Трудовая бесплатно?

5615
Трудовую книжку работнику, впервые поступающему на работу, обязан завести работодатель. Для этого в компании всегда должны иметься в наличии бланки трудовой книжки (вкладыша в нее). При этом с работников положено взимать плату (за исключением отдельных случаев) в размере расходов на приобретение бланка трудовой книжки (вкладыша) (п. 47 Правил,утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Между тем некоторые руководители, считая, что брать с работников «копейки» за бланк трудовой книжки (вкладыша) как-то «несолидно», дают указание не взыскивать с работников его стоимость. Насколько это правомерно и какие последствия могут возникнуть для работодателя и работника в данном случае? Попробуем разобраться.

КАДРОВИКИ СПОРЯТ

Трудовая бесплатно?

ЭКСПЕРТ СТАВИТ ТОЧКУ

Обязанность по обеспечению работников бланками трудовой книжки и вкладыша в нее возложена на работодателя. В то же время Правительство РФ (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила) устанавливает, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. 34 и 48 Правил.

Как видим, формулировка п. 47 Правил вполне однозначна и содержит прямое указание работодателю на взимание с работника платы в размере расходов на приобретение бланка трудовой книжки или вкладыша в нее.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Согласно Правилам новые трудовые книжки оформляются бесплатно в двух случаях:
• оформление дубликата трудовой книжки взамен утраченной при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;
• неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порча не по вине работника.

Кроме того, с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил). Она ведется бухгалтерией организации, и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием серии и номера каждого бланка.

Согласно Правилам новые трудовые книжки оформляются бесплатно в двух случаях:
• оформление дубликата трудовой книжки взамен утраченной при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;
• неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порча не по вине работника.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Внесение платы за бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) оформляется приходным кассовым ордером

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Неиспользованные бланки учитываются поштучно.

Между тем на практике довольно часто работодатель оформляет работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы. И, несмотря на то что такой порядок работы с бланками трудовой книжки и вкладыша в нее Правилами не предусмотрен, его вполне можно практиковать. Если вы решили освободить работников от такой платы, предусмотрите это в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Не рекомендуем делать это в трудовых договорах, поскольку в этом случае со стоимости бланков трудовых книжек придется начислить и заплатить страховые взносы (по общей ставке 26% - в 2010 г. и 34% -в 2011 г., если компания применяет общую систему налогообложения) в государственные внебюджетные фонды. Ведь объект для начисления страховых взносов - выплаты, начисленные в пользу работников по трудовым договорам.

Безвозмездный способ передачи бланков трудовой книжки и вкладыша в нее может иметь также негативные налоговые последствия, причем как для работодателя, так и для самого работника.

Последствия для работодателя. Увеличиваются финансовые потери организации.

Во-первых, расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества нельзя учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ, далее - НК РФ).

Организация не только не возмещает свои затраты, но и не может учесть понесенные расходы в целях налогообложения прибыли.

Во-вторых, в случае налоговой проверки проверяющие потребуют заплатить налог на добавленную стоимость (далее - НДС) со стоимости бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, считая, что это реализация (п. 1 ст. 39 НК РФ, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письма Минфина России от 28.11.2008 № 03-07-11/371, от 27.11.2008 № 03-07-11/367, от 26.09.2007 № 07-05-06/242). Если организация не начислит НДС с безвозмездной передачи, то у нее возникает риск доначисления налога, пеней и штрафа.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке

В-третьих, если при покупке бланков трудовой книжки и вкладыша в нее НДС, предъявленный изготовителем бланков, был принят к вычету из налоговых обязательств перед бюджетом, его (вычет) придется восстановить. Право на вычет возникнет только в том случае, если организация начислит НДС со стоимости бланков трудовой книжки (вкладыша).

НЕЛЬЗЯ!

Взимать с работника плату за бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) в размере, превышающем затраты на его приобретение

Последствия для работника. Хоть и небольшие, но все же финансовые потери будут и у работника. Ведь налог на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) с работника удерживать не нужно, только если работник возмещает организации всю стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша). Если нет, то тогда это натуральный доход работника, который облагается налогом на доходы физических лиц (п. 1 ст. 210 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2008 № 03-07-11/367). Облагается налогом стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша) и при его неправильном первичном заполнении или порче не по вине работника, а также при утрате трудовой книжки организацией в результате чрезвычайных ситуаций.

Существует и другая точка зрения, согласно которой безвозмездная выдача трудовой книжки (вкладыша в нее) квалифицируется как передача имущества по договору дарения (п. 1 ст. 574ГКРФ). В этом случае могут применяться положения п. 28 ст. 217 НК РФ, согласно которому не подлежит налогообложению НДФЛ стоимость подарков, не превышающая 4 тыс. руб. за налоговый период.

Стоимость бланка трудовой книжки, как правило, не превышает 118 руб. Согласно п. 1 ст. 574 ГК РФ дарение в таком случае совершается в устной форме, а передача дара осуществляется посредством его вручения, что необходимо подтвердить документально (пп. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому налоговые инспекторы при проверке могут потребовать документ, подтверждающий факт выдачи такого подарка. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нельзя считать документом, подтверждающим выдачу подарка, по определению.

В практике делового оборота выдача традиционных подарков (ст. 191 ТК РФ) подтверждается соответствующей ведомостью. Составление такой ведомости на выдачу трудовой книжки в качестве подарка при увольнении работника противоречит содержанию самой процедуры оформления прекращения трудового договора в части выдачи трудовой книжки (ст. 84 ТК РФ, п. 47 Правил, определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007№ КАС07-416).

Кроме того, право работодателя не взимать плату с работника в возмещение своих расходов на приобретение бланков трудовой книжки регулируется трудовым законодательством, а не гражданско-правовым, хотя внешне имеется сходство с актом дарения.

Для предупреждения ненужных налоговых споров мы рекомендуем компании удержать НДФЛ со стоимости бланка трудовой книжки при ее безвозмездной передаче работнику.

Ну а если вы хотите полностью избежать негативных налоговых последствий, на наш взгляд, лучше брать с работников плату за выдачу бланка трудовой книжки (вкладыша). Тем более что именно такой порядок установлен п. 47 Правил и подтвержден Верховным Судом РФ в определении от 06.09.2007 № КАС 07-416.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль