Документ: уведомление

23997
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ - уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком. Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления.

Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.

КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ?

Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?

Словарь кадровика

Уведомить – то же, что известить. Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь.

Словарь русского языка С. И. Ожегова

Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь.

Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова

Уведомление - письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо.

Большой бухгалтерский словарь

Уведомление - официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу.

Бизнес-словарь

Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.

Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице ниже.

Случаи, предусмотренные ТК РФ, в которых работодатель создаёт документ "уведомление"

Формулировка, использованная в ТК РФ Ситуация Кого уведомляет работодатель Содержание уведомления Срок уведомления Статья ТК РФ
Письменное уведомление Изменение определённых сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, если прежние условия не могут быть сохранены. Работников, у которых меняются условия трудового договора Уведомление о предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений Не позднее, чем за 2 месяца до изменения определённых сторонами условий трудового договора, если иное не предусмотрено ТК РФ Часть 2 ст. 74
В день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от её получения Уволенного работника Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте В день увольнения или на следующий рабочий день, так как со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки Часть 6 ст. 841
В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник, известив работодателя в письменной форме, приостановил работу на весь период до выплаты задержанной суммы и отсутствует на рабочем месте Работника, отсутствующего на рабочем месте в период приостановления работы Уведомление о готовности произвести выплату задержанной заработной платы в день выхода на работу В день, когда работодатель, допустивший задержку выплаты заработной платы, готов произвести выплату задержанных сумм Часть 4 ст. 142
Уведомление Персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны Работника Уведомление о том, что персональные данные возможно получить только у третьей стороны До получения персональных данных у третьей стороны Пункт 3 ст. 86
Письменное сообщение Принято решение о сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и о возможном расторжении трудовых договоров с работниками в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ Выборный орган первичной профсоюзной организации Письменное сообщение о принятом решении о сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и о возможном расторжении трудовых договоров с работниками по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ Не позднее, чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников - не позднее, чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий Часть 1 ст. 82
Сообщение Персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны Работника Сообщение о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение До получения персональных данных у третьей стороны Пункт 3 ст. 86
Письменное извещение Предоставление отпуска в соответствии с графиком отпусков Работника О времени начала отпуска Не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска Часть 3 ст. 123
Извещение Введение новых норм труда Работника О введении новых норм труда Не позднее, чем за 2 месяца до введения новых норм труда Часть 2 ст. 162
Письменное предупреждение Досрочная отмена поручения о выплате дополнительной заработной платы Работника Предупреждение об отмене поручения о выплате дополнительной заработной платы Не позднее, чем за 3 рабочих дня до отмены выполнения дополнительной работы Часть 4 ст. 602
Неудолетворительный результат испытания Работника Предупреждение о расторжении трудового договора с указанием причин, послуживших основанием для признания работника не выдержавшим испытание Не позднее, чем за 3 дня до расторжения трудового договора Часть 1 ст. 71
Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия Работника Предупреждение о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия Не менее чем за 3 календарных дня до увольнения, за исключенем случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключённого на время исполнения отсутствующего работника Часть 1 ст. 79
Ликвидация организации, сокращение численности или штата работников организации Работника Предупреждение о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата Не менее чем за 2 месяца до увольнения Часть 2 ст. 120
Прекращение трудового договора, заключённого на неопределённый срок с лицом, работающим по совместительству, в случае приёма на работу работника, для которого эта работа будет являться основной Работника, работающего по совместительству по трудовому договору, заключённому на неопределённый срок Предупреждение о прекращении трудового договора в случае приёма на работу работника, для которого эта работа будет являться основной Не менее чем за 2 недели до прекращения трудового договора Статья 288
Письменное предупреждение Ликвидация организации, сокращение численности или штата работников организации Работника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев Предупреждение о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников Не менее чем за 3 календарных дня до увольнения Часть 2 ст. 292
Ликвидация организации, сокращение численности или штата работников организации Работника, занятого на сезонных работах Предупреждение о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников Не менее чем за 7 календарных дней до увольнения Часть 2 ст. 296
Необходимость изменения определённых сторонами условий трудового договора работодателем - физическим лицом Работника, работающего у работодателя - физического лица Предупреждение об изменении определённых сторонами условий трудового договора Не менее чем за 14 календарных дней до изменения условий Статья 306
Необходимость изменения определённых сторонами условий трудового договора работодателем - религиозной организацией Работника, работающего в религиозной организации Предупреждение об изменении определённых сторонами условий трудового договора Не менее чем за 7 календарных дней до изменения условий Часть 4 ст. 344
Предупреждение Необходимость передачи персональных данных работника третьим лицам Лиц, получающих персональные данные Предупреждение о том, что персональные данные работника могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены В момент передачи персональных данных работника третьим лицам Часть 1 ст. 88
Работодатель в письменной форме предупреждён о начале предстоящей забастовки Государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров Предупреждение о предстоящей забастовке После получения работодателем предупреждения о предстоящей забастовке Часть 10 ст. 410
Требование Применение дисциплинарного взыскания Работника, совершившего дисциплинарный проступок Требование о необходимости дать письменное объяснение о совершённом дисциплинарном поступке До применения дисциплинарного взыскания Часть 1 ст. 193
Возмещение ущерба Работника, причинившего ущерб работодателю Требование о необходимости представить письменное объяснение в целях установления причины возникновения ущерба До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работнками Часть 2 ст. 247

Курсивом в таблице выделены те случаи, в которых ТК РФ предусматривает уведомление работника под роспись

Скачать верхний фрагмент

Скачать средний фрагмент

Скачать нижний фрагмент

Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись». Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно. В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.

Случай второй. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами. Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице ниже.

Отдельные случаи, предусмотренные федеральными законами, в которых работодатель создаёт документ "уведомление"

Ситуация Кого уведомляет работодатель Содержание уведомления Срок уведомления Нормативный правовой акт
Принятие решения о ликвидации организации либо о прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров Органы службы занятости О принятом решении о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров с указанием должности, профессии, специальности и квалификационным требованиям к ним, условий оплаты труда каждого конкретного работника Работодатель-организация - не позднее, чем за 2 месяца, а работодатель-индивидуальный предприниматель - не позднее, чем за 2 недели до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников - не позднее, чем за 3 месяца до начала соответствующим мероприятий Пункт 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"
Заключение срочного трудового договора с гражданином, прибывшим из военного комиссариата для прохождения альтернативной гражданской службы Военный комиссариат, который направил гражданина на альтернативную гражданскую службу, а также федеральный орган исполнительной власти или орган исполнительной власти субъекта РФ, которому подведомственна организация О заключении срочного трудового договора с гражданином, направленным для прохождения альтернативной гражданской службы В трёхдневный срок Пункт 2 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 113-ФЗ "Об альтернативной гражданской службе"
Заключение срочного трудового договора с гражданином, направленным к работодателю для прохождения альтернативной гражданской службы Федеральный орган исполнительной власти или орган исполнительной власти субъекта РФ, которому подведомственна организация, а также военный комиссариат, направивший гражданина на альтернативную гражданскую службу О прекращении срочного трудового договора с гражданином, проходившим альтернативную гражданскую службу В течение 3 рабочих дней Пункт 5 ст. 23 Федерального закона от 25.07.2002 № 113-ФЗ, п. 69 Положения о порядке прохождения альтернативной гражданской службы, утв. постановлением Правительства РФ от 28.05.2004 № 256
Работодатель или заказчик работ (услуг), пригласивший иностранного гражданина в РФ в целях осуществления трудовой деятельности либо заключивший с иностранным работником в РФ новый трудовой договор или гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) Налоговый орган по месту своего учёта О привлечении и об использовании иностранных работников либо приостановлении действия или аннулировании разрешения на привлечение и использование иностранных работников, либо приостановлении действия или аннулировании разрешения на работу иностранному гражданину, зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя, либо аннулировании разрешения на работу иностранному работнику В течение 10 дней Подпункт 4 п. 8 ст. 18 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"

Скачать таблицу

Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.

В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.

Обратите внимание!
В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме

1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;

2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).

Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах ниже.

Случаи, в которых требуется получить согласие работника на совершение определённых действий (или зафиксировать отказ работника от их совершения)

Случаи, в которых работнику требуется информация для принятия решения о согласии на совершение определённых действий или об отказе от их совершения Содержание документа, которым работнику предоставляется необходимая информация для принятия решения Статья
ТК РФ
Переезд работодателя в другую местность О переезде работодателя в другую местность и о необходимости перевода вместе с работодателем Часть 1
ст. 721
Соглашение между двумя работодателями о переводе работника О возможности перевода на другую постоянную работу к другому работодателю Часть 2
ст. 721
Простой, необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если они вызваны чрезвычайными обстоятельствами, указанными в ч. 2 ст. 722 ТК РФ О необходимости перевода на другую работу, требующую более низкой квалификации, в исключительных случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 722 ТК РФ Часть 3
ст. 722
Работник нуждается во временном переводе на другую работу на срок до 4 месяцев О возможности перевода на другую работу или об отсутствии подходящей работы Часть 2
ст. 73
Работник нуждается во временном переводе на другую работу на срок более 4 месяцев или в постоянном переводе в соответствии с медицинским заключением О возможности перевода на другую работу или об отсутствии подходящей работы Часть 3
ст. 73
Отказ от перевода на другую работу руоводителя организации (обособленного структурного подразделения), заместителя руководителя или главного бухгалтера, нуждающихся в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы О возможности отстранения от работы на срок, определяемый соглашением сторон (вместо прекращения трудового договора) Часть 4
ст. 73
Введение работодателем неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели О введении неполного рабочего времени и последствиях Часть 6 ст. 74
Смена собственника имущества организации О смене собственника имущества организации и последствиях для работника Часть 3 ст. 75
Изменение подведомственности (подчинённости) организации или её реорганизации Об изменении подведомственности (подчинённости) организации или её реорганизации и последствиях для работника Часть 6 ст. 75
Увольнение по основанию, предусмотренному п. 2 или п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ О возможности перевода на другую постоянную работу Часть 3
ст. 81
Прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пп. 2, 8, 9 или п. 10 ч. 1 ст. 83 ТК РФ О возможности перевода на другую постоянную работу Часть 2
ст. 81
Необходимость сообщить персональные данные работника третьей стороне О необходимости сообщить персональные данные работника третьей стороне Часть 1
ст. 88
Переработка работников непрерывно действующих организаций и занятых на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день О возможности компенсации переработки оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы (вместо предоставления дополнительного дня отдыха) Часть 2 ст. 95
Привлечение к работе в ночное время женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет, инвалидов, работников, имеющих детей-инвалидов, а также работников, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением, матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекунов детей указанного возраста О необходимости привлечение к работе в ночное время (с информирование этих работников об их праве отказаться от работы в ночное время) Часть 5
ст. 96
Привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ч. 2 или 3 ст. 99 ТК РФ О необходимости привлечения к сверхурочной работе (с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) Часть 4
ст. 99
Привлечение к сверхурочной работе инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, если это не запрещено им по состоянию здороья в соответствии с медицинским заключением О необходимости привлечения к работе в ночное время (с информирование этих работников об их праве отказаться от сверхурочной работы) Часть 5
ст. 99
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или её отдельных структурных подразделений О необходимости привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни Часть 2
ст. 113
Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в случаях, не предусмотренных ч. 2 или 3 ст. 113 ТК РФ О необходимости привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) Часть 5
ст. 113
Исключительные случаи, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации О необходимости перенесения отпуска на следующий рабочий год Часть 3
ст. 124
Отзыв работника из отпуска О необходимости отзыва из отпуска Часть 2
ст. 125
Расторжение трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении, с выплатой дополнительной компенсации в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении О возможности расторжения трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении с выплатой дополнительной компенсации Часть 3
ст. 180
Приостановление работ в связи с приостановлением деятельности или временным запретом деятельности вследствие нарушения государственных нормативных требований охраны труда не по вине работника О возможности перевода на другую работу с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе Часть 3
ст. 220
Возмещение ущерба, причинённого работнику работодателем О возможности возмещения ущерба в натуре Часть 2
ст. 235
Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет, если это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением О необходимости направления в служебную командировку (с информированием этих работников об их праве отказаться от направления в служебную командировку) Часть 2
ст. 259
Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев О необходимости привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни Часть 1
ст. 290
Достижение лицами, занимающими должности ректора, проректоров, руководителей филиалов (институтов) в государственных и муниципальных высших учебных заведениях возраста 65 лет О возможности перевода на иные должности, соответствующие их квалификации Часть 12
ст. 332
Работодатель не имеет возможности обеспечить участие спортсмена в спортивных соревнованиях О возможности временного перевода спортсмена к другому работодателю на срок, не превышающий 1 года Часть 1
ст. 3484
Вызов (заявка) общероссийских спортивных федераций о направлении спортсменов, тренеров в спортивные сборные команды РФ для участия в учебно-тренировочных и других мероприятиях по подготовке к спортивным соревнованиям и в международных официальных спортивных мероприятиях в составе указанных команд О необходимости направления в спортивные сборные команды Часть 1
ст. 3486

Курсивом в таблице выделены случаи, в которых ТК РФ требует, чтобы согласие работника на совершение определённых действий было выражено в письменной форме

Скачать верхний фрагмент

Скачать нижний фрагмент

Содержание уведомлений, адресованных работникам

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Документ: уведомление

Документ: уведомление

Увеличить верхний фрагмент

Увеличить нижний фрагмент

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЙ

Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.

Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации

Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика» , поэтому не будем на них останавливаться.

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы. Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Пример оформления уведомления органов службы занятости о массовом увольнении работников

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом. Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.

Пример оформления уведомления органов службы занятости о массовом увольнении работников (вариант 2)

Документ: уведомление

Документ: уведомление

Увеличить верхний фрагмент

Увеличить нижний фрагмент

Уведомления, направляемые работникам организации

Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.

Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.

В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.

Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.

Регистрационный номер - это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Адресат. Уведомление - внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице ниже.

Содержание уведомлений, адресованных работникам

Уведомление Содержание уведомления
Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора В уведомлении должны быть указаны определённые сторонами условия трудового договора, которые не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда; причины, вызвавшие необходимость таких изменений; дата, с которой определённые сторонами условия трудового договора будут изменены.
Также в уведомлении могут быть перечислены последствия отказа работника от продолжения работы в изменившихся условиях
Уведомление об отсутствии работы, перевод на которую необходим работнику в соответствии с медицинским заключеннием В уведомлении указывается, что у работодателя отсутствует работа (как вакнтная должность или работа, соответствующая квалификации работника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа), пеервод на которую можно предложить работнику с учётом его состояния здоровья в сооответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ
Уведомление о переводе на другую работу в другую местность вместе с работодателем В уведомлении должны указываться дата переезда работодателя в другую местность и адрес, по которому будет осуществляться работа.
Также в уведомлении могут быть перечислены последствия отказа работника от продолжения работы в связи с переездом работодателя в другую местность
Уведомление о необходимости представить письменное объяснение по факту нарушения трудовой дисциплины В уведомлении должны быть перечислены события, в связи с которыми работнику требуется представить объяснения, а также срок, в течение которого работник должен эти объяснения представить (два рабочих дня)
Уведомление о праве отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день В уведомлении указываются дата привлечения работника к работе в выходной или в нерабочий праздничный день и те обстоятельства, в связи с которыми работник может отказаться от привлечения к такой работе
Уведомление о времени начала отпуска В уведомлении указывается дата начала отпуска в соответствии с утверждённым графиком отпусков
Уведомление работника о предстоящем увольнении В уведомлении должны быть указаны причины, основание и дата предстоящего увольнения работника.
Также в уведомлении могут быть перечислены гарантии, предоставляемые работнику в связи с увольнением

Скачать таблицу

Пример оформления уведомления об отсутствии работы, перевод на которую необходим работнику в соответствиис медицинским заключением

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Пример оформления уведомления о необходимости представить письменное объяснение по факту нарушения трудовой дисциплины

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Пример оформления уведомления о праве отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Пример оформления уведомления о предстоящем увольнении

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем.
Для регистрации уведомлений обычно используют:

1. Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).

Документ: уведомление

Увеличить изображение

2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.

Документ: уведомление

Увеличить изображение

После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника или его отказа значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.

Пример оформления уведомления об изменении условий трудового договора

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Пример оформления уведомления о переводе на работу в другую местность вместе с работодателем

Документ: уведомление

Увеличить изображение

Исполненные документы, в т. ч. уведомления, оформляются для последующего хранения. Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело. Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Пример оформления копии уведомления

Документ: уведомление

Увеличить изображение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль