Приказ о направлении работника в командировку

72834
 Батура Анна Владимировна
Главный редактор журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
Несмотря на то, что в Трудовом кодексе РФ есть специальная глава, посвященная гарантиям при направлении работников в командировки, решение большинства вопросов, связанных с ними, отдано на откуп работодателю. Для этого нужно или принять локальный акт, например Положение о командировке, или в Правила внутреннего трудового распорядка включить специальный раздел. Но, как показывает практика, далеко не все руководители компаний обращают на это внимание. Однако независимо от того, приняты в компании нормы, регламентирующие направление сотрудников в командировку, или нет, есть документ, без которого не обойтись. Это приказ о направлении работника в служебную командировку. Посмотрим, какие требования к нему предъявляются.

Из этой статьи вы узнаете: 

  • как направить работника в служебную командировку
  • какие сведения указываются в приказе о направлении в командировку
  • является ли издание приказа о направлении в командировку обязательным
  • как ведется учет работников, направленных в служебные командировки

Служебная командировка

Служебная командировка - это поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

По общему правилу в служебную командировку может быть направлен любой работник. Причем его согласие на это не требуется. Однако из этого правила есть исключения, предусмотренные законом (таблица).

Таким образом, письменное согласие работника на направление его в служебную командировку следует получить только в случаях, указанных в таблице.

Оформление документов при направлении в командировку

Чтобы направить работника в служебную командировку, необходимо оформить, в первую очередь, служебное задание для направления в командировку. Затем на основании служебного задания издается приказ о направлении работника в командировку. Именно такой приказ оформляет решение работодателя о направлении работника в командировку. В последнюю очередь на основании этого решения оформляется командировочное удостоверение.

Таблица

Особенности направления работников в служебную командировку

Категория работников

Возможность направления в служебную командировку Статья Трудового кодекса РФ
Беременные женщины Запрещается направление в служебные командировки ч. 1 ст. 259
Работники, не достигшие возраста 18 лет (за исключением творческих работников СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъёмочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствиии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учётом мнения Российской трёхсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений ст. 268
Работники в период действия ученического договора (за исключением командировок, связанных с ученичеством) ч. 3 ст. 203
Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет Могут направляться в служебные командировки, но при соблюдении следующих условий:
 - имеется их письменное на это согласие;
 - это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением;
 - они письменно онакомлены с правом отказаться от направления в командировку
ч. 2 ст. 259
Работники, имеющие детей-инвалидов ч. 3 ст. 259
Работники, осуществляющие уход за больнгыми членами их семей в соответствии с медицинским заключением ч. 3 ст. 259
Матри и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет ч. 3 ст. 259
Опекуны (попечители) несовершеннолетних ст. 264

Скачать таблицу

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Форма приказа

Для оформления и учета направления работника в командировку применяется унифицированная форма № Т-9 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если одновременно требуется направить в командировку несколько работников, удобно использовать унифицированную форму № Т-9а.

Содержание приказа

В приказе о направлении в командировку указываются:
• фамилия, имя, отчество командируемого работника; структурное подразделение, в котором он работает;
• его должность (специальность, профессия);
• место командировки;
• срок командировки и даты нахождения в ней;
• цель командировки.

Оформление приказа о направлении в командировку внесением этих сведений не ограничивается.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей. Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом приказе.

1. Наименование организации

Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в приказе о направлении работника в командировку, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

Нужно ли оформлять приказ

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ). При этом порядок и размер возмещения таких расходов должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом.

Большинство разъяснений положений о командировках касаются как раз порядка оплаты командировочных расходов и их налогообложения. В письмах Минфина России и ФНС России (письма Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС России от 18.08.2009 № 3-2-06/90, УФНС России по г. Москве от 10.05.2007 № 21-18/385) прямо указывается, что приказ о направлении работника в командировку не является первичным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.

Наличие и оформление этого документа, как указывается в соответствующих письмах, определяется внутренним документооборотом организации и не является обязательным для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций.

В связи с этими разъяснениями на практике появилось мнение, что при направлении работников в служебные командировки необходимо оформлять только служебное задание и командировочное удостоверение, издание же приказа обязательным не является.

Однако такая позиция неверна. Приказ о направлении работника в командировку – обязательный документ, и вот почему.

Причина 1. Служебная командировка – это, по определению, поездка работника по распоряжению работодателя. И такое распоряжение должно быть оформлено в письменном виде.

Причина 2. Именно приказ о направлении в командировку служит основанием для отсутствия работника на работе (в основном месте выполнения должностных обязанностей).

На его основании проставляются, например, отметки в табеле учета рабочего времени.

Причина 3. Минфин России и ФНС России не разъясняют порядок оформления командировки, а лишь указывают, какие документы будут необходимы для подтверждения и оправдания командировочных расходов в целях налогообложения.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код формы по ОКУД

Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Если вы используете для изготовления приказов справочные правовые системы или электронные системы документооборота, код по ОКУД уже проставлен на бланках приказов.

3. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

Заголовочную часть приказа о направлении работника в командировку мы оформили.

Часть 2. Содержательная. Это главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.

4. Фамилия, имя, отчество

Так как в командировку направляется сотрудник, работающий в компании, то нет необходимости сверять фамилию, имя, отчество с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

При заполнении этой строки приказа нужно учесть, что фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в винительном падеже. (Направить в командировку кого? Свиридова Петра Николаевича.)

5. Табельный номер

В приказе о направлении работника в командировку должен быть указан табельный номер работника.

Такой номер присваивается каждому работнику при приеме на работу, сохраняется за ним в течение всего срока работы и указывается в большинстве документов по личному составу.

6. Структурное подразделение

В этой строке приказа указывается структурное подразделение, в котором работает работник (если он был принят на работу в структурное подразделение).

Наименование структурного подразделения указывается в именительном падеже, полностью, в соответствии с принятым в организации внутренним делением. Если же структурное подразделение не было определено в трудовом договоре, эта строка приказа не заполняется.

7. Должность (специальность, профессия)

Наименование должности, профессии, специальности работника также записывается без сокращений, в именительном падеже.

8. Место назначения (страна, город, организация)

Место назначения указывается в приказе в соответствии с оформленным служебным заданием в порядке, определенном в форме приказа.

Наименование страны, как правило, приводится в том случае, если оформляется зарубежная командировка. Полное и официальное наименование страны устанавливается по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст.

Если командировка осуществляется внутри страны, то страну можно и не указывать. Если вы все же указываете в приказе нашу страну, помните, что официальными наименованиями являются «Российская Федерация» и «Россия».

При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов РФ, городами федерального значения, необходимо указывать административно-территориальную принадлежность (район, республика, область, край).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

В некоторых случаях работника требуется направить в несколько пунктов назначения. Их все необходимо указать в приказе.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

Обратите внимание, что адрес нахождения организации, в которую направляется работник, в приказе указывать не требуется.

9. Срок командировки

В приказе о направлении работника в командировку указывается все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути (в календарных днях). При этом срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Сроки командировки указываются в приказе о направлении работника в командировку в соответствии со служебным заданием.

10. Даты командировки

Приказ о направлении работника в командировку

Даты начала и окончания командировки определяются по правилам, предусмотренным Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Обратите внимание, что закон не ограничивает предельную продолжительность командировки.

Например, работник направлен в командировку с таким расчетом, чтобы он находился в месте командировки 3 рабочих дня - 21, 22 и 23 сентября. Добираться до места командировки он должен на поезде, время нахождения в пути больше суток. Рассмотрим несколько вариантов, в которых определим сроки и даты командировки.

Даты начала и окончания командировки указываются в приказе о направлении работника в командировку в соответствии со служебным заданием.

Приказ о направлении работника в командировку

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

11. Цель командировки

Цель командировки указывается в приказе о направлении в командировку также в соответствии со служебным заданием.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

Обратите внимание, что цель направления работника в командировку должна быть сформулирована как можно более подробно и конкретно.

12. Источник финансирования командировки

Как мы уже отмечали, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:
• сохранение места работы (должности);
• сохранение среднего заработка;
• возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Часть 1 ст. 168 ТК РФ конкретизирует, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

На практике расходы, связанные со служебной командировкой, могут оплачиваться работодателем, направляющим работника в командировку, или принимающей организацией, или обеими сторонами по договоренности. В любом случае источник финансирования указывается в соответствующей строке приказа о направлении работника в командировку.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

В случае если расходы, связанные со служебной командировкой, распределяются между работодателем и принимающей организацией по соглашению между ними, то в приказе необходимо указать оба источника финансирования с уточнением, кто и какие расходы принимает на себя.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

13. Основание

Основанием для издания приказа о направлении работника в командировку по общему правилу является служебное задание. Однако это может быть и иной документ, например, докладная записка, протокол собрания учредителей, договоры, планы выполнения работ и оказания услуг и т. д.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

Итак, содержательная часть приказа о направлении работника в командировку заполнена.

Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность нашего документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

14. Подпись руководителя организации

Приказ о направлении работника в командировку должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности уполномоченного лица, его личную подпись и расшифровку подписи.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

15. Дата составления приказа

Дата составления приказа - это дата его подписания руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Она оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

16. Номер документа

Нельзя вместе с приказами о направлении работника в командировку регистрировать и хранить приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Номер приказа о направлении работника в командировку проставляется после его регистрации в специальной регистрационной форме. Так как приказ о направлении работника в командировку хранится 5 лет, то регистрируется он отдельно или вместе с приказами, имеющими такой же срок хранения.

Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года; номер, как правило, дополняется буквенным индексом. Для приказов о направлении работника в служебную командировку можно использовать индекс «ск».

Регистрация документа осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

Журнал регистрации приказов о направлении работников в служебные командировки, срок хранения которого 5 лет, может иметь следующую форму:

Журнал регистрации приказов о направлении работников в служебные командировки

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

17. Виза ознакомления работника с приказом

Работник должен быть ознакомлен с приказом о направлении в командировку под роспись. Срок ознакомления работника с приказом ТК РФ не предусмотрен. Тем не менее, затягивать с ознакомлением не стоит. Очевидно, что работник должен знать о направлении его в командировку заранее, тем более, что в большинстве случаев для этого не требуется его письменное согласие. На практике работника знакомят с приказом о направлении в командировку одновременно с ознакомлением со служебным заданием.

Хранение приказа о направлении работника в командировку

Приказы о направлении работников в служебные командировки хранятся в течение 5 лет. Исключение составляют приказы о направлении в служебную командировку за границу. Эти приказы хранятся 10 лет.

О помещении приказа о направлении работника в служебную командировку в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фрагмент)

Приказ о направлении работника в командировку

Увеличить изображение

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Кроме того, приказы по личному составу хранятся раздельно в зависимости от сроков их хранения.

С 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые были направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые были командированы к нему.

Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:
• журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
• журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Эти формы утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Обратите внимание, журнал выбытия и журнал прибытия обязательны для применения всеми работодателями. При этом указанные журналы не заменяют журнал регистрации приказов о направлении работников в командировки.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль