Поручили работу с кадрами. С чего начать?

30238
 Батура Анна Владимировна
Главный редактор журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
Вообще-то я не кадровик. Вернее - не профессиональный кадровик. Наша парикмахерская открылась полтора года назад, и с того момента на мне вся ее бухгалтерия. Кадрами до недавнего времени никто не занимался, надо было на ноги становиться. Да и чем там было заниматься, если сотрудников-то на первых порах - по пальцам пересчитать. Только недавно штат перевалил за 40 человек. Так вот. Недавно наш директор, встречаясь со своими друзьями, услышал, что компанию одного из них проверяла ГИТ. Причем, говорят, нажаловались сами работники. Но не в этом суть. Нарушений нашли много и оштрафовали «мама, не горюй». Наш перепугался и велел мне срочно привести в порядок кадровые документы. На вопрос, почему я, он сказал, что раз я знаю, как вести бухгалтерию, то и с кадрами разберусь. Спорить, сами понимаете, бесполезно. Так что... с чего мне начинать? Посоветуйте!

Из этой статьи вы узнаете: 

  • как оформить полномочия по ведению кадрового делопроизводства
  • какие документы должны быть оформлены на каждого работника в организации
  • как следует оформлять отсутствующие документы
  • какие локальные нормативные акты должны быть в каждой организации

Прежде всего, не переживайте! Да, ситуация непростая и работы предстоит много, но с журналом «Всё для кадровика», мы уверены, все у вас получится Поручили работу с кадрами. С чего начать?.

Что касается вопроса, с чего начинать работу, то ответ однозначный - с определения и документального оформления ваших полномочий по ведению кадрового делопроизводства. Удивлены? А ведь это именно так.

Проверяем документы. На себя…

Отсутствие в компании специальной должности работника, который бы отвечал за ведение кадрового делопроизводства, не редкость. Однако это не означает, что такая деятельность не должна вестись. Если в организации есть хотя бы два работника, значит должно быть и кадровое делопроизводство. При небольшой численности персонала, как вы прекрасно понимаете, необходимости в отдельном специалисте, который бы этим занимался, нет. Поэтому в такой ситуации ведение кадрового делопроизводства вполне обоснованно поручается одному из работников компании.

Более подробные разъяснения смотрите в видео:

Для этого - т. к. вы уже не первый день работаете в данной организации -с вами должно быть оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору. Конечно, если вы согласны на эту работу. В дополнительном соглашении необходимо установить объем и характер выполняемой дополнительной работы, срок ее выполнения, а также то, что вы будете иметь доступ к персональным данным работников. Обратите внимание! Так как эта работа дополнительная, то она должна дополнительно оплачиваться. Это тоже следует прописать в соглашении. На его основании работодателю следует издать приказ о возложении на вас обязанностей по ведению кадрового делопроизводства.

Однако это еще не все. Одной из основных функций работников кадровой службы, а теперь, получается, и вашей, является работа с трудовыми книжками. Но для организации работы с трудовыми книжками недостаточно просто закрепить ведение этой работы за конкретным работником. Должен быть издан приказ (распоряжение) работодателя, которым бы вы назначались ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»).

...на работника...

Ваша компания существует не первый день. Это означает, что с людьми, которые у вас работают, сложились трудовые отношения. И эти отношения должны быть надлежащим образом оформлены. Поэтому следующим вашим шагом в наведении порядка будет проверка наличия документов, которые должны быть обязательно оформлены на каждого работника.

НЕЛЬЗЯ!

Без согласия работника поручать ему дополнительную работу, не предусмотренную трудовым договором

Документ 1. Трудовой договор. Он должен быть заключен в письменном виде с каждым работником компании. По закону (ст. 57 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ) трудовой договор включает необходимые сведения (о работнике и работодателе) и условия. Обязательными являются условия о месте работы, трудовой функции, дате начала работы и сроке договора (если он определен), а также условие об оплате труда и некоторые другие. Обратите внимание!

У вас есть выбор: максимально подробно прописать права и обязанности (трудовую функцию) работника в самом трудовом договоре или указать только основные обязанности и дать отсылку к должностной инструкции. В последнем случае не забудьте ее разработать, утвердить и ознакомить работника под роспись.

Помните, что трудовой договор -один из основных документов, который инспекторы ГИТ требуют при проверках. А т. к. в соответствии с ТК РФ он составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой должен обязательно храниться у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ), то будьте готовы объяснить инспектору причину отсутствия у вас данных документов.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

До тех пор, пока не назначен ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, всю ответственность по этим вопросам несет руководитель организации (работодатель)

Документ 2. Приказ о приеме на работу. Он издается на основании трудового договора и должен соответствовать его условиям. Приказ о приеме на работу имеет унифицированную форму (форма № Т-1 и № Т-1а) (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Ознакомить каждого работника с приказом о приеме на работу под роспись

Документ 3. Личная карточка работника. Этот документ также имеет унифицированную форму (форма № Т-2) и должен вестись на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Обратите внимание! Личная карточка - документ, который заполняет работник кадровой службы, т. е. в данном случае - вы. Сведения в нее вносятся на основании подлинных документов, предъявляемых работником. Поэтому, если личные карточки работников в вашей компании отсутствуют, чтобы надлежащим образом их оформить, придется попросить работников представить вам обязательные при приеме на работу документы. И не забудьте о необходимости получить личную подпись работника после внесения всех сведений в личную карточку.

Кроме того, вы должны иметь возможность подтвердить, что каждый сотрудник вашей компании прошел инструктаж по охране труда и ознакомлен с локальными нормативными актами (о них мы расскажем ниже). Помогут в этом специальные журналы.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Поручили работу с кадрами. С чего начать?

НАШ СОВЕТ

Не пытайтесь подделать кадровые документы, например, подписывая что-то «задним» числом. Отсутствующие документы лучше оформлять текущей датой

Например, Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

Если же все или хотя бы некоторые из перечисленных нами документов в организации есть, вам следует провести их оценку на предмет соответствия трудовому законодательству и требованиям кадрового делопроизводства. Какие могут быть ошибки и как их правильно исправить, читайте в наших рубриках «ЧТО НАПИСАНО ПЕРОМ... или как оформить идеальный документ» и «ОШИБСЯ? ПОМОЖЕМ ИСПРАВИТЬ».

Документ 4. Табель учета рабочего времени. Каждый работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником. Для этого используется Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12). Понятно, что заполнять табели учета рабочего времени за предыдущие периоды «задним» числом не правильно. Главное, как только на вас будет возложено кадровое делопроизводство, исправьте эту ошибку и начните вести этот документ.

...на компанию

Если внимательно изучить требования закона, то можно выделить пять обязательных документов, которые должны быть в каждой компании. Это так называемые локальные нормативные акты, т. е. акты, принимаемые работодателем и содержащие нормы трудового права.

Создание каждого локального нормативного акта проходит обязательные стадии: составление текста, оформление, согласование с заинтересованными должностными лицами, утверждение и введение в действие. Одной из наиболее серьезных ошибок многих кадровиков является то, что работников компании не знакомят с принятыми или измененными локальными нормативными актами.

Каждый работодатель самостоятельно организует работу по созданию системы локальных нормативных актов. Итак, что же это за документы?

Поручили работу с кадрами. С чего начать?

Документ 1. Штатное расписание. Вообще-то составление штатного расписания - обязанность экономиста по труду, который является работником отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37). Однако на практике у работодателя может не быть таких структурных подразделений и специалистов, поэтому чаще всего разработка штатного расписания поручается бухгалтерам, юристам и нам, кадровикам.

Штатное расписание необходимо, т. к. в соответствии с ним определяется обязательное для каждого трудового договора условие о трудовой функции работника (работе по должности) (ст. 57 ТК РФ).

Поручили работу с кадрами. С чего начать?

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

НЕЛЬЗЯ!

Устанавливать правила обработки персональных данных, противоречащие ТК РФ

Документ 2. Правила внутреннего трудового распорядка - также один из основных локальных нормативных актов компании. Их задача - в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами регламентировать трудовые отношения у конкретного работодателя.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Штатное расписание – это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации

Структура Правил внутреннего трудового распорядка определена законом (ст. 189 ТК РФ): регламентация порядка приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и др.

Унифицированная форма Правил внутреннего трудового распорядка нормативными актами не предусмотрена. Они оформляются на бланке организации, в котором обязательно указываются: наименование организации, место составления документа, наименование вида документа (ПРАВИЛА) и заголовок к тексту (внутреннего трудового распорядка).

Правила внутреннего трудового распорядка обычно хранятся в канцелярии и в кадровой службе. Копии документа целесообразно хранить в каждом структурном подразделении.

Поручили работу с кадрами. С чего начать?

Документ 3. Положение о порядке обработки персональных данных работников. По закону каждый работодатель должен принять документ, который бы устанавливал порядок обработки персональных данных работников, порядок их передачи в пределах компании, а также закреплял права и обязанности работника и работодателя в этой области (ст. 88 ТК РФ).

Как правило, таким документом является Положение о порядке обработки персональных данных работников. Кроме того, нормы о персональных данных могут содержаться в Правилах внутреннего трудового распорядка и других документах, разработанных работодателем. Так как Положение о порядке обработки персональных данных работников является локальным нормативным актом, то разрабатываться и утверждаться оно должно по правилам, предусмотренным для разработки и утверждения локальных нормативных актов.

Содержание Положения о порядке обработки персональных данных работников может определяться в каждой организации самостоятельно. Однако необходимо учитывать, что правила, установленные трудовым законодательством, должны составлять основную его часть. Вы же вправе конкретизировать определенные этапы работы с персональными данными.

Положение о порядке обработки персональных данных работников унифицированной формы не имеет. Оно оформляется на бланке организации, в котором обязательно указываются: наименование организации, место составления документа, наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ) и заголовок к тексту (о порядке обработки персональных данных работников).

Документ 4. График отпусков. Этот документ крайне необходим в каждой компании. На его основании определяется очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на каждый календарный год, не позднее чем за две недели до его наступления. Порядок тот же, что и для принятия локальных нормативных актов.

Поручили работу с кадрами. С чего начать?

Ответственность за составление графика отпусков несет кадровая служба, т. к. его подписывает руководитель этой службы. При составлении графика отпусков учитываются положения трудового законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. В нашей ситуации, когда кадровая служба в организации не создана, составленный график отпусков должен подписывать работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, т. е. вы.

График отпусков имеет унифицированную форму (форма № Т-7) (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Он составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф, при этом первоначально 1 заполняются только графы 1-6. Информация в остальные графы вносится в течение календарного года лицом, ответственным за ведение графика отпусков.

График отпусков, как правило, хранится в кадровой службе. Выписки из графика отпусков передаются в соответствующие структурные подразделения.

Документ 5. Положение об оплате труда.

В законе прямо предусмотрено, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда (ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ). Следовательно, где-то эта система должна быть определена. Таким документом и является Положение об оплате труда.

Резюме

Если вам поручили работ у по ведению кадрового делопроизводства, прежде всего документально это зафиксируйте. Затем проведите аудит состояния дел: проверьте, все ли обязательные кадровые документы разработаны и есть в наличии. Если да – приступайте к проверке их соответствия требованиям закона. Если необходимых документов нет – займитесь их разработкой.

С учетом специфики деятельности работодателя и отдельных используемых им процедур, может возникнуть необходимость в их регламентации локальными нормативными актами. Ну и, конечно, приступая к работе с кадровыми документами, помните, что все кадровые документы должны по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормативам, рекомендациям, установленным законодательством.

Вот, пожалуй, все основные ключевые моменты начала работы с кадровыми документами. Понятно, что это огромная, кропотливая работа, требующая глубоких знаний. Обо всех ее тонкостях мы обязательно будем говорить на страницах журнала «Всё для кадровика».

Требования к заполнению графика отпусков

Поручили работу с кадрами. С чего начать?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль