RMS, или автоматизированное управление подбором персонала

3773
 Вегеш Мария
HR-бизнес-партнер, компания «3М Россия», г. Москва
В настоящее время, когда многие предприятия постепенно выходят из кризиса, для них вновь становится актуальным вопрос подбора персонала. Как организовать рекрутмент качественно, квалифицированно и с наименьшими затратами ресурсов?

Таким вопросом задавались многие организации и до кризиса 2008 г. В то время движение кандидатов на рынке достигло своего пика, и было необходимо поддерживать контакт с наиболее ценными специалистами, тактично отказывать соискателям, которых не было возможности принять на работу. Не всегда у менеджеров по персоналу хватало времени на предоставление соответствующей обратной связи.

Справка о компании

Компания 3М - многопрофильная международная корпорация. Сфера деятельности - производство: от материалов для здравоохранения до товаров для дома и офиса. Компания существует с 1902 г. Ее представительства открыты в 65 странах мира, продукция представлена в 200 странах.
Подразделение компании ЗМ в России открыто в 1991 г. в Москве. Позже в Санкт-Петербурге и Екатеринбурге открыты клиентские центры. Общая численность персонала - свыше 75 тыс. человек.

Для компании 3М вопрос повышения эффективности рекрутмента особенно актуален в связи с ее широкой представленностью во многих странах мира и ди-версифицированностью бизнеса, с одной стороны, и наличием небольшого количества рекрутеров, с другой. Оптимальное решение данной задачи - автоматизация процесса подбора персонала. Для координации работы отдела персонала нужно иметь единое информационное пространство для хранения вакансий (открытых, закрытых, отложенных), резюме кандидатов, ценных комментариев коллег, оставленных после телефонных и очных собеседований.

Выбор автоматизированной системы руководители после совещания в штаб-квартире компании 3М в США остановили на приложении компании-разработчика Taleo. Внедрение единого унифицированного продукта вместо существовавших на предприятиях в разных странах разрозненных программ подбора персонала обеспечивает компанию следующими преимуществами в области рекрутинга:

1. Сокращение затрат на подбор:

  • приложение, действующее во всех подразделениях организации, позволяет «видеть» соискателей и вакансии со всего мира, назначать интервью с кандидатами и рекомендовать их своим коллегам;
  • с помощью приложения обеспечивается единый и прозрачный процесс рекрутмента во всех представительствах компании;
  • уменьшается время на подбор за счет новых возможностей системы, таких как, например, сортировка кандидатур по параметрам резюме и проверочным вопросам;
  • приложение позволяет сделать процесс рекрутмента доступным для мониторинга не только HR-службе, но и руководителям подразделений, в которые подбираются сотрудники.

2. Возможность интеграции приложения с компьютерными системами партнеров:

  • специально разработанный модуль «Агентства» обеспечивает взаимодействие между рекрутером и представителями агентств по подбору персонала. Так можно передавать данные о новых вакансиях, принимать резюме рекомендованных агентством кандидатов, назначать встречи и предоставлять обратную связь;
  • модуль «Сайты вакансий» позволяет автоматически размещать объявления на порталах, посвященных поиску работы (например, superjob.ru, hh.ru и др.). Это экономит время, ведь достаточно один раз внести описание вакансии, и оно будет опубликовано сразу на нескольких партнерских сайтах;
  • модуль «Центр оценки» предназначен для дистанционного проведения оценочных процедур и проверки кандидатов посредством тестов, опросников и специальных заданий. Тестирование может проводиться удаленно, как, например, в случае с региональными кандидатами, или в офисе компании, если в этом есть необходимость. Полезность этого модуля неоценима при массовом подборе.

3. Возможность коммуникации со всеми участниками процесса рекрутмента (использование приложения как системы рассылки корреспонденции - автоматической или ручной, по желанию пользователей):

  • с кандидатами (приглашения, оповещения, отказы, предложения о работе и т.д.);
  • с руководителями подразделений (сообщение о новых кандидатах, оповещение о результатах собеседования, тестирования, назначение встреч и др.);
  • с партнерами - агентствами по подбору персонала, сайтами вакансий и др. (сообщение о новых кандидатах, назначение собеседований, тестов, обратная связь и др.).

4. Создание единой информационной платформы для подбора персонала в компании:

  • интеграция с другими HR-приложениями (кадровый документооборот, зарплатный модуль и др.);
  • обеспечение доступности и единого формата данных о соискателях по всему миру;
  • возможность формирования отчетов о результатах подбора персонала как на локальном, так и на глобальном уровне с учетом временных интервалов, специфики бизнес-направлений компании 3М и др.;
  • использование единых метрик на всех предприятиях компании для оценки эффективности подбора кадров.

Разработка и внедрение приложения осуществляется в несколько этапов:

1. Сбор информации о текущих процессах подбора персонала во всех подразделениях компании 3М в разных странах.

2. Консолидация данных и выделение общих, универсальных аспектов, характерных для процесса рекрутмента во всех подразделениях компании в мире, поскольку в разных представительствах есть свои нюансы подбора.

3. Подготовка и обучение «суперпользователей» - HR-специалистов предприятий в каждой стране. На эту роль приглашаются наиболее опытные рекрутеры. Обучение включает демонстрацию приложений, выполнение упражнений, работу с вопросами пользователей.

4. Локализация приложения (перевод текстового материала, подготовка локальной корреспонденции и шаблонов и т.д.).

В подразделениях по всему миру работа по внедрению данной системы сейчас находится на разных этапах. В России приложение уже функционирует. Рассмотрим, как оно внедрялось в подразделении компании в нашей стране.

Внедрение приложения в «3М Россия»

В период внедрения новой автоматизированной системы подбора персонала в российском подразделении для наглядного и доступного донесения информации до сотрудников в «3М Россия» используется так называемая «Карта перехода» (см. рисунок). Она не только иллюстрирует то, как старые технологии заменяются новыми, но и применяется в компании как практический инструмент планирования преобразований и коммуникаций с персоналом.

Отметим, что предлагаемое разделение на этапы весьма условно, потому что переход не может быть осуществлен для всех людей в один момент.

1. Стадии «Стоп» и «Старт».

Задача специалистов по внедрению на стадии «Стоп» состояла в определении лучших аспектов практики подбора персонала, которые требовалось сохранить, а также того, что должно быть прекращено. Например, процесс рекрутмента всегда включает обратную связь кандидатам, агентствам и руководителям-заказчикам - это хорошая практика, ее следует продолжать. Однако, в силу влияния человеческого фактора, предоставлять ее удается не всегда регулярно и оперативно. Автоматизация в данном случае позволяет существенно облегчить работу.

Именно так - разбирая шаг за шагом процесс рекрутмента, специалисты смогли обозначить те моменты, которые требовали доработки. Они и были отнесены на стадию «Старт». Для этого этапа в штаб-квартире компании были определены не только новые цели, но и новые люди для их достижения, перераспределены роли участников внедрения. Затем был составлен план изменений и разграничены зоны ответственности, описан ожидаемый результат, оговорены сроки выполнения задач.

RMS, или автоматизированное управление подбором персонала

2. Стадия «Переход».

В так называемый переходный период по составленному плану сотрудников постепенно «переводят» от старых схем действия к новым. Это время еще называют «сумасшедшим» (crazy time), и на данном этапе команда внедрения должна была оказать рекрутерам особое внимание и помощь. Были организованы встречи, где подробно рассказывалось о новом инструменте, проведен тренинг и обучение на местах, подготовлены методички. Важно было описать работникам стратегию, план изменений (последовательность этапов, сроки, ожидаемые результаты, ответственных и т.д.), текущий статус проекта. Для взаимодействия с HR-специалистами использовались разные инструменты: электронная почта, интранет, живое общение, форумы. Основными задачами переходного периода стали ответы на вопросы и снятие напряженности в организации.

В этот период коммуникации занимают ключевое место, они должны быть четко выверены и ориентированы на основную цель проекта, поэтому составляется особый план. При его формировании специалисты компании 3М придерживались определенного шаблона (см. таблицу).

В плане были отражены следующие аспекты проекта внедрения автоматизированной системы:

1. Анализ ситуации:

  • цели проекта;
  • суть изменений;
  • сложности и недостатки текущего процесса рекрутмен-та, которые будут преодолены с помощью нововведений.

2. Анализ аудитории:

  • цель коммуникации;
  • информация об аудитории;
  • ожидаемый эффект от коммуникации - что сотрудники должны сделать после получения сообщения.

3. Формулирование ключевого сообщения.

В компании 3М план коммуникаций составлялся с учетом двух уровней деятельности компании:

1. На глобальном (международном) уровне осуществлялось следующее:

  • письменная и устная коммуникация топ-менеджменту с сообщением даты перехода подразделения на новое приложение;
  • письменная коммуникация сотрудникам HR-служб всех отделений компании в мире о новинке в сфере подбора персонала и грядущей автоматизации.

2. На локальном уровне (в России):

  • коммуникация совету директоров «3М Россия»;
  • коммуникация управленческому звену;
  • работа с нанимающими руководителями при размещении ими заявок на подбор персонала;
  • работа с внешними провайдерами (агентствами) при публикации вакансии и тестировании кандидатов;
  • популяризация приложения среди сотрудников организации, так как каждый из них может порекомендовать на вакансию своего друга или знакомого, за что работнику полагается премия.

Ошибки и риски

При автоматизации системы подбора персонала учитывались следующие моменты:

1. При локализации приложения осуществляется перевод его текстовой части на язык страны (в данном случае - русский), так как изначально программа разрабатывалась на английском. Известно, что русский язык достаточно сложен для иностранцев, а ведь именно они занимаются созданием и внедрением приложения во всех представительствах компании в мире, и отдавать им функцию работы с текстом нецелесообразно, поскольку это влечет много стилистических, грамматических и пунктуационных ошибок. Перевод необходимо делать представителям того подразделения, где внедряется приложение, причем желательно (так и было в «3М Россия») специалисту, имеющему опыт работы в рекрутменте.

RMS, или автоматизированное управление подбором персонала

2. Для адаптации соглашения о конфиденциальности, разработанного в штаб-квартире компании, необходимо проконсультироваться с местным юристом. Также следует информировать кандидатов при трудоустройстве о том, как будут использоваться их персональные данные, и что они могут быть рассмотрены не только в России, но и в других странах, где действует приложение, и получить их согласие на соответсвующее использование данных.

3. В ходе эксплуатации системы у людей возникают пожелания по доработке, необходимость которых не всегда можно отследить в тестовом режиме. Локальный административный доступ для внесения изменений в программу существенно экономит время как рекрутеров, так и создателей приложения. HR-специалист, будучи основным пользователем, проверяет систему на удобство, наличие ошибок и др., при необходимости сам вносит корректировки. При этом не требуется обращения к разработчикам, находящимся на другом континенте.

4. Нужно обеспечить достаточное количество тренингов для «суперпользователей» (рекрутеров), чтобы отслеживать все модификации приложения, которые происходят на глобальном уровне. В компании 3М был разработан календарный план таких обучающих мероприятий.

Автоматизация, безусловно, представляет собой дань прогрессу. Однако целесообразна ли она - каждая компания решает для себя самостоятельно. Нужно понимать, что разработка системы, ее внедрение и последующая коррекция могут затянуться на несколько лет. И все это время проект будет требовать внимания специалистов и ресурсов организации.

Сейчас прошли несколько первых волн внедрения автоматизированной системы подбора персонала, охватившие подразделения компании 3М в Индии, Германии, Франции, Италии, Бельгии, Польше, России, Турции. Но она действует пока далеко не на всех предприятиях компании, поэтому дать объективную оценку эффективности внедрения приложения на данный момент сложно. Вместе с тем организация с его помощью уже наладила коммуникации как в нашей стране, так и за ее пределами, ввела единую систему одобрения заявок на подбор и др.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль