Приказы по личному составу: содержательная часть

134
О форме этого документа мы не так давно писали – настало время обсудить содержательную часть.

Типовые и трафаретные тексты приказов по личному составу

В современных условиях, когда практически повсеместно в кадровых службах применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), а в законодательство периодически вносятся существенные изменения в этой части, недостаточно ограничиться разработкой и утверждением только форм приказов и других кадровых документов.

Обратите внимание!

Обязательной составной частью информационной базы СЭД должны стать типовые и трафаретные тексты приказов по личному составу.

Сегодня особенно остро стоит задача унификации текстов. Это нужно не только для того, чтобы минимизировать время на составление и оформление документов, но и чтобы обеспечить их полное соответствие требованиям трудового законодательства.

Под типовым понимается стереотипный текст-образец, который отражает типичную, часто повторяющуюся управленческую ситуацию и может служить основой для создания документов в аналогичных ситуациях. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов: положений, должностных инструкций, договоров.

Трафаретным называется текст, имеющий постоянную унифицированную информацию (предложения или их части) и пробелы (прочерки), которые заполняются переменной информацией, требующейся в конкретной ситуации. Трафаретные тексты, как правило, разрабатываются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год, например для приказов (приложение 1).

История вопроса

Идея создания типовых и трафаретных документов реализуется в нашей стране уже более трехсот лет. Еще в XVIII в. рядом законодательных актов предусматривалось обязательное составление документов по утвержденным образцам. Однако в наше время не все работодатели уделяют должное внимание подготовке текстов документов, и нередко в информационную базу СЭД закладываются формы без примеров заполнения. Заметим, что в некоторых компаниях возникает другая проблема – ошибки в образцах как в содержании, так и в оформлении.

Особенности оформления приказов по личному составу

Тексты приказов по личному составу всегда состоят из двух частей:

  1. Принятое руководителем организации или уполномоченным им лицом решение в сфере управления персоналом.
  2. Основание для принятия соответствующего управленческого решения.

Однако последовательность расположения этих частей может быть разной.

Вариант 1. Решение плюс основание (приложение 2).

Вариант 2. Основание плюс решение (приложение 3). В этом случае основание называется констатирующей частью текста (преамбулой) и оформляется с использованием таких лексических конструкций, как «В связи с…», «На основании…», «В целях…» и т. п.

Принятые руководителем решения называются распорядительной частью приказа. Эта часть строится по схеме:

  • предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
  • наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручается выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;
  • срок исполнения.

Констатирующую часть текста принято отделять от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», что и делается в приказах по личному составу, составленных по второму варианту. Однако в большинстве кадровых приказов, которые не имеют констатирующей части (первый вариант), такое «разделительное» слово не используется.

Далее рассмотрим особенности содержания кадровых приказов на примере одного из них, документирующего движение персонала.

Содержание приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу прямо предусмотрен ч. 1 ст. 68 ТК РФ, содержащей требование об обязательном соответствии этого приказа условиям заключенного трудового договора. Результатом стало появление множества вариантов текста этого приказа – в зависимости от особенностей компании, местности, где она расположена, условий и характера работы и т. д. Тем не менее можно выделить несколько общих правил и указать на самые «популярные» ошибки составителей этих приказов.

  1. В приказе о приеме на работу помимо фамилии сотрудника во избежание ошибок и недоразумений следует полностью указывать его имя и отчество, а не заменять их инициалами.
  2. При использовании унифицированной формы приказа о приеме на работу (форма № Т-1), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработанных на ее основе модифицированных форм с сохранением трафаретной содержательной части нередко допускаются ошибки при заполнении сведений о сроке действия трудового договора.

Обратите внимание: срок трудового договора (если он установлен при заключении) должен быть вписан в приказ наряду с датой начала работы.

Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, информация об этом в приказе будет лишней.

Приказы по личному составу: содержательная часть

В случае заключения срочного трудового договора, в котором вместо конкретной даты его окончания указывается определенное событие, необходимо полно и правильно вписать его в приказ.

Приказы по личному составу: содержательная часть

Приведенная в примере формулировка является более корректной, нежели такие распространенные варианты, как: «На период отпуска по беременности и родам секретаря Егоровой О.П.», «На период отпуска по уходу за ребенком секретаря Егоровой О.П.». Проблема подобных формулировок в том, что срочный трудовой договор придется прекращать по окончании соответствующего отпуска, в то время как факт его окончания вовсе не гарантирует выход основного сотрудника на работу. Например, по окончании отпуска по беременности и родам женщина, не выходя на работу, может сразу уйти в отпуск по уходу за ребенком, а после этого использовать ежегодный оплачиваемый отпуск или договориться с работодателем о предоставлении ей отпуска без сохранения заработной платы. В таких ситуациях срочный трудовой договор придется каждый раз прекращать, работника увольнять, а на следующий день принимать его по новому срочному договору. Понятно, что такая «технология» делопроизводства совершенно неоправданна и значительно увеличивает документооборот кадровой службы.

Аналогичная ситуация – замещение основного работника при его длительном отсутствии из-за болезни, командировки, отпуска без сохранения заработной платы и др. В этом случае тоже желательно использовать фразу: «На время отсутствия… до выхода его на работу».

3. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться принимаемый на работу гражданин, является не обязательным, а дополнительным условием трудового договора. Но если в договоре подразделение все же указали, то в приказ о приеме на работу обязательно вписывается его полное наименование в соответствии со штатным расписанием. Сокращенные наименования структурных подразделений в кадровых приказах не допускаются, даже если эти сокращения применяются работниками организации во внутренней переписке (в частности, в докладных и объяснительных записках, в заявлениях работников и др.).

Так, в приказах по личному составу неуместны такие сокращения, как ПЭО вместо планово-экономический отдел, УКН вместо управление кредитования населения, ОК вместо отдел кадров и т. п.

4. Должность работника указывается в приказе в соответствии с трудовым договором, куда это наименование переносится из штатного расписания.

Должно ли наименование должности в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу соответствовать положениям квалификационных справочников?

Долгое время велись споры, как называть должности работников в штатном расписании, обязателен ли для применения Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Частью 2 ст. 57 ТК РФ предусмотрено, что если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям влечет предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, порядок утверждения которых устанавливается Правительством РФ, а также соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Отметим, что далеко не все кадровики сориентировались и разобрались в некоторых новых тенденциях в сфере управления персоналом, вызванных введением в ТК РФ новой статьи 1951 «Понятия квалификации работника, профессионального стандарта», а также вступлением в силу 1 сентября 2013 г. Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Приведем важную цитату из Правил разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов, утв. постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23: «Профессиональные стандарты применяются работодателями при формировании кадровой политики и в управлении персоналом, при организации обучения и аттестации работников, разработке должностных инструкций, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления…»

На сегодняшний день, когда работа по созданию профессиональных стандартов только началась, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих по-прежнему подлежит применению. Однако следует учитывать, что суды, разбирающие трудовые споры, совершенно справедливо указывают на рекомендательный характер, который носит данный справочник (постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.01.2008 № 44г-40/08).

Приложение 1. Трафаретный текст приказа о признании временного перевода постоянным 

Приказы по личному составу: содержательная часть

Приложение 2. Пример оформления приказа о привлечении к сверхурочной работе (фрагмент)

 Приказы по личному составу: содержательная часть

Приложение 3. Пример оформления приказа об объявлении простоя (фрагмент)

Приказы по личному составу: содержательная часть

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №4, 2014г.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль