HR-шпаргалка: создание и защита бюджета затрат на персонал

5707
 Бычкова Людмила
менеджер по компенсациям и льготам, Группа компаний «О’КЕЙ» , г. Москва
Для большинства зарубежных компаний, как и для крупных отечественных, бюджетирование, в том числе и затрат на персонал, неотъемлемая часть планирования деятельности.

Далеко не на всех российских предприятиях HR-специалисты уделяют формированию и защите своего бюджета достаточно внимания, а оставляют этот процесс на откуп финансовым службам, что оказывает негативное влияние как на эффективность работы, так и на статус HR-отдела в организации. На одной из встреч директоров по персоналу им были заданы вопросы о бюджетировании затрат на персонал: осуществляется ли оно в компаниях как отдельный процесс, за который несет ответственность кадровая служба; регулируется ли соответствующим положением, регламентом либо иным документом? Примерное соотношение полученных ответов представлено на рисунке.

Как видно из диаграммы, значительная часть руководителей HR-департаментов уделяют недостаточно внимания бюджетированию. Изменить подобную ситуацию в компании помогут предложенные ниже шаги.

Шаг 1. Понять, зачем нужен бюджет затрат на персонал как директору по персоналу, так и организации, а затем объяснить это руководству.

Для начала определимся с понятиями. В широком смысле корпоративный бюджет - это описание доходов и расходов предприятия. Существуют разные виды бюджетов, например, финансовая служба составляет обычно так называемые БДР (бюджет доходов и расходов) и БДДС (бюджет движения денежных средств). Также есть следующие виды бюджетов:

  • бюджет конкретного подразделения, например, филиала (все его доходы и расходы);
  • бюджет направления деятельности, например, затрат на персонал, административно-хозяйственных расходов и т.п. - функциональный бюджет.

Указанные бюджеты «пересекаются» и объединяются в общий бюджет компании. В каждом из них есть постоянная часть, не зависящая напрямую от финансовых результатов. Так, объем продаж не влияет на размер выплат сотрудницампо беременности и родам или оплату отопление офиса. Однако функциональные бюджеты - в том числе затраты на персонал - неразрывно связаны с доходной частью бюджета организации, планируемыми показателями выручки и прибыли. И именно это отличает бюджет от сметы расходов (так, затраты на обучение планируются в бюджете конкретной суммой, например, 2 млн рублей, но утверждается не сама сумма, а процент, который она составляет от планируемой выручки компании, скажем, 0,5%).

Бюджеты составляются на разные периоды: год, квартал, месяц. Определяются и бюджеты конкретных мероприятий, которые затем включаются в функциональные бюджеты кадровой службы и подразделений.

Что касается бюджета затрат на персонал, то его разработка и активное участие в этом процессе HR-отдела обеспечивают следующие важные преимущества:

1. Обоснование затрат кадровой службы перед руководством. Часто директора по персоналу 39% объясняют отсутствие вроде бы нужных мероприятий тем, что им не выделяются на это деньги, начальство не понимает их важности или ссылается на недостаток финансов в компании из-за кризиса и т.п. Но период бюджетирования - это как раз то время, когда планируется, на какие программы и акции выделить средства в следующем году, и HR-директору предоставляется возможность обосновать их значимость. Причем лучше всего это делать на языке цифр, следовательно, ему необходимо знать финансовые показатели подразделений, иметь аналитические данные о кадровых затратах предыдущих периодов и об уровне таких же расходов на схожих предприятиях отрасли, а также понимать стратегию своей компании.

2. Связь HR-бюджета с финансовым планом предприятия. Поскольку бюджет затрат на персонал - это часть общего корпоративного бюджета, то при неполном исполнении последнего или превышении его доходной части кадровые затраты также необходимо корректировать для обеспечения рентабельности компании (конечно же, соблюдая требования законодательства РФ).

3. Гарантированное получение средств из бюджета в течение года (при выполнении предприятием финансового плана), т.е. отсутствие необходимости каждый раз «выбивать» деньги на проведение конкурса, публикацию вакансий в новом СМИ, покупку рамочек для грамот и т.п.

Шаг 2.Проанализировать расходы на персонал компании и сформулировать в соответствии с ними статьи затрат (либо скорректировать имеющиеся статьи).

Структура и состав затрат на персонал определяются целями и задачами организации, видом и содержанием ее деятельности, культурой, стадией развития, состоянием системы социального партнерства и т.д. Предложения по дополнению и корректировке статей HR-затрат необходимо согласовывать с финансовой службой, так как они зависят непосредственно от учетной политики предприятия.

В литературе выделяют следующие крупные статьи кадровых расходов, связанных с зонами ответственности HR-подразделения:

1. Формирование состава персонала. В частности, планирование, привлечение (наем), адаптация, высвобождение. В рамках этого раздела может рассматриваться отдельная статья - оценка и отбор кандидатов.

2. Использование персонала. Включает зарплату, компенсации, льготы, а также аудит и оценку сотрудников.

3. Обучение и развитие персонала, в том числе программы адаптации новичков на рабочем месте, кадровый резерв.

4. Удержание ценных специалистов в компании, повышение качества трудовой жизни, а именно: удовлетворенность деятельностью, организация и оптимизация рабочих процессов, проведение внутриорганизационных исследований и др.

5. Содержание HR-бюджета.

По каждой статье затраты на персонал планируются отдельно, но они не должны противоречить критериям эффективности этих расходов (см. табл. 1).

При планировании HR-бюджета, естественно, необходимо соблюдать требования трудового и налогового законодательства. Также следует постоянно собирать обратную связь об эффективности тех или иных затрат и мероприятий.

Шаг 3. Оценить затраты на персонал по каждой статье за предыдущие периоды (в соотношении с фактическими финансовыми показателями компании).

Источниками информации о расходах по установленным статьям за предыдущие периоды выступают как финансовая служба, так и отдел персонала (на основании внутренней отчетности). Необходимо проанализировать данные хотя бы за текущий год, но оптимально - сравнить кадровые затраты на планируемый период с теми, которые имели место тогда, когда были примерно такие же показатели выручки. Другими словами, если предполагается, что доход компании в следующем году с учетом развития рынка будет на уровне 2008 г., то логично, если HR-расходы будут анализироваться с учетом аналогичных затрат 2008 г.

Поскольку бюджет готовится обычно не менее чем за два месяца до конца года, следует спрогнозировать и затраты, которые возникнут за это время.

Шаг 4. Рассчитать затраты на персонал по каждой статье -в соответствии с планируемыми финансовыми показателями компании и с учетом критериев эффективности затрат на персонал.

Расчет затрат производится в два этапа:

1. Определяются примерные затраты по каждой статье в следующем году - на основании данных предыдущего года, потребностей компании и других факторов (см. табл. 2). К планированию расходов следует привлекать и линейных руководителей - собирать у них аналогичную информацию о подразделениях (вводе/ сокращении штатных единиц, необходимости в обучении и дополнительном стимулировании персонала и т.д.).

2. Оцениваются плановые суммы по каждой статье, размер расходов на персонал в целом, а также затраты по критериям эффективности (в соответствии с планируемыми финансовыми показателями компании), и при необходимости полученные суммы корректируются.

Основные критерии эффективности - производительность труда, отдача вложений в персонал и средняя зарплата работников (см. табл. 3). Поскольку единых нормативных значений этих показателей не существует (они зависят от отрасли, особенностей бизнеса и др.), следует проанализировать их изменение по годам: их значение в планируемом году и текущем, прогнозируемые и плановые показатели, а также сравнение с аналогичными данными предыдущих лет. Последнее позволит продемонстрировать отдачу вложений в персонал; также сопоставление факта с планом покажет эффективность бюджетирования. При этом надо иметь в виду, что существенная экономия по статьям кадровых затрат – это далеко не всегда позитивный показатель: экономия фонда оплаты труда, например, может сигнализировать о незакрытых вакансиях и невыплаченных премиях, что обычно связано с невыполнением финансового плана. При такой системе бюджетирования также имеется возможность сравнивать подразделения (например, филиалы компании) между собой покаждому из критериев эффективности.

Оценив все эти данные, можно увидеть, нуждается ли бюджет в дальнейшей корректировке. Основная задача - добиться такого оптимального соотношения показателей, чтобы производительность труда и отдача вложений в персонал повышались (или хотя бы оставались на прежнем уровне), средняя зарплата увеличивалась (с учетом инфляции). Но для того чтобы найти такой вариант, требуются усилия не только директора по персоналу, но и глав коммерческих подразделений, финансовой службы и руководства организации.

Шаг 5. Обосновать затраты перед руководством компании.

Для успешного обоснования затрат директору по персоналу нужна информация о критериях эффективности (за текущий и плановый год), данные отраслевых обзоров (но надо иметь в виду, что они чаще всего приблизительные), планах обучения, проведения корпоративных мероприятий и, конечно же, штатное расписание. Защита бюджета и корректировка его доходной и расходной частей может проходить несколько раз. Но и после утверждения бюджета работа с ним не заканчивается, так как в течение года необходимо анализировать отклонения от плановых показателей и своевременно их устранять.

***

В заключение отметим, что основная причина того, почему многие HR-специалисты минимизируют свое участие в бюджетировании, - это высокая загруженность текущей повседневной работой и недостаточная подготовка в области финансов. Однако нельзя в полной мере оценить эффективность деятельности HR-службы, не обращаясь к анализу использования кадровых затрат, производительности труда. Важна, конечно, и оценка удовлетворенности/лояльности работников, сроки и качество закрытия вакансий и т.п. Без защиты своего бюджета отдел персонала не сможет претендовать на позицию в организации, по праву ему причитающуюся, - партнера руководства компании, способствующего достижению целей бизнеса.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль