Должностные инструкции: pro и contra

12811
 Гудков А.
Тема должностных инструкций по-разному трактуется людьми, которые касаются этого вопроса по долгу службы. Одни считают, что составлять их – пустая трата времени, перевод бумаги, дескать «все равно ими никто не пользуется». Другие – что это реальный инструмент оптимизации производственного и правленческого труда. Вопрос лишь в том, как его эффективно применять.

Мнения разнятся в связи с тем, что должностные инструкции (ДИ) «перекочевали» к нам из СССР, ими снабжались тогда все предприятия в рамках стандартизации производственных процессов. Надо признать, что идея была хорошая, но почему-то не сработала, и на деле эти документы лишь занимали место на полках.

Сейчас отношение к должностным инструкциям меняется. Потребность в них, как правило, возникает у компаний, прошедших этап становления (уже выросших из малого бизнеса). Эти документы нужны там, где существует стабильная организационная структура и разграничение зон ответственности между сотрудниками. Если говорить о больших инвестициях, готовых технологиях и принципах ведения бизнеса, должностные инструкции имеет смысл разработать изначально (например, в федеральной или региональной розничной сети каждый новый магазин открывается по установленной технологии с готовым пакетом ДИ).

Справка о компании

ОАО «За Рулем» - управляющая компания крупного издательского холдинга, специализирующегося на выпуске и распространении продукции автомобильной тематики. Основана в 1992 г. Имеет 5 дочерних организаций. Количество персонала -около 500 человек.

Приступая к составлению должностных инструкций, специалисты по персоналу ОАО «За рулем» проанализировали собственный опыт, наработки коллег и начали с определения целей ДИ.

Цели внедрения должностных инструкций на предприятии

При разработке должностных инструкций специалисты исходили из следующих соображений:

1. В компании трудится более ста человек. Отследить, кто конкретно чем занимается, сложно, а для руководителя организации или подразделения важно иметь панорамный взгляд на деятельность подчиненных. Должностные инструкции позволяют эффективнее управлять персоналом.

2. В процессе подготовки и согласования должностных инструкций формируется целостная картина функциональных обязанностей работников и подразделений, фиксируются зоны ответственности каждого человека, исключается дублирование функций, снижающее эффективность компании. Кроме того, ДИ облегчают работу по составлению профилей кандидатов, а им, в свою очередь, дают развернутое представление о будущей должности.

3. Форма ДИ должна быть такой, чтобы новый сотрудник в ходе адаптации мог обратиться к этому документу и получить разъяснения по вопросам, касающимся целей его деятельности, обязанностей, прав, ответственности, подчиненности.

4. В должностной инструкции закладываются критерии оценки деятельности и перечисляются необходимые сотрудникам знания и умения. Это может быть использовано для систематической оценки результатов работы персонала, что побуждает быть в тонусе и заниматься самообразованием.

Инструкции должны не цементировать отношения между сотрудником и работодателем, а способствовать пониманию ими своих прав и обоюдной ответственности.

Разработка должностных инструкций

Должностная инструкция - локальый нормативный акт, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она регламентирует организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы. Как нормативно-правовые документы должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, определения равомерности дисциплинарных зысканий, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например, касающихся исполнения тех или иных обязанностей, подчиненности работника определенному руководителю и т.п.

После того как цели были сформулированы и согласованы с руководством компании, началась разработка регламентирующего документа, который должен регулировать подготовку, утверждение и применение ДИ. Им стало Положение о должностных инструкциях (см. прил. 1). За основу был взят один из имеющихся в свободном доступе документов и адаптирован к условиям компании. В качестве приложений составлены шаблон должностной инструкции (см. прил. 2) и блок-схема процесса ее разработки (см. прил. 3).

Чтобы заинтересовать персонал, показать преимущества введения должностных инструкций, в Положении необходимо указать цели их разработки, которые затем трансформировать в выгоды для лиц, пользующихся ДИ. Важно определить требования к их содержанию. В ОАО «За рулем» был расписан каждый пункт и составлен «Перечень часто задаваемых вопросов», где подробно развернуто содержание наиболее сложных пунктов.

Должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, потому что ТК РФ не содержит нормы о необходимости их наличия у работодателя. Однако это относится лишь к частному бизнесу. Деятельность же бюджетных организаций, органов государственной власти и местного самоуправления регулируется, помимо прочего, и приказами вышестоящих органов, которые, пользуясь своими полномочиями, предписывают разрабатывать и применять должностные инструкции. Например, подобные указания содержатся в следующих документах:

  • Положение о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды (утверждено приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 г. № 552);
  • Требования к составлению должностных инструкций федеральных государственных служащих центрального аппарата управления Министерства финансов РФ (утверждены приказом Минфина РФ от 29 февраля 1996 г. № 63).

Важно определиться с последовательностью разработки, согласования и утверждения должностной инструкции. Опыт показывает, что наиболее качественно и полно ее для себя может составить сам сотрудник или его непосредственный руководитель. Стандартные позиции подразумевают типовые обязанности, права и ответственность: инструкция задает вектор деятельности, а индивидуальные особенности привносит сотрудник, исходя из практики. Только в этом случае (а не когда документ составляют кадровики или юристы) будет подготовлена реально работающая инструкция, отражающая специфику конкретной работы. Бывает так, что сотрудники занимаются разными делами, а позиции у них называются одинаково, и тогда логично изменить название одной из них.

Еще один момент - согласование и утверждение ДИ. Если ее составляет сам работник для своей должности, то визирует ее непосредственный руководитель, следовательно, он может написать инструкции для своего подразделения. Важно, чтобы все они были согласованы с лицом или группой лиц, хорошо понимающих структуру, процессы и цели организации. Эти специалисты вычитывают ДИ на предмет возможных противоречий и недочетов, расставляют акценты в соответствии со стратегическими целями компании. Утверждает должностные инструкции для управленческого персонала генеральный директор, для сотрудников - руководители подразделений. Также следует иметь в виду, что законодательство не обязывает коммерческие предприятия иметь должностные инструкции, но если таковые есть, то их нужно разрабатывать с учетом требований нормативных актов, не нарушая при этом права сотрудников.

Должностная инструкция -основной организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной позиции в структуре компании, а именно: задачи, права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Далее в компании издается приказ о введении инструкций в действие. Ссылка на ДИ делается в трудовом договоре (дополнительном соглашении) и правилах внутреннего трудового распорядка. Работник ознакомляется с инструкцией под роспись. Один экземпляр документа прилагается к личному делу, другой выдается на руки. Однако сотрудник имеет право отказаться от подписания ДИ.

Хранение инструкций лучше поручить службе персонала, а не распределять их по подразделениям, так как в последнем случае они могут затеряться (например, при смене руководителя отдела). Это удобно и тем, что кадровики знакомят нового работника с его должностной инструкцией перед подписанием трудового договора с тем, чтобы человек имел представление о своей будущей деятельности.

Глядя в будущее

В настоящее время завершается подготовка должностных инструкций на дочерних предприятиях. В дальнейшем планируется построить процедуры оценки персонала на основе данных, содержащихся в этих документах (цели должности, критерии оценки деятельности, знания и умения). Кроме того, важно периодически проводить ревизию инструкций на предмет изменения функциональных обязанностей должностей. Делать это можно и при найме нового сотрудника (увольнении его предшественника) либо при определении (изменении) плана деятельности (задач) отдела. Последнее зависит от принятых в компании правил: раз в год, в пять лет и т.д. Во многом эффект от введения должностных инструкций зависит от интереса начальников структурных подразделений и в целом от уровня правовой культуры организации, ее руководства и персонала.

Приложение 1.

Положение о должностных инструкциях ОАО «За рулем»

1. Общие положения

1.1. Должностная инструкция является основным организационно-нормативным документом ОАО «За рулем» (далее - Общество), определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при выполнении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

1.2. Должностные инструкции разрабатываются для реализации следующих целей:

  • рационального разделения труда;
  • повышения эффективности управленческого труда;
  • регламентации взаимоотношений работника и работодателя;
  • обеспечения объективности и обоснованности при аттестации работника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
  • организации оптимальных форм и содержания обучения, подготовки и повышения квалификации кадров предприятия;
  • укрепления трудовой дисциплины в организации;
  • упрощения адаптации нового работника.

1.3. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием Общества, трудовым договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о подразделении с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами.

1.4. Основой для разработки должностных инструкций являются уже сложившиеся зоны ответственности и требования к компетентности работников ОАО «За рулем».

1.5. Должностная инструкция составляется для каждой штатной должности ОАО «За рулем» и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность, при временном исполнении обязанностей по должности.

1.6. Настоящее Положение предназначено для руководителей всех уровней Общества и является обязательным для исполнения.

2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции

2.1. В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

2.2. Должностная инструкция состоит из разделов:
I. Общие положения.
II. Должностные обязанности.
III. Критерии оценки эффективности деятельности.
IV. Права.
V. Ответственность.

2.3. В разделе I «Общие положения» указывают:

  • точное наименование должности, определение категории должности;
  • непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется данный работник), наличие и состав подчиненных;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • требования,предъявляемые к образованию и стажу работы сотрудника, занимающего данную должность (квалификационные требования);
  • нормативную базу деятельности работника (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и реализует свои полномочия);
  • перечень основных знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей;
  • порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия; кого замещает работник);
  • периодичность прохождения аттестации.

2.4. Раздел II «Должностные обязанности» содержит цель должности, задачи, которые решаются на данном рабочем месте, перечень основных функций работника.

Кроме того, в этом разделе указываются обязанности работника, возлагаемые на него в соответствии с Положением о структурном подразделении.

2.5. Раздел III «Критерии оценки эффективности деятельности» включает объективные показатели, по которым можно определить качество и эффективность трудовой деятельности работника.

2.6. Раздел IV «Права» содержит перечень прав и полномочий, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.

В разделе отражаются взаимоотношения работника с другими структурными подразделениями организации и работниками, сторонними организациями, исходя из возложенных на него должностных обязанностей.

Кроме того, в разделе конкретизируют права работника с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.

2.7. В разделе V «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ.

В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

2.8. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в отделе кадров и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.

3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции

3.1. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения либо самим работником.

3.2. Должностная инструкция разрабатывается согласно типовой форме должностной инструкции (приложение №1 к Положению) с обязательным соблюдением указанных в ней реквизитов.

3.3. В листе согласования должностной инструкции обязательно указывается разработчик и дата разработки должностной инструкции.

3.4. Разработанная должностная инструкция проверяется непосредственным руководителем работника и визируется вышестоящим руководителем.

3.5. Завизированная должностная инструкция передается на согласование советнику генерального директора ОАО «За рулем» по организационному развитию и работе с персоналом.

3.6. Согласование должностной инструкции с советником генерального директора ОАО «За рулем» по организационному развитию и работе с персоналом осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи должностной инструкции на согласование.

3.7. Согласованная должностная инструкция передается на утверждение генеральному директору ОАО «За рулем» либо руководителю структурного подразделения Общества.

3.8. Генеральный директор утверждает должностные инструкции на руководителей структурных подразделений Общества, заместителей генерального директора, помощников, советников и иных руководителей, находящихся в прямом подчинении у генерального директора.

3.9. Должностные инструкции на работников структурных подразделений утверждаются руководителями структурных подразделений.

3.10. Утверждение должностной инструкции генеральным директором ОАО «За рулем» и руководителями структурных подразделений Общества осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи на утверждение.

3.11. Согласованная и утвержденная должностная инструкция передается в отдел кадров, где она заверяется печатью отдела кадров и хранится.

3.12. Ознакомление с должностной инструкцией под роспись обязательно для всех работников Общества, как новых, так и уже работающих, вне зависимости от стажа работы в холдинге:

  • новые работники должны быть ознакомлены с должностной инструкцией под роспись в отделе кадров перед подписанием трудового договора. Отметка об ознакомлении делается в листе ознакомления с должностной инструкцией (приложение №2 к Положению). Лист ознакомления с должностной инструкцией заполняется и заверяется уполномоченным работником отдела кадров;
  • уже работающие работники Общества должны быть ознакомлены с должностной инструкцией под роспись путем направления им из отдела кадров письма с заверенными копиями должностных инструкций и заполненным листом ознакомления, который подписывается работниками, занимающими соответствующие должности, и пересылаются обратно в отдел кадров Общества.

4. Заключительные положения

4.1. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением.

4.2. Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

4.3. Первый экземпляр утвержденной должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

4.4. Работник расписывается на всех экземплярах (копиях). По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие отделы организации.

4.5. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем утверждения новой должностной инструкции соответствующим руководителем.

4.6. Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения его генеральным директором ОАО «За рулем».

Приложение 2.

Шаблон должностной инструкции

Должностные инструкции: pro и contra

Приложение 3.

Блок-схема процесса разработки должностных инструкций

Должностные инструкции: pro и contra

Должностные инструкции: pro и contra

Мнение эксперта

Валерий Чемеков,
канд. психол. наук, директор по персоналу, компания «АКАДО», г. Москва

Должностные инструкции: pro и contra

Должностные инструкции: pro и contra

Должностные инструкции: pro и contra



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль