Предоставление отпуска строго по графику

17019
В то время, когда большинство сотрудников отправляется отдыхать, у кадровиков работы только прибавляется. Ведь какой документ чаще всего вспоминают в компании летом? Правильно, график отпусков. И отпуск каждого работника должен быть надлежащим образом оформлен. Посмотрим, какие документы нужно подготовить, если все идет по плану, т. е. в соответствии с утвержденным графиком.

Отпуск (кроме отпуска за первый год работы) может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью использования ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Порядок его утверждения установлен ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Этап 1. Извещение работника
о времени начала отпуска

Часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Трудовым законодательством не установлено, каким документом работник должен быть извещен о времени начала отпуска, указано только, что такое извещение должно производиться «под роспись».

Известить работника о дате начала отпуска можно специальным уведомлением. Общепринятой унифицированной формы уведомления работника нет. Как правило, оно составляется в свободной текстовой форме на бланке, разработанном работодателем.

Шаг 1. Составляем текст
уведомления

В уведомлении должна быть указана дата начала отпуска, запланированного в графике. Также можно предоставить работнику информацию о продолжительности его отпуска и дате выхода на работу.

Шаг 2. Подписываем
уведомление

Текст уведомления должен быть подписан руководителем или другим должностным лицом, уполномоченным принимать решения о предоставлении работникам времени отдыха.

Шаг 3. Регистрируем
уведомление

Подписанное уведомление регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации уведомлений.

Предоставление отпуска строго по графику

При регистрации на уведомлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационной номер».

Предоставление отпуска строго по графику

Шаг 4. Знакомим работника
с уведомлением под роспись

С уведомлением об отпуске работник должен быть ознакомлен под роспись. Виза ознакомления содержит наименование должности работника, личную подпись, ее расшифровку и дату ознакомления с содержанием документа.

Можно подготовить уведомление в двух экземплярах. В этом случае один из них вручается работнику, а на экземпляре, хранящемся у работодателя, работник делает отметку о получении своего экземпляра, ставит личную подпись и дату получения.

Шаг 5. Направляем экземпляр
уведомления в дело

Экземпляр уведомления подшивается для хранения в отдельное дело. О направлении уведомления в дело проставляется отметка в левом нижнем углу документа.

Предоставление отпуска строго по графику

Этап 2. Издание приказа
о предоставлении отпуска работнику

Форма приказа разрабатывается работодателем и утверждается на каждый год в составе учетный политики.

Шаг 1. Составляем проект приказа

В заголовочной приказа указываются: наименование организации - полное и сокращенное (если имеется) и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа включает следующие сведения:
• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
• наименование структурного подразделения и должность работника;
• период работы, за который предоставляется отпуск;
• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;
• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;
• суммарная продолжительность, даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Обратите внимание: если работнику предоставляются основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, то в приказе должны быть заполнены строки А, Б и В. Если же работнику предоставляется только основной оплачиваемый отпуск, то заполняются строки А и В.

Предоставление отпуска строго по графику

Шаг 2.  Подписываем
приказ

Приказ о предоставлении отпуска подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3. Регистрируем
приказ

Приказ о предоставлении отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Обратите внимание: срок хранения приказа о предоставлении отпуска составляет 5 лет.

Предоставление отпуска строго по графику

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Предоставление отпуска строго по графику

Шаг 4. Знакомим работника
с приказом под роспись

С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.

Шаг 5.  Направляем
приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.

О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Предоставление отпуска строго по графику

Этап 3. Оформление записки-расчета
о предоставлении отпуска
работнику

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска применяется записка - расчет. Лицевую сторону формы заполняет работник кадровой службы.

Шаг 1. Заполняем лицевую
сторону записки-расчета

В заголовочной части указываются наименование организации и код по ОКПО.

Содержательная часть записки-расчета включает следующие сведения:
• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
• наименование структурного подразделения и должность работника;
• период работы, за который предоставляется отпуск;
• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;
• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, а также основание его предоставления;
• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;
• суммарная продолжительность и даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Предоставление отпуска строго по графику

Шаг 2.  Подписываем
записку-расчет

Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана работником кадровой службы.

Шаг 3. Регистрируем
записку-расчет

Записка-расчет регистрируется в специальной учетной форме.

Шаг 4. Передаем записку-расчет
в бухгалтерию

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат. Работники бухгалтерии заполняют оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Этап 4. Оформление табеля
учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для учета фактически отработанного работником времени применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

В табеле выходные дни (еженедельный отпуск) отмечаются буквенным кодом «В», ежегодный основной оплачиваемый отпуск - «ОТ», ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - «ОД». При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в верхней строке табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Предоставление отпуска строго по графику

Этап 5. Оформление
личной карточки работника

Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника.

В этом разделе содержатся сведения:
• вид предоставленного работнику отпуска;
• период работы, за который был предоставлен отпуск;
• продолжительность предоставленного отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания отпуска;
•основание (приказ о предоставлении отпуска).

Предоставление отпуска строго по графику

Этап 6. Заполнение
графика отпусков

При составлении графика на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6 (если работодатель продолжает использовать унифицированную форму № Т-7). Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.

Так, после предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты использования отпуска.

Предоставление отпуска строго по графикуПредоставление отпуска строго по графику



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль