Я знаю, как правильно...подготовить HR-бюджет

19602
 Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Вы хотите оформить сотрудникам дополнительное медицинское страхование или провести корпоратив в загородном клубе? А может быть мечтаете обучить персонал отдела продаж или сами хотите пойти подучиться? В чем проблема? Уверены, что руководство вас поддержит, но... при одном условии: расходы на эти мероприятия должны быть запланированы в вашем бюджете. А так как осень - самое время для составления планов на следующий год и, главное, определения необходимых для них расходов, мы и решили в этом номере предоставить слово тому, кто знает, как правильно.

Сейчас уже трудно представить себе управление компанией без консолидированного бюджета в целом и локального бюджета HR-службы в частности.

HR-бюджет - это финансовый документ, представляющий собой реестр планируемых на определенный период (год, квартал, месяц) расходов на персонал с распределением их по соответствующим статьям (укрупненным и детализированным). Он является основой планирования деятельности HR-службы компании.

Отсутствие у HR-службы своего бюджета или, напротив, его наличие, объем и структура позволяют судить о том, является кадровая служба центром кадровой политики или нет. О том, кому и зачем нужен HR-бюджет, см. таблицу 1.

Я знаю, как правильно...подготовить HR-бюджет

Как правило, работа с HR-бюджетом включает в себя пять этапов. Сроки каждого этапа зависят от масштабов и специфики деятельности компании, сложности ее организационной структуры и правил бюджетирования, установленных в локальном нормативном акте компании. Однако есть некоторые, так сказать, ключевые моменты. Так, работа по первому этапу - составление проекта HR-бюджета, как правило, ведется в сентябре - октябре. На рассмотрение, согласование и утверждение HR-бюджета отводятся ноябрь -декабрь. Работа по третьему - пятому этапам осуществляется в течение всего финансового года в сроки, установленные правилами бюджетирования компании.

Обычно в компаниях применяется один из двух принципов составления HR-бюджета.

Принцип 1. «Сверху вниз». При планировании HR-бюджета согласно этому принципу общая сумма расходов на персонал спускается руководителю HR-службы руководством компании или финансовым директором и ему нужно распределить выделенную сумму между статьями расходов на персонал. Кстати, многие руководители HR-отделов предпочитают получать фиксированную сумму бюджета, чем что-то доказывать, оперируя цифрами.

Принцип 2. «Снизу вверх». В этом случае HR-директор сам рассчитывает необходимый бюджет расходов на персонал и потом защищает его перед руководством и бюджетным комитетом компании.

Наша справка

В крупных и средних компаниях процесс бюджетирования строго регламентирован в соответствующем локальном нормативном акте - внутреннем Стандарте предприятия (система менеджмента качества), разработанном в соответствии с требованиями стандарта МС ISO 9001:2000. Он, как правило, раскрывает принципы создания и функционирования бюджетной системы компании, а также единой политики формирования бюджетов подразделений. Названия такого Стандарта могут быть разными -Положение о бюджетном управлении компании, Правила бюджетирования компании и т. п. Экземпляр данного документа обязательно должен быть предоставлен в распоряжение HR-службы и внимательно изучен ее сотрудниками. Именно им нужно руководствоваться при составлении HR-бюджета на очередной финансовый год.

Таблица 1

Я знаю, как правильно...подготовить HR-бюджет

Естественно, второй принцип - более продвинутый и предполагает более высокий уровень компетенции руководителя отдела управления персоналом.

Чтобы защитить бюджет HR-службы перед бюджетным комитетом или собственниками компании, необходимо будет обосновать следующее:
• важность статьи расходов как таковой;
• целесообразность предлагаемого объема расходов по каждой бюджетной статье;
• эффективность запланированных инвестиций.

Для того, чтобы защитить бюджет и не растеряться в ситуации «будем урезать и экономить» для «оптимизации затрат и повышения EBITDA», HR-руководителю необходимо научиться разговаривать с руководством и финансовым директором на том языке, который им более всего понятен, - языке цифр (желательно в денежном измерении) и уметь аргументировать планируемые затраты на персонал. Как это делать? Рассмотрим далее.

А кто это должен делать?

Порядок составления HR-бюджета регламентирует локальный нормативный акт компании, например, Правила бюджетирования компании.

Независимо от того, есть такой документ в компании или нет, планирование HR-бюджета может происходить по двум вариантам.

Вариант 1. Централизованное планирование всех статей расходов на персонал непосредственно HR-службой. Этот вариант составления бюджета используют небольшие фирмы.

Вариант 2. Децентрализованное планирование HR-бюджета. В этом случае большинство расходных статей (обучение и повышение квалификации, подбор кадров, подписка на периодику, обеспечение мобильной связью и т. д.) формируют руководители линейных подразделений, а оставшиеся статьи - профильные подразделения (например, бюджет на корпоративные мероприятия и подарки готовит PR-служба, маркетинговая служба или рекламный отдел, а фонд оплаты труда планирует финансовая служба). Такой вариант планирования используют крупные компании, компании с территориально-разветвленной структурой и холдинговые группы.

При любом из вариантов финансовая служба компании должна курировать весь процесс планирования и консолидации корпоративного бюджета компании, а у вас всегда должна быть возможность обратиться туда за помощью или консультацией.

ПРИМЕР

Я знаю, как правильно...подготовить HR-бюджет

Наши советы вам помогут!

К сожалению, HR-бюджет зачастую относится полностью к расходной части консолидированного бюджета компании. Соответственно, HR-служба является одним из центров затрат компании. Контролировать же затраты сейчас, как никогда, актуально, о чем постоянно напоминает руководство любой компании. Так что давайте попробуем планировать расходы на персонал максимально эффективно. А чтобы HR-бюджет не подвергся секвестированию на этапе согласования и утверждения, нужно экономически обосновать те или иные суммы расходов, закладываемые в него, а также документально подтвердить как заложенные, так и уже израсходованные суммы.

Приступая к планированию HR-бюджета, вам нужно:
• проанализировать результаты работы HR-службы за прошедший год;
• определить цели и задачи, которые ставятся перед компанией в целом и HR-службой в частности на следующий год, их приоритетность (или степень важности);
• исходя из поставленных задач, разработать план работы и HR-бюджет на следующий год (табл. 2).

При такой форме планирования под каждое запланированное HR-мероприятие просчитываются необходимые затраты. Поэтому перевести такой план в бюджет не представляет особого труда.

Закладываемые в HR-бюджет расходы на персонал должны быть распределены по соответствующим статьям с нужной степенью детализации на основании соответствующих расчетов и планируемых мероприятий. Есть два способа такого распределения.

Способ 1. Распределение расходов по их видам (командировочные расходы, канцелярские расходы, расходы на подписку, расходы на оборудование, расходы на оплату труда и т. п.).

Способ 2. Распределение расходов по направлениям HR-деятельности (расходы на обучение и развитие персонала, расходы на поиск и подбор кадров, расходы на оценку и аттестацию кадров, расходы на мотивацию и т. п.).

В чем их отличия? Для большей наглядности давайте рассмотрим на примере.

ПРИМЕР

Расходы на поездку внутреннего тренера для проведения занятий с сотрудниками регионального офиса в первом случае будут отнесены к статье «Командировочные расходы», а во втором - к статье «Расходы на обучение и развитие персонала». Второй способ классификации затрат удобнее, потому что руководителю HR-службы в этом случае легче обосновать расходы на поездки специалистов с конкретной целью - обучение работников, чем общую сумму затрат на все командировки (для подбора сотрудников, проведения кадрового аудита регионального представительства и т. д.).

Каждая компания, исходя из своей специфики, стратегии развития бизнеса и кадровой политики, должна выбирать оптимальный баланс и расставлять свои приоритеты в расходовании средств на персонал.

ПРИМЕР

Одним из HR-приоритетов ООО «Стандарт» является поддержание своего имиджа как работодателя и повышение своей привлекательности на рынке труда. В компании разработан Регламент взаимодействия с кандидатами, в соответствии с которым в офисе оборудована специальная комната ожидания для кандидатов, где установлены кофе-машина, кулер, видеомагнитофон для просмотра видеороликов про ООО «Стандарт», посетителям предлагаются специальные внутренние брошюры, в которых отражена история создания и развития компании.

В связи с этим в HR-бюджет были включены соответствующие статьи расходов.

Таблица 1

План работы отдела по управлению персоналом ООО «Импульс» на 2011 г. (фрагмент)

Я знаю, как правильно...подготовить HR-бюджет

Таблица 2

(окончание)

Я знаю, как правильно...подготовить HR-бюджет

ПРИМЕР

В целях привлечения персонала и сохранения кадровых ресурсов компания «Вираж» предусмотрела в HR-бюджете в качестве HR-приоритетов расходы на оплату полисов дополнительного медицинского страхования и оплату питания сотрудников.

ПРИМЕР

Лизинговая компания, возраст сотрудников которой не превышает 35 лет, при утверждении HR-бюджета включила в состав социального пакета (вместо дополнительного медицинского страхования) такую статью, как «Аренда спортзала», посчитав, что в поликлинику молодые сотрудники обращаются крайне редко.

Машиностроительный завод для своих работников, проработавших свыше 20 лет, запланировал в HR-бюджете такие статьи расходов, как «Компенсация 70% стоимости протезирования зубов», «100% компенсация стоимости внутриполостных операций».

Традиционно в HR-бюджет закладываются следующие укрупненные статьи расходов:
• привлечение, отбор и наем персонала;
• адаптация сотрудников;
• формирование кадрового резерва;
• оценка и аттестация персонала;
• аттестация рабочих мест;
• обучение и развитие;
• социальный пакет;
• подписка и литература;
• кадровое делопроизводство;
• корпоративные мероприятия;
• условия работы и охрана труда и др.

Что же касается таких основных статей расходов на персонал, как «Заработная плата, включая налоги и страховые взносы», «Системы мотивации и вознаграждения», то в разных компаниях практикуется разный подход к HR-бюджетированию. Расходы самой HR-службы могут относиться как к бюджету службы персонала, так и к общекорпоративным/административным расходам в составе консолидированного бюджета компании. Обычно эта статья включает стоимость канцелярских товаров, питьевой воды (если она привозная) и кулера, подписку на газеты и журналы для HR-подразделения и пр. Как правило, сумма этих затрат постоянна из месяца в месяц.

Наличие статьи «Прочие расходы на функционирование HR-службы» (сюда, например, часто относят такие расходы, как участие в специализированных выставках по кадровому менеджменту, ярмарках вакансий и пр.) в HR-бюджете нежелательно, ее не любят члены бюджетного комитета компании. Если она все же окажется в HR-бюджете, ее размер не должен превышать 3% от совокупных затрат на персонал (а при наличии зафиксированных в документах регламентов и процедур больше и не понадобится).

Примерная структура HR-бюджета приведена в таблице 3. Но помните: в каждой компании своя структура, свои статьи расходов, свои правила бюджетирования. Поэтому данный пример HR-бюджета можно рассматривать только как отправную точку для ваших расчетов.

Так делать нельзя!

Есть ряд ошибок правил бюджетирования, которые чаще всего допускаются в процессе исполнения HR-бюджета.

Так нельзя! Суммы, не израсходованные по одной статье затрат, нельзя переводить на другую статью затрат, по которой возник дефицит финансирования. Суммы расходов, запланированные по каждой статье, должны быть, по возможности, максимально точными и реальными.

Так нельзя! Неизрасходованные суммы по соответствующей статье расходов с текущего месяца нельзя переносить на следующий месяц. Это связано с тем, что планирование доходов и, соответственно, расходов под них (с учетом имеющихся доходов) осуществляется только в рамках текущего сбалансированного периода (месяца).

Так нельзя! Нельзя закладывать в бюджет сумму по соответствующей статье расходов больше той, которая реально необходима, «на всякий случай». Это экономически неоправданно.

HR-бюджет не имеет стандартной (унифицированной) формы представления, он должен составляться в простой и понятной форме. Как правило, это таблица, сделанная в Excel. Если же в компании установлены правила бюджетирования, то в них есть и соответствующие бюджетные формы, которыми следует руководствоваться при планировании и исполнении HR-бюджета.

Согласовываем

Нужно ли согласовывать проект бюджета кадровой службы с другими подразделениями? Мы считаем, что да. Но окончательное решение в данном случае принимаете вы, с учетом выбранной вашей компанией политики по данному вопросу. Заметим одно, лишним такое согласование, точно не будет.

Идем защищать

Я знаю, как правильно...подготовить HR-бюджет

HR-бюджет - это всегда документ, состоящий из нескольких страниц, в связи с этим рекомендуем представлять его на рассмотрение в следующем виде: первая страница - сжатая информация, содержащая наименование статей (укрупненно) и совокупную сумму расходов, далее - детализированная расшифровка каждой из статей с пояснениями, к которым члены бюджетного комитета и собственники компании обратятся в случае необходимости.

На «защиту» бюджета возьмите с собой все материалы, которыебыли использованы во время его составления. Это могут быть, например, и статистические данные прошлых бюджетных периодов, и план повышения квалификации, и ресурсный план на следующий год, и данные по ценам кадровых агентств, и прогнозы поповышению цен на услуги, и другие документы. Обязательно берите с собой все предварительные расчеты, потому что вас могут попросить раскрыть содержание той или иной статьи расходов и ваши попытки вспомнить исходные цифры не добавят вам баллов.

Во время защиты бюджета руководителю кадровой службы надо быть готовым к тому, что расходы по конкретной статье могут быть сокращены. Опытный руководитель может заранее прогнозировать вопросы собственников и членов бюджетного комитета относительно объема расходов на персонал: чаще всего это касается новых статей HR-бюджета и статей, затраты по которым значительно возрастают по сравнению с предыдущим периодом. Обоснования этому должны быть подготовлены заранее, и только в таком случае весь процесс обсуждения бюджета превратится для руководителя HR-службы из «головной боли» в один из рабочих моментов. Собственники компании и топ-менеджмент прекрасно понимают важность инвестиций в сотрудников компании, задача же HR-руководителя - грамотно рассчитать объем вложений, экономически обосновать, документально подтвердить каждую статью расходов.

Таблица 3

Структура HR-бюджета

Я знаю, как правильно...подготовить HR-бюджет



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль