Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

21947
Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. При этом кадровые документы хранятся в соответствии с определенной системой, сформированные в дела. О том, как организовать хранение кадровых документов, и пойдет речь.

Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Толковый словарь

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона об архивном деле).

Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 98).

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.

Зачем необходимо формировать документы в дела?

В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.

Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения - 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.

Совет

Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.

Итак, кадровые документы формируются в дела уже на стадии делопроизводства. При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу.

Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек. Можно выделить несколько правил формирования дел.

Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями*. Некоторые из них представлены в таблице 1.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.

Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.

Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.

Таблица 1

О снования для группировки документов в дела

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс (номер) дела;
• заголовок дела;
• срок хранения документов дела. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.

В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?

В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.

Правило 4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.

Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.

Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки.

Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:
• приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.);
• документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.

Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др.

Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.

Раздельно группируются:
• документы постоянного и временного хранения;
• разные виды распорядительных документов;
• подлинники и копии документов;
• годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
• утвержденные документы и их проекты.

Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.

Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4 см).

При большем количестве документов формируются тома (части) дел.

Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.

Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию (табл. 2).

Таблица 2

Правила группировки документов в дела

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Правило 12. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.

Рассмотрим особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов.

ФОРМИРУЕМ В ДЕЛА ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Обратите внимание!
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения

При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.

Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000) имеют сроки хранения:
• 75 лет ЭПК ;
• 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).

Следовательно, приказы по личному составу необходимо разделять как минимум на два массива и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела - 5 лет.

Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.

При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ № 1-к или № 5-лс.

Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ№ 1-о.

Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т. д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.

При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.

В дела с приказами по личному составу не помещаются документы -основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы - основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.

ФОРМИРУЕМ В ДЕЛА ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ РАБОТНИКОВ

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.

Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту.

После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.

Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются.

ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА

Обратите внимание!Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дела

Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках. В текущем делопроизводстве допускается хранить личные дела в папках-скоросшивателях или иным образом, но при передаче на хранение в архив дела переплетаются или подшиваются в специальные обложки для документов длительного хранения, как того требует ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».

Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления. В личное дело включаются:
• анкета (личный листок по учету кадров);
• копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.);
• копия страхового пенсионного свидетельства;
• трудовой договор;
• копия приказа о приеме работника на работу;
• опись документов, имеющихся в личном деле.

По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.

В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение). В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.

В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»: предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, т. е. в текущем делопроизводстве.

Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер.

При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников.

ФОРМИРУЕМ В ДЕЛА ДОГОВОРНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками». Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.

После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников». В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

ОРГАНИЗУЕМ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).

Различают две стадии хранения документов:

Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).

Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение - и текущее, и архивное - может осуществляться в службе кадров, это не запрещено. В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.

В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.

В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере - бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.

После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов. Об экспертизе ценности документов, а также о подготовке их к архивному хранению мы поговорим в следующих номерах «Справочника кадровика».

Приложение

Пример оформления внутренней описи документов личного дела

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль