Рабочее время: как построить систему учета

19421
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
С помощью учета рабочего времени можно контролировать явку сотрудников на работу, оптимизировать затраты на оплату труда, устранять непроизводительные потери времени и даже оценивать отношение работников к работе. Табель учета рабочего времени – главная и самая традиционная форма учета. Однако параллельно с ведением табеля работодатель может использовать и другие формы. А в некоторых случаях это становится просто необходимым.

Обратите внимание!Пример оформления Положения о табельном учете см. на www.pro-personal.ru

Выбор формы учета рабочего времени зависит от многих факторов, в т. ч. от особенностей организации труда, численности сотрудников, размера производственных площадей и пр. Главное, что нужно помнить при организации системы учета: ведение табеля учета рабочего времени на бумажном носителе является обязательным. А вот фактически помочь вести такой табель и до последней минуты учесть время, действительно отработанное каждым работникам, смогут электронная или биллинговая форма учета.

ЭЛЕКТРОННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА РАБОЧЕГО БРЕМЕНИ

Обратите внимание!Ведение табеля учета рабочего времени на бумажном носителе является обязательным

Работодатели - сторонники жесткого контроля рабочего времени внедряют электронные системы учета рабочего времени (ЭСУРВ), интегрированные с электронной системой контроля и управления доступом (ЭСКУД). Такие системы могут устанавливаться как на внешнем входе/выходе из офиса, так и на внутреннем входе/выходе в различных частях офиса (кабинеты, переговорная, коридоры, комнаты для приема пищи, для курения и т. д.). Конечно, для этого нужны и финансовые возможности.

В таком случае приход и уход сотрудников из самого офиса и из любой его части (при внутренних перемещениях), где установлены электронные считыватели (контрольные точки с датчиками), отмечается в электронной системе путем регистрации бесконтактной прокс-карты либо электронного ключа с идентификационным кодом работника. Паузы на кофе, перекуры и перерывы на обед учитываются в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка в рамках корпоративной политики, установленной работодателем.

В компании вводится электронная система учета рабочего времени вместе с электронной системой контроля управления доступом. С помощью электронной системы руководство желает контролировать вход и выход работников из офиса, а также время, которое они используют не для работы, в частности перекуры. Есть ли возможность ограничить подобные паузы?

Введение контроля времени перекуров обусловлено тем, что для некоторых работников частые и длительные перекуры превращаются в способ симуляции, и такие злоупотребления крайне убыточны для работодателя. Поэтому, чтобы определить оправданную продолжительность перерыва в работе, работодатель может ввести фиксированное время перекуров. Для этого можно предусмотреть время перерывов для курения в локальном нормативном акте.

Например, вы можете установить в правилах внутреннего трудового распорядка пять перерывов для курения по 5 минут в конце каждого часа (10:55, 11:55, 14:55, 15:55, 16:55).

В целях фиксации времени, затрачиваемого работниками на курение, можно организовать и оборудовать курительную комнату, обозначенную специальным знаком «Место для курения», в соответствии с требованиями Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утв. приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313. На входе будут установлены электронные считыватели прокс-карт.

Современные ЭСУРВ в сочетании с ЭСКУД позволяют отслеживать практически любые ухищрения работников.

Довольно распространенная ситуация: сотрудник пришел на работу, включил компьютер (для видимости работы), подключенный к серверу корпоративных сообщений, и ушел «гулять» по офису, т. е. какое-то время он фактически не занимается своими задачами. Построить систему учета действительно отработанного рабочего времени можно и в этом случае.

Руководство организации приняло решение использовать настройку контроля работы клавиатуры и манипулятора (мышки). IT-специалист, активируя эту опцию, поставил временной интервал (15 минут), после которого начинается отсчет простоя компьютера. В результате ЭСУРВ будет считать сотрудника отсутствующим по прошествии 15 минут после сигнала с клавиатуры или мышки.

Толковый словарь

ЭСУРВ – электронная система учета рабочего времени.

ЭСК УД – электронная система контроля управления доступом.

Прокс-карта (Prox Card) – используется в качестве пропуска в системе учета рабочего времени, системе контроля и управления доступом в помещение. Она

имеет такие же размеры, как стандартная кредитная карта, изготавливается из поливинилхлорида, содержит идентификационный код работника и в необходимых случаях – его фотографию.

Биллинг (от англ. bill – счет, список, документ, опись) – процесс определения стоимости предоставляемых услуг или выписка счета по предоставленным услугам.

В компаниях с повышенными требованиями к безопасности и секретности информации могут использоваться и другие, более технологически сложные и дорогостоящие решения на основе биометрических данных, уникальных для каждого человека. Такие данные - отпечатки пальцев, геометрия ладони, рисунок радужной оболочки глаза, температурная карта лица (биометрические терминалы) - полностью исключают возможность регистрации другого сотрудника и гарантируют точность учета рабочего времени.

Оптовая фирма разместила биометрические терминалы, использующие в качестве объекта для идентификации геометрию ладони работников, на товарных складах и на центральном входе в административный офис. Для прохода с помощью клавиатуры работник должен ввести код и положить ладонь на терминал - идентификация происходит мгновенно. Данные регистрации передаются с терминала бухгалтерской компьютерной программе для централизованного учета и контроля использования рабочего времени, а также для обработки и составления платежных ведомостей.

Установка биометрических терминалов вместо электронных считывателей прокс-карт была вызвана необходимостью предотвращения некоторых манипуляций работников в части непроизводительных потерь рабочего времени.

Например, один работник склада покрывает другого, работая вместо него. Фактически кладовщик оказывает услугу коллеге, работая в его рабочую смену или часть рабочего дня, в то время как тот устраивает себе «выходной». При этом во многих случаях «заместитель» не имеет должной квалификации и допуска к данной работе.

Или другая ситуация, когда сотрудник открывает прокс-картой дверь и пропускает опоздавших коллег.

ЭСКУД с использованием прокс-карт, электронных ключей и других подобных способов не гарантирует, что не будет зарегистрирован другой человек. Благодаря биометрическим параметрам исключается обман при учете рабочего времени и тем самым перерасход заработной платы.

Решение руководителя оптовой фирмы о размещении биометрических терминалов предотвратило непроизводительные потери рабочего времени и позволило оплачивать труд только за действительно отработанное время.

Любая из электронных систем позволяет ежедневно в течение дня вести учет рабочего времени каждого сотрудника, в т. ч. и по самым различным параметрам: опоздания, переработки, текущее местонахождение (перемещение) внутри офиса. Эти данные можно получать в виде готовых отчетов и графиков электронной системы. Более того, поступление такой информации возможно даже в онлайн-режиме на монитор соответствующей службы, контролирующей использование рабочего времени.

Кстати, выбор электронной формы учета далеко не всегда ставится в зависимость от численности работников. Для ряда небольших и средних фирм (в силу специфики бизнеса, интересов безопасности или представительских функций), располагающих определенными финансовыми возможностями, очень важно оснащение современными способами учета рабочего времени, контроля и управления доступом в офисные помещения - как с точки зрения конфиденциальности информации ряда служб, так и с позиции актуального делового имиджа компании в целом. С другой стороны, крупные предприятия с тысячами работников и рады бы воспользоваться электронной системой учета, чтобы облегчить себе жизнь, но в силу ограниченности финансов довольствуются обычным турникетом на проходной с вневедомственным охранником и традиционными табелями учета рабочего времени в цехах и аппарате управления.

Наличие электронной системы не освобождает работодателя от обязанности вести табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13. Таким образом, внедряя электронную систему учета рабочего времени, работодатель должен наряду с ней вести и обязательную табельную форму такого учета.

Программное обеспечение позволяет получать сводные отчеты и графики о фактически отработанном времени и отклонениях от заданных для каждой категории работников нормативов (продолжительность рабочего дня, рабочей недели, минимального перерыва между сменами, перекуров, кофе-пауз, обедов, выходов ранее графика и вне графика и т. п.), а в некоторых случаях - и с возможностью создания соответствующих комментариев к отчету.

В нашей компании внедряется электронная система учета рабочего времени. В связи с этим все работники должны в этой системе зарегистрироваться. Можем ли мы обязать их пройти такую регистрацию? В Кодексе такая обязанность работника не предусмотрена.

Действительно, при введении электронной системы учета рабочего времени работник должен в ней зарегистрироваться. Однако из смысла ст. 91 ТК РФ не следует, что работодатель может возложить на работника такую обязанность, поскольку вести учет рабочего времени должен именно работодатель.

Между тем на практике такая обязанность работника может быть предусмотрена в трудовом договоре (ч. 4 ст. 57 ТК РФ) и (или) в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). В этих документах могут быть закреплены дополнительные права и обязанности работников; главное - чтобы они не ухудшали их положение по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Введение электронной системы учета рабочего времени в значительной мере способствует более точному его учету в тех случаях, когда лицо, ответственное за составление табеля, практически не имеет возможности установить время прихода (ухода) на работу (на обеденный перерыв), в случаях прогула, а также работы в условиях ненормированного рабочего дня и т. п. Правовое положение работника при этом не ухудшается, поскольку такая обязанность не влечет для него расширения трудовой функции, а лишь способствует и надлежащему исполнению обязанности работодателя по более объективному учету рабочего времени, и соблюдению в организации дисциплины труда.

Более того, вводимая в компании электронная система учета рабочего времени позволяет самому работнику защищать свои права и интересы в случае необоснованных претензий со стороны работодателя.

БИЛЛИНГОВАЯ ФОРМА УЧЕТА РАБОЧЕГО БРЕМЕНИ

Биллинговая система учета рабочего времени (система формирования счетов) в ряде случаев применяется организациями, оказывающими услуги своим клиентам (аудиторские, консалтинговые, юридические, бухгалтерские и другие компании).

Например, если специалисты компании обслуживают не одну организацию, а оказывают консалтинговые услуги различным фирмам, руководителю компании стоит обратить внимание на биллинговую систему учета рабочего времени.

Биллинговая система работает следующим образом. В первую очередь разрабатывается и утверждается в одном из приложений к бухгалтерской учетной политике форма ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени специалиста в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Ежедневный отчет составляется как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Он заполняется сотрудником не только на рабочем месте в офисе, но и за его пределами (в командировке, на проверке, на консультации в офисе клиента и т. п.). В отсутствие сотрудника (по болезни, в отпуске) заполнение отчета не производится.

В этом отчете специалист указывает, что он сделал в течение рабочего дня для каждого конкретного клиента и сколько времени заняла каждая работа (с указанием утвержденных кодов трудозатрат). На основании указанных данных и заранее введенных в электронную систему денежных параметров оценки труда система формирует счет, который главный бухгалтер распечатывает и отправляет клиенту для оплаты. Кроме того, электронная система суммирует количество потраченных на работу часов, и исходя из этих данных можно установить занятость того или иного сотрудника, т. е. реальность трудозатрат на проведение, например, консультации или проверки. А на основании выставленных им счетов - оценить вклад в бизнес компании. Кроме того, накопление данных об индивидуальных трудозатратах наиболее опытных специалистов позволит распространить их опыт на весь персонал компании с целью повысить результативность ее деятельности.

В конце рабочего дня отчетной недели накопленная в ежедневных отчетах информация переносится в табель учета рабочего времени соответствующего структурного подразделения компании. Табель проверяет непосредственный руководитель конкретного работника. После проверки он передает табель (вместе с ежедневными отчетами) сотруднику, уполномоченному вести учет рабочего времени в компании, для анализа и обобщения показателей индивидуальных ежедневных отчетов детализированного учета рабочего времени специалистов и включения табеля рабочего времени структурного подразделения в сводный табель компании в установленные сроки.

Пример ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени старшего юриста юридической компании, используемого в биллинговой системе учета рабочего времени, приведен в приложении.

Обратите внимание!Наличие биллинговой системы учета рабочего времени также не освобождает работодателя от обязанности вести табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13

Иногда биллинговую систему учета рабочего времени внедряют и другие фирмы (не только оказывающие услуги клиентам), причем исключительно в управленческих целях. На практике нет ни одного сотрудника, который не терял бы непроизводительно некоторое количество времени. У кого-то больше, у кого-то меньше, но такие потери есть у всех. И здесь речь идет не об умышленном расслаблении, а о ручном труде, который вполне можно автоматизировать, о неполном знании возможностей используемой программы, о недостатках некоторых навыков и т. д.

Справедливости ради надо сказать, что именно в подобных ситуациях этот инструмент учета рабочего времени чаще всего является неработающим и не приносит ожидаемых результатов. Внедряя биллинговую систему, руководство зачастую не может разъяснить работникам, для чего она нужна, а в результате получает откровенные отписки (а не реальную картину происходящего) и обвинения в отвлекании от основной работы.

В ООО «Лира» в целях устранения непроизводительных потерь рабочего времени наряду с табельным учетом внедрена биллинговая система учета рабочего времени, основанная на ежедневных отчетах учета рабочего времени (отчеты УРВ) работников.

В результате анализа отчета УРВ секретаря-референта Орешкиной И.О. удалось установить непроизводительные потери ее рабочего времени из-за отсутствия отдельных навыков в использовании оргтехники. Орешкина должна была периодически распечатывать многостраничные документы в нескольких экземплярах и брошюровать их. Весь процесс отнимал много рабочего времени. На основании отчета УРВ секретаря-референта удалось выяснить, что она сначала посылала сразу несколько копий на печать, а потом вручную разбирала страницы по экземплярам.

Непосредственный руководитель, увидев значительные затраты в отчете УРВ, показал работнице возможность такой настройки печати (специальная «галочка»), чтобы сам принтер разбивал документы по копиям автоматически. Только одно это позволило секретарю экономить примерно 1 час в день. И если бы не отчет УРВ, вряд ли удалось бы заместить такие непроизводительные потери рабочего времени.

Итак, мы рассмотрели основные формы учета рабочего времени. Сведения по использованию этих форм представлены в таблице.

Взвесив все «за» и «против», работодателю необходимо (с учетом специфики бизнеса, организационной структуры, управленческих задач) самостоятельно выбрать форму учета рабочего времени, принимая во внимание все вышеприведенные аргументы.

Таблица

Формы учета рабочего времени

Рабочее время: как построить систему учета

Приложение

Пример оформления детализированного учета рабочего временит

Рабочее время: как построить систему учета



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль