «сумасшедшим» (crazy time), и на данном этапе команда внедрения должна была оказать рекрутерам особое внимание и помощь. Были организованы встречи, где подробно рассказывалось о новом инструменте, проведен тренинг и обучение на местах, подготовлены методички. Важно было описать работникам стратегию, план изменений (последовательность этапов, сроки, ожидаемые результаты, ответственных и т.д.), текущий статус проекта. Для взаимодействия с HR-специалистами использовались разные инструменты: электронная почта, интранет, живое общение, форумы. Основными задачами переходного периода стали ответы на вопросы и снятие напряженности в организации.

В этот период коммуникации занимают ключевое место, они должны быть четко выверены и ориентированы на основную цель проекта, поэтому составляется особый план. При его формировании специалисты компании 3М придерживались определенного шаблона (см. таблицу).

В плане были отражены следующие аспекты проекта внедрения автоматизированной системы:

1. Анализ ситуации:

  • цели проекта;
  • суть изменений;
  • сложности и недостатки текущего процесса рекрутмен-та, которые будут преодолены с помощью нововведений.

2. Анализ аудитории:

  • цель коммуникации;
  • информация об аудитории;
  • ожидаемый эффект от коммуникации - что сотрудники должны сделать после получения сообщения.

3. Формулирование ключевого сообщения.

В компании 3М план коммуникаций составлялся с учетом двух уровней деятельности компании:

1. На глобальном (международном) уровне осуществлялось следующее:

  • письменная и устная коммуникация топ-менеджменту с сообщением даты перехода подразделения на новое приложение;
  • письменная коммуникация сотрудникам HR-служб всех отделений компании в мире о новинке в сфере подбора персонала и грядущей автоматизации.

2. На локальном уровне (в России):

  • коммуникация совету директоров «3М Россия»;
  • коммуникация управленческому звену;
  • работа с нанимающими руководителями при размещении ими заявок на подбор персонала;
  • работа с внешними провайдерами (агентствами) при публикации вакансии и тестировании кандидатов;
  • популяризация приложения среди сотрудников организации, так как каждый из них может порекомендовать на вакансию своего друга или знакомого, за что работнику полагается премия.

Ошибки и риски

При автоматизации системы подбора персонала учитывались следующие моменты:

1. При локализации приложения осуществляется перевод его текстовой части на язык страны (в данном случае - русский), так как изначально программа разрабатывалась на английском. Известно, что русский язык достаточно сложен для иностранцев, а ведь именно они занимаются созданием и внедрением приложения во всех представительствах компании в мире, и отдавать им функцию работы с текстом нецелесообразно, поскольку это влечет много стилистических, грамматических и пунктуационных ошибок. Перевод необходимо делать представителям того подразделения, где внедряется приложение, причем желательно (так и было в «3М Россия») специалисту, имеющему опыт работы в рекрутменте.

RMS, или автоматизированное управление подбором персонала

2. Для адаптации соглашения о конфиденциальности, разработанного в штаб-квартире компании, необходимо проконсультироваться с местным юристом. Также следует информировать кандидатов при трудоустройстве о том, как будут использоваться их персональные данные, и что они могут быть рассмотрены не только в России, но и в других странах, где действует приложение, и получить их согласие на соответсвующее использование данных.

3. В ходе эксплуатации системы у людей возникают пожелания по доработке, необходимость которых не всегда можно отследить в тестовом режиме. Локальный административный доступ для внесения изменений в программу существенно экономит время как рекрутеров, так и создателей приложения. HR-специалист, будучи основным пользователем, проверяет систему на удобство, наличие ошибок и др., при необходимости сам вносит корректировки. При этом не требуется обращения к разработчикам, находящимся на другом континенте.

4. Нужно обеспечить достаточное количество тренингов для «суперпользователей» (рекрутеров), чтобы отслеживать все модификации приложения, которые происходят на глобальном уровне. В компании 3М был разработан календарный план таких обучающих мероприятий.

Автоматизация, безусловно, представляет собой дань прогрессу. Однако целесообразна ли она - каждая компания решает для себя самостоятельно. Нужно понимать, что разработка системы, ее внедрение и последующая коррекция могут затянуться на несколько лет. И все это время проект будет требовать внимания специалистов и ресурсов организации.

Сейчас прошли несколько первых волн внедрения автоматизированной системы подбора персонала, охватившие подразделения компании 3М в Индии, Германии, Франции, Италии, Бельгии, Польше, России, Турции. Но она действует пока далеко не на всех предприятиях компании, поэтому дать объективную оценку эффективности внедрения приложения на данный момент сложно. Вместе с тем организация с его помощью уже наладила коммуникации как в нашей стране, так и за ее пределами, ввела единую систему одобрения заявок на подбор и др.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль