Должностные инструкции и положение об организации работы с кадровыми документами

291
Первым шагом в упорядочении работы с кадровой документацией могут стать сортировка документов и создание графика документооборота, а также установление основных правил работы с документами в компании, например политики чистого стола.

Следующий шаг – это изменение (или утверждение новых) должностных инструкций специалистов, отвечающих за оформление и хранение документов, а также разработка Положения о работе с документами. Е.В. Васильева, налоговый консультант ЗАО «Линк» Бороться с завалами документов на столах и в шкафах можно и нужно. И вовсе не только из любви к чистоте и порядку. Если речь идет о кадровой документации, то нарушение правил создания и хранения документов по личному составу может привести к довольно серьезным последствиям, в том числе послужить поводом для привлечения к административной ответственности за незаконное распространение персональных данных или за нарушение правил архивного хранения документов.

Хорошо, если у всех сотрудников, имеющих доступ к документации, будут подробные и четкие должностные инструкции, а весь процесс работы с документами от создания до сдачи в архив будет прописан в специальном положении.

Должностные инструкции по работе с кадровыми документами

Назначение должностной инструкции (приложение) – объяснить работнику, что от него требуется, определить круг его прав и обязанностей, а также напомнить об ответственности.

В целях правильной организации работы с кадровой документацией обязанности работника кадровой службы по своевременному оформлению, обработке и хранению документов целесообразно предусмотреть в двух разделах должностной инструкции:

  1. «Должностные обязанности». Этот раздел содержит детализированный перечень должностных обязанностей, виды работ и операций, которые выполняет работник, занимающий данную должность, а также периодичность и сроки их выполнения.
  2. «Взаимоотношения. Связи по должности». Именно в этом разделе целесообразно установить форму, сроки и периодичность представления и получения работником кадровой службы определенных документов (в пределах его компетенции) в соответствии с графиком документооборота компании. В должностных инструкциях работников кадровой службы нужно:
  • либо указать перечень конкретных кадровых документов, оформляемых, обрабатываемых, получаемых и передаваемых соответству ющим работником, и сделать обязательную отсылку «в соответствии с утвержденным графиком документооборота». Этот вариант оформления обязанностей применяется только в том случае, когда сотрудникам выдаются копии или выписки из утвержденного графика документооборота;
  • либо четко и подробно предусмотреть участки документооборота для сотрудника, продублировав эту информацию из графика документооборота: перечень конкретных кадровых документов, оформляемых, обрабатываемых, передаваемых и получаемых от других отделов и ответственных исполнителей, а также передаваемых на хранение работником с указанием сроков. Этот способ увеличивает техническую работу по написанию должностной инструкции, но он необходим, когда сотрудникам не выдаются выписки из графика документооборота.

Положение об организации работы с кадровыми документами

Порядок в кадровых документах, в том числе на рабочих столах, зависит от правильно поставленной работы с такими документами на всех этапах: с момента создания до оформления для хранения.

Главными задачами текущего хранения кадровых документов в компании являются:

  • обеспечение информационной безопасности;
  • ограничение несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников (ст. 85–88 Трудового кодекса РФ);
  • ограничение несанкционированного доступа к другой охраняемой законом информации;
  • эффективный поиск необходимой информации и документов любым уполномоченным сотрудником компании;
  • обеспечение порядка на столах и в кабинетах.

Правила работы с кадровыми документами (их учета, комплектования, использования и хранения) целесообразно изложить в локальном нормативном акте, например в Положении об организации работы с кадровыми документами. Это позволит навести порядок и избежать двух крайностей, когда:

  1. хранят только новые документы;
  2. или складируют вообще все документы без учета сроков их хранения.

Обратите внимание!

Необходимо помнить о социальной значимости кадровых документов. Многие из них являются документальным подтверждением трудового стажа работников, их прав на социальное обеспечение по старости, инвалидности и др. и поэтому имеют длительный или постоянный срок хранения на случай обращения граждан

К сожалению, какого-либо отдельного нормативного правового акта, регулирующего именно правила работы с кадровыми документами, на данный момент нет. А значит, при подготовке своего Положения об организации работы с кадровыми документами необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Компании обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение срока их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, далее – Закон № 125-ФЗ). С этой целью организации вправе создавать архивы (ч. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ), которые будут функционировать в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее – Основные правила), одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (Введение к Основным правилам).

Какими бывают сроки хранения документов?

В соответствии с пп. 3.3.1, 3.3.2, 3.3.4 Основных правил архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела со сроками хранения до 10 лет в архив организации, как правило, не передаются – они хранятся в структурных подразделениях и по истечении указанного срока подлежат уничтожению. В архив передаются документы компаний-предшественниц, а также ликвидированных подчиненных организаций.

Кстати сказать, законодательные, нормативные и рекомендуемые акты, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • ГОСТ Р 51141-98 «СИДИБ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
  • Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», одобренная коллегией Глав архива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст;
  • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.302003», утв. Росархивом;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Кадровой документации в нем посвящены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Кроме того, целесообразно заглянуть и в другие разделы Перечня, поскольку в функции кадровой службы может входить в том числе подготовка указанных в них документов.

Например, штатное расписание, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 «Организационные основы управления» раздела 1 «Организация системы управления» Перечня.

На практике кадровая служба обычно сама формирует свои исполненные документы в дела в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Это обеспечивает систематизацию кадровых документов, а также облегчает поиск нужных для работы документов и последующую их сдачу в архив.

Какие задачи решаются с помощью номенклатуры дел?

Номенклатура дел – это документ, посредством которого:

  • группируются в дела исполненные документы;
  • закрепляются индексы дел, ведутся их систематизация и учет;
  • обеспечивается быстрый поиск дел (документов);
  • определяются сроки хранения дел (документов);
  • составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
  • учитываются дела временного (до 10 лет включительно) хранения;
  • разрабатывается информационно-поисковая система по документам.

Каким требованиям должна отвечать номенклатура дел?

В ней должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности кадровой службы. Конкретизация заголовков дел производится с учетом состава и функционального назначения формируемых в соответствующие дела документов. При разработке и утверждении номенклатуры дел кадровая служба может использовать форму этого документа (в виде таблицы), приведенную в Приложении 8 к п. 3.4.6 Основных правил. Алгоритм действий кадровой службы при формировании дел приведен в таблице.

Формирование дел

Должностные инструкции и положение об организации работы с кадровыми документами

Словарь кадровика

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку работы и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 

Приложение. Пример оформления должностной инструкции (фрагмент)

Должностные инструкции и положение об организации работы с кадровыми документами



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль