Электронный документооборот: идем в ногу со временем

23987
 Циркова Н. В.
директор по организационному развитию ОСГ Рекордз Менеджмент Россия
Что такое отдел кадров лет эдак двадцать назад? Небольшой кабинет, заставленный шкафами с ворохом бумажных документов и папок, трескающихся от объема разлинованных листов. Согласитесь, сегодня уже трудно представить себе кадровую службу, которая ведет делопроизводство только в традиционном бумажном виде. Век развития информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов диктует свои условия. Так что агитировать за переход на альтернативные носители информации, наверное, нет необходимости. Преимущества электронного документооборота очевидны. Вот только на практике то и дело возникают вопросы: имеет ли электронный документ юридическую силу, и если да, то при каких условиях? Допустимо ли вести в электронном виде учетные документы, например Книгу учета движения трудовых книжек? Какие документы могут быть переведены в электронный вид, а какие живут только на бумаге? Давайте разбираться.

Любая компания, независимо от численности работников, сферы деятельности и организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Вся текущая деятельность, связанная с приемом, переводом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков, направлением работников в служебные командировки и другими вопросами, сопровождается кадровыми документами: издаются приказы и распоряжения по личному составу, ведутся учетные документы, вносятся записи в трудовые книжки работников.

Кадровое делопроизводство - рутинная, но совершенно необходимая деятельность, требующая безупречной точности и полного соответствия положениям трудового законодательства.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: ЕСТЬ ЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ?

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. И это диктуется отнюдь не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации персонала и т. д.

Ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных.

Хранение и ведение документов в электронных базах данных очень удобно. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эти технологии и формируют по требованию пользователя документы на основе уже существующих: например, копии приказов и различного рода выписки.

В настоящее время появились и такие средства, которые позволяют сохранять в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, автобиографии, служебные записки и пр.

Безусловным преимуществом электронного хранения документов является быстрый поиск информации в базе.

Так, поиск по базе данных (БД) с последующим выводом на печать или отправкой работнику по электронной почте копии приказа о приеме на работу выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, снятие и отправка бумажной копии.

Таким образом, электронный кадровый документооборот призван:
• оптимизировать работу отдела кадров;
• обеспечить доступность и быстроту поиска документов;
• уменьшить затраты на содержание персонала;
• усилить контроль правильности оформления и хранения документов;
• обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в документах (персональных данных работников);
• сделать работу отдела современной, профессиональной и продуктивной.

ТРЕБОВАНИЯ к ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИИ

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. И внедряя в организации систему кадрового электронного документооборота, в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

В соответствии с ОКУД кадровое делопроизводство включает две системы документов:

1. Унифицированную систему организационно-распорядительной документации.

Обратите внимание!Правильно оформить документ - значит, придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа

2. Унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Названный стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации, и требования к бланкам.

НА № 6,7‘2004Унифицированные формы (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также указания по применению и заполнению этих форм содержит постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Обратите внимание!Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту

Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все 30, описанных в ГОСТ Р 6.30-2003.

Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа».

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Какие реквизиты придают документу юридическую силу?

ГОСТ Р 6.30-2003 ограничивается перечнем реквизитов, содержащим 30 надписей, к сожалению, не указывая, какие именно надписи придают документу юридическую силу.

Полагаем, что для определения реквизитов, придающих юридическую силу документу, можно использовать положения ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», утв. постановлением Госкомстата СССР от 06.10.1984 № 3549. Данный стандарт устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Толковый словарь Реквизит - это обязательный элемент оформления официального документа

Это следующие реквизиты:
• наименование организации - создателя документа;
• местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;
• наименование документа;
• дата изготовления документа.

Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Например, обязательным реквизитом заявления является личная подпись заявителя.

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы.

НА № 1‘2007Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Закон о защите информации) устанавливает специальные требования к таким документам (ст. 11).

Обратите внимание!Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Положения Закона о защите информации не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

В настоящее время широко применяются электронные архивы, электронные документы (ЭД), электронные цифровые подписи (ЭЦП), но у участников электронного документооборота нередко возникают вопросы, касающиеся правового значения их использования.

Толковый словарь

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, признается электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях оформления правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи

отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Электронный архив - система структурированного хранения электронных документов, позиционируемая как основа документооборота, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа к документам.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные требования, предъявляемые к электронным документам, состоят в следующем.

Требование 1. Соблюдение требуемой письменной формы юридических действий, совершаемых с использованием электронных документов.

Требование 2. Правовое признание электронных документов или сообщений, подписанных ЭЦП или иными аналогами собственноручной подписи.

Требование 3. Соответствие электронных документов или сообщений процессуальным требованиям к доказательствам и средствам доказывания (при рассмотрении соответствующего спора в суде).

Обратите внимание!Электронный документ должен обладать всеми реквизитами «обычного» документа и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком

Вместе с тем очевидно, что некоторые кадровые документы невозможно вести в электронной форме.

Например, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Эти документы оформляются, заполняются и хранятся исключительно в бумажной форме.

Обратите внимание!Если документ должен содержать личную подпись работника, то обязательно его оформление в бумажном виде

Невозможность отказа от бумажной формы ряда видов кадровых документов обусловлена тем, что в них необходимо оформлять личные подписи.

Личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2) очень удобно вести именно в электронной форме, поскольку в нее постоянно вносится информация о работнике и его работе. Однако требование в определенных случаях оформлять в личной карточке подписи сотрудника кадровой службы и самого работника, на которого заведена карточка, объясняет необходимость ведения этого документа в традиционном бумажном виде.

В электронном делопроизводстве используются как электронные документы, созданные непосредственно с помощью средств компьютерной обработки информации и подписанные электронной цифровой подписью, так и те, которые создавались как бумажные документы, а затем были переведены в электронный вид.

ДОСТУП К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Ежедневно кадровая служба обрабатывает множество разнообразных документов и информации. В частности:
• личные документы работников;
• документы, содержащие подписи, визы, резолюции, листы ознакомления и оттиски печатей;
• заявления и служебные записки;
• трудовые книжки;
• справки и выписки;
• оценочные и опросные формы, отчеты;
• электронные письма, запросы и медиа-файлы.

Современные ERP- и HRM-системы (1С, «Парус», SAP R/3) позволяют только создавать документы и учитывать данные - вся остальная работа ложится на сотрудника кадровой службы. В результате, как это часто бывает на практике, часть информации по конкретному работнику хранится в электронном виде, часть - в личном деле (если оно ведется), часть - в различных делах в соответствии с номенклатурой дел. И поиск той или иной информации по отдельному работнику может занять значительное время, даже в таком подразделении, где делопроизводство ведется по всем правилам, а все документы «разложены по полочкам».

Давайте посмотрим, как можно облегчить процесс поиска конкретного документа и определенной информации в случае, когда кадровая документация ведется и хранится в электронном виде. Обычно процедура включает ряд этапов.

Этап 1. Рукописные или напечатанные документы со всеми необходимыми реквизитами переводятся в электронный вид, например сканируются.

Этап 2. Электронные образы документов соединяются с файлами любого другого формата: от электронного письма и таблицы Excel до фотографии.

Этап 3. Файлы интегрируются с электронной базой данных.

Этап 4. Полученный массив электронных документов хранится в структурированной, защищенной и зашифрованной электронной базе данных.

Обратите внимание!При ведении электронного кадрового делопроизводства необходимо обеспечить защиту персональных данных работников, содержащихся в кадровых документах

В результате мы получаем оперативный доступ ко всей кадровой документации, а также контроль составления, заполнения, исполнения, согласования, подписания, ознакомления и хранения кадровых документов в любом офисе, обособленном структурном подразделении, из любой точки мира и в любой момент.

Преимущества хранения кадровых документов в электронном виде очевидны.

Во-первых, разнородная информация структурируется по вопросам, процессам, процедурам, сотрудникам, подразделениям - по любому выбранному пользователем критерию.

Во-вторых, права доступа к различной информации регулируются, что приобретает особое значение для кадровой документации, содержащей персональные данные работников.

В-третьих, сокращаются временные и трудозатраты на рутинную работу: подборка документов по запросам уполномоченных органов и должностных лиц, в т. ч. и в целях предоставления документов при проверках, для подготовки статистических отчетов или аудита кадровых документов.

В-четвертых, есть возможность восстановить утраченные бумажные документы на основе их электронных образов.

Наконец, мы используем катастрофоустойчивую систему высокой надежности с шифрованием и кодированием данных, ограничением доступа к частям архива или даже к фрагментам документов для различных групп пользователей, что позволяет выполнять все требования законодательства в части защиты персональных данных.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Движение кадровых документов (получение, создание) сопровождается их регистрацией. Процедура регистрации обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях. Она представляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующую факт его создания, отправления или получения.

Традиционно используется два способа регистрации документов.

Способ 1.В специальных регистрационных журналах (книгах учета).

Регистрационный журнал - это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой заносится определенная информация о документе.

Способ 2.На регистрационно-контрольных карточках.

Этот вариант регистрации предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.

Каждый из этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки.

Так, в журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета.

С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, - письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам -по авторам, по содержанию, по алфавиту и т. п.

Какие регистрационные формы ведутся отделом кадров?

Обязательно нужно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России 20 10.10.2003 № 69).

Кроме того, начиная с 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему. Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы учета командированных сотрудников:

1. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);

2. Журнал учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

НА № 12‘2009Формы этих журналов утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Обратите внимание!Если регистрационная форма предусматривает личные подписи работников, то обязательно ее ведение в бумажном виде

Традиционно кадровики также ведут следующие журналы:
• регистрации трудовых договоров и изменений к ним; • регистрации приказов по личному составу с различными сроками хранения;
• учета личных дел, личных карточек;
• выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
• выдачи командировочных удостоверений;
• приема, перевода, увольнения сотрудников;
• учета отпусков.

НА № 12‘2010Большинство указанных учетных форм перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

При автоматизации кадрового делопроизводства логично предположить, что регистрация электронных документов будет вестись также в электронном виде.

Всегда ли можно ли вести учетные формы в электронном виде?

В электронном виде можно вести те регистрационные (учетные) формы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников или исполнителей.

Например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графу 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Обратите внимание!О способах внедрения системы электронного документооборота иоповышенииегоэконо-мического эффекта см. на www.pro-personal.ru

А вот журнал регистрации трудовых договоров можно вести в электронном виде с помощью компьютера.

Обычно в организации параллельно существуют две базы данных -электронная и обычная «бумажная». Работодатель «подстраховывается» на тот случай, если в ходе контрольного мероприятия проверяющий (инспектор ГИТ, налоговый инспектор и т. п.) попросит предъявить традиционные регистрационные формы с подписями сотрудников и, возможно, скептически отнесется к тому, что большинство регистрационных форм ведется в электронном виде.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль