Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

44734
Компании, как и люди, рождаются и умирают, меняют имена и переезжают с места на место. И так же, как и у людей, подобные изменения в жизни организации нуждаются в документальном оформлении. О том, какие последствия для кадрового делопроизводства влечет изменение наименования организации-работодателя (в т. ч. организационно-правовой формы), мы говорили в прошлых номерах «Справочника кадровика». Сегодня речь пойдет еще об одном нововведении, которое отражается в учредительных и регистрационных документах и не проходит бесследно для кадровой документации: переезде организации. Попробуем разобраться, каким образом изменяется место нахождения организации и что при этом может поменяться в документах работников, а также в условиях их труда.

Из этой статьи вы узнаете: 

  • что может повлечь за собой изменение места нахождения юридического лица
  • нужно ли менять ИНН при смене места нахождения организации
  • как оформить приказ об изменении места нахождения организации
  • нужно ли указывать в трудовом договоре место работы

Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). При этом госрегистрация осуществляется по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации. В случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - по месту нахождения иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Зачастую деятельность организации не связана с необходимостью находиться в определенном месте. Поэтому учредители предпочитают регистрировать организацию по одному адресу (так называемый юридический адрес), а офисы, производственные площади, т. е. помещения, в которых непосредственно трудятся работники, при этом располагаются по другому адресу (фактический адрес).

Место нахождения юридического лица обязательно указывается в его учредительных документах. Эти сведения вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) при создании юридического лица. Они являются открытыми и общедоступными.

ЕСЛИ АДРЕС ИЗМЕНИЛСЯ

Причины изменения адреса могут быть самыми разными. Например: истек срок договора аренды помещения, где находится офис, приобретены новые здания, сооружения под офисы и производственные площадки.

Изменение места нахождения юридического лица осуществляется на основании решения учредителей (участников) юридического лица или его уполномоченного органа управления. Поскольку сведения о месте нахождения юридического лица должны содержаться в его учредительных документах, то при изменении адреса организации в первую очередь вносятся соответствующие поправки в учредительные документы.

Когда все документы оформлены, изменения необходимо зарегистрировать. Причем государственную регистрацию нужно производить и в тех случаях, когда новый адрес организации будет находиться на территории, подведомственной другому налоговому органу, и тогда, когда изменение адреса к изменению налогового органа не приведет.

Обратите внимание!
Государственная регистрация изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, осуществляется территориальными органами ФНС России

Изменение места нахождения юридического лица может повлечь за собой изменение налогового органа, а значит, снятие организации с учета и постановку на учет в другом налоговом органе. Снятие с учета осуществляется налоговым органом, где организация состояла на учете, на основании выписки из ЕГРЮЛ, содержащей сведения об изменении места нахождения организации. Постановка организации на учет в налоговом органе по новому месту нахождения осуществляется на основании документов, полученных от налогового органа по прежнему месту нахождения налогоплательщика.

Датой постановки организации на учет является дата внесения в ЕГРЮЛ записи об изменении места нахождения юридического лица. Эта дата указывается в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе. Налоговый орган, осуществивший постановку организации на учет, выдает ей (либо направляет по почте) такое свидетельство не позднее рабочего дня, следующего за днем постановки организации на учет.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Кстати сказать

Перечень документов, которые нужно представить в налоговую инспекцию по месту регистрации, приведен в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее - Закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Итак, в налоговый орган нужно подать:
•заявление по форме № Р13001, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439;
•решение о внесении изменений в учредительные документы;
• учредительные документы в новой редакции;
•документы об уплате государственной пошлины.

Обратите внимание: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места нахождения организации не изменяется.

Работодатель изменил место нахождения. Обязан ли он уведомлять об этом государственные внебюджетные фонды?

Федеральные законы от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (ст. 11 и 14), от 28.06.1991 № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации» (ст. 9.1) и от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (ст. 6) не предусматривают обязанности работодателя уведомлять эти организации о смене своего места нахождения.

В течение пяти дней с момента внесения изменений в ЕГРЮЛ налоговые органы представляют сведения о юридическом лице в территориальные органы ПФР, региональные отделения ФСС России, территориальные фонды обязательного медицинского страхования и территориальные органы Росстата (п. 3.1 ст. 11 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, п. 19 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и представления содержащихся в нем сведений, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438).

В свою очередь, фонды на основании сведений, полученных из налоговой службы, самостоятельно снимают организацию с учета и ставят на учет по новому месту нахождения (п. 17 Правил регистрации страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании, утв. постановлением Правительства РФ от 15.09.2005 № 570, п. 17 Порядка организации работы исполнительных органов Фонда социального страхования Российской Федерации по регистрации юридических лиц в качестве страхователей на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц, утв. постановлением ФСС России от 23.03.2004 № 27).

ПОСЛЕДСТВИЯ ДЛЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Если изменился адрес организации, работодателю в первую очередь необходимо издать приказ. В нем следует указать:
• дату изменения места нахождения организации;
• мероприятия, которые необходимо провести в связи с изменением места нахождения организации (например, заказать новые бланки письма и печати, где указывается адрес);
• лиц, ответственных за соответствующие мероприятия.

Такой приказ оформляется на бланке приказа по основной деятельности. Ответственные работники должны быть ознакомлены с приказом под роспись

Пример оформления приказа об изменении места нахождения организации

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Увеличить изображение

Что касается трудовых отношений: для работников последствия наступают только в том случае, когда у организации меняется так называемый фактический адрес, т. е. если с переездом изменятся условия труда работников.

В связи с окончанием договора аренды офисных площадей и повышением стоимости аренды арендодателем руководство компании «Н» приняло решение о смене фактического места нахождения. В Москве арендная плата для компании оказалась слишком высока, поэтому был подобран подходящий офис в г. Мытищи Московской области. Нужно ли заранее предупреждать работников об изменении места нахождения организации?

Это главный вопрос, который стоит перед кадровиками в данной ситуации. Он связан с тем, что в одностороннем порядке и без соблюдения определенной процедуры работодатель не имеет права изменять условия, определенные сторонами в трудовом договоре. Ответ зависит от того, является место нахождения организации условием трудового договора или нет. А значит, в первую очередь необходимо выяснить именно это.

КОГДА МЕСТО НАХОЖДЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ - УСЛОВИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Часть 2 ст. 57 ТК РФ определяет, что обязательным для включения в трудовой договор является условие о месте работы. При этом не уточняется, что следует понимать под местом работы и нужно ли при закреплении в трудовом договоре этого условия указывать конкретный адрес, по которому будет работать работник. В указанной норме сделана оговорка, что место работы с указанием места нахождения должно закрепляться только в том случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности.

Обратите внимание!
Другая местность - местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта

На том, что понимается под другой местностью, остановимся подробнее, поскольку к этому еще вернемся. Итак, понятие «другая местность» в трудовом законодательстве не раскрыто, однако выработано судебной практикой. В пункте 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» сказано, что под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Таким образом, закон требует указания в трудовом договоре именно места работы, а не места нахождения организации. И только для работников, которые принимаются в филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения организации, расположенные в другой местности, место работы должно быть конкретизировано путем указания на обособленное структурное подразделение и его место нахождения.

Это значит, что условие о месте работы может быть сформулировано по-разному, в зависимости от практики, принятой у отдельного работодателя, и соглашения сторон.

Наша организация зарегистрирована в Москве по месту нахождения главного офиса и имеет несколько структурных подразделений, расположенных в разных районах города. Многие работники, принимаемые на работу в главный офис, настаивают, чтобы в их трудовых договорах указывался адрес места нахождения организации, т. е. адрес главного офиса, где они будут работать. Обычно мы приводим в трудовых договорах место работы без указания структурного подразделения и тем более не указываем адрес места нахождения организации. Но если работники просят указать данное условие в трудовом договоре именно таким образом, мы можем это сделать?

В больших населенных пунктах для работника может быть важным месторасположение того объекта, где ему предстоит исполнять трудовую функцию, учитывая затраты времени и финансов на дорогу. Условие о месте работы в этом случае может быть сформулировано таким образом, чтобы было определено не только название организации, местность, но и конкретный адрес, по которому будет осуществляться работа.

Определяя условие о месте работы, можно указать и наименование структурного подразделения. Такая детализация необязательна, так как уточнение места работы в части указания структурного подразделения ч. 4 ст. 57 ТК РФ отнесено к дополнительным условиям трудового договора, но стороны могут договориться о такой формулировке.

Если вы конкретизируете в трудовом договоре адрес, а также указываете структурное подразделение, где трудится работник, условие о месте работы может быть изменено только по соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Работодатель может изменить определенные сторонами условия трудового договора по своей инициативе только в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия не могут быть сохранены. Очевидно, что изменение места нахождения организации относится к таким организационным причинам. Это означает: если место нахождения организации было указано в трудовых договорах работников как условие, о котором договорились стороны, и потом оно изменяется по инициативе работодателя, то должна быть соблюдена процедура, предусмотренная ч. 2 ст. 74 ТК РФ. О предстоящем изменении места нахождения организации, а также о причинах, вызвавших его необходимость, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. Это можно сделать с помощью письменного уведомления.

Пример оформления уведомления об изменении условия трудового договора

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Увеличить изображение

Работники, которым сообщили, что будет изменено условие о месте нахождения организации, могут согласиться на такие изменения. И в этом случае должны быть оформлены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых указывается новое место нахождения организации.

Пример оформления дополнительного соглашения об изменении условия трудового договора

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Увеличить изображение

Если работники продолжать работу в новых условиях не согласны, то трудовой договор с ними прекращается по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Обратите внимание: это не касается случая переезда организации в другую местность, когда действуют особые правила, на которых мы остановимся ниже.

Другой случай: место нахождения организации указано в трудовом договоре в качестве сведения о работодателе, как чаще всего и бывает. Тогда необходимо зафиксировать изменение этих сведений, например, путем заключения дополнительных соглашений с работниками, указав в них новое место нахождения организации.

Пример оформления дополнительного соглашения об изменении сведений в трудовом договоре

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Увеличить изображение

ЕСЛИ КОМПАНИЯ ПЕРЕЕХАЛА В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ

Специальные правила предусмотрены для тех случаев, когда организация-работодатель переезжает в другую местность. Дело в том, что ч. 1 ст. 721 ТК РФ называет перевод в другую местность вместе с работодателем разновидностью перевода на другую работу. По закону перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Поэтому необходимо: во-первых, уведомить работника о предстоящем переводе в другую местность вместе с работодателем, а во-вторых, получить согласие работника на такой перевод.

Пример оформления уведомления о необходимости перевода в другую местность вместе с работодателем

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Увеличить изображение

Обратите внимание!
Какие документы необходимо оформить, зависит от того, указано ли место нахождения организации в трудовом договоре и куда планируется переезд

Если работник согласен продолжать работу в другой местности, стороны заключают дополнительное соглашение, где указываются все условия труда на новом месте. Далее работодатель издает приказ о переводе работников.

Пример оформления дополнительного соглашения о переводе в другую местность вместе с работодателем

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Увеличить изображение

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы № Т-5 и № Т-5а. Данные формы применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с работодателем. Так как переезд в другую местность вместе с организацией касается всех работников, в этом случае удобно использовать форму № Т-5а.

Пример оформления приказа (распоряжения) о переводе работников в другую местность вместе с работодателем

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Увеличить изображение

Следует учитывать также нормы ст. 169 ТК РФ: при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему ряд расходов. К ним относятся:
• расходы по переезду самого работника, членов его семьи и провозу имущества;
• расходы по обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

В том случае, если работник не согласен на продолжение работы в связи с переездом работодателя в другую местность, трудовой договор прекращается по основанию, предусмотренному п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Итак, изменение места нахождения организации может привести к необходимости оформления различных документов - в зависимости от того, переезжает ли организация в другую местность и является ли место нахождения организации условием трудового договора.

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Создание кадрового документа Организация изменяет место нахождения в той же местности Организация переезжает в другую местность
Место нахождения организации является условием трудового договора Место нахождения организации не является условием трудового договора Место нахождения организации является условием трудового договора Место нахождения организации не является условием трудового договора
Издание приказа по основной деятельности об изменении нахождения деятельности организации + + + +
Изменение бланков письма организации + + + +
Изменение печатей организации + + + +
Уведомление работников об изменении места нахождения органзации +
За два месяца до переезда
- +
За два месяца до переезда
-
Уведомление работников о необходимости перевода в другую местность вместе с работодателем - - + +
Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условия трудового договора +
Если работник согласен на изменение условия
- +
Если работник согласен на изменение условия
-
Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении сведений о месте нахождения организации - + - +
Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе в другую местность вместе с работодателем - - +
Если работник согласен на продолжение работы в другой местности
+
Если работник согласен на продолжение работы в другой местности
Приказ о переводе в другую местность вместе с работодателем - - +
Если работник согласен на продолжение работы в другой местности
+
Если работник согласен на продолжение работы в другой местности
Приказ об увольнении по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ +
Если работник не согласен на изменение условия
- - -
Приказ об увольнении по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - - +
Если работник не согласен на продолжение работы в другой местности
+
Если работник не согласен на продолжение работы в другой местности

Увеличить изображение

Во всех перечисленных случаях изменения сведений или условий трудового договора перевод в другую местность вместе с работодателем или увольнение работника по соответствующему основанию должны быть оформлены надлежащим образом. Но это темы для отдельных статей, мы же показали основные документы, с созданием которых могут столкнуться работники кадровой службы в тех случаях, когда изменяется место нахождения организации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль