Наводим и поддерживаем порядок в кадровых документах

731
Признайтесь, что в вашем «хозяйстве» – во всех этих запирающихся шкафах и несгораемых сейфах, хранящих документы с персональными данными сотрудников, – до идеального порядка далеко. И понятно почему.

Бумаг много, а рабочего времени всего 40 часов в неделю. И конечно же, вы не раз говорили себе, что вот-вот, еще немного, и вы все разложите по полкам, будете помнить, где что лежит, и все будут удивляться вашему образцово-показательному рабочему столу и кабинету… И так оно и будет, если вы возьмете на вооружение наши рекомендации по аудиту кадровых документов, наведению и поддержанию в них порядка и изучите предостережения от возможных ошибок.

Сотрудники отдела кадров по долгу службы обрабатывают и распределяют для текущего хранения по папкам большое количество документов (см. табл.).

Законодательством не определен единый перечень кадровых документов, которые должна иметь в наличии каждая компания. Так, перечни документов приведены в разд. 1, 7, 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Почему так важно правильно организовать работу с кадровыми документами?

Прежде всего чтобы не дать проверяющим органам повода для претензий и замечаний и избежать штрафов за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях), а также на случай рассмотрения трудовых споров в судах (ч. 1 ст. 391, ч. 1 ст. 392 Трудового кодекса РФ).

Кроме того, подавляющее большинство кадровых документов являются первичными учетными документами для отражения фактов хозяйственной жизни (различных хозяйственных операций, в частности по оплате труда, отдельным видам расходов и т. д.) в бухгалтерском и налоговом учете (п. 1 ст. 252, ст. 313 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Таблица. Кадровые документы

Наводим и поддерживаем порядок в кадровых документах

В рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о ее проведении, если иное не предусмотрено ст. 89 НК РФ (п. 4 ст. 89 НК РФ). Поэтому в целях снижения налоговых рисков компании очень важно обеспечить правильное оформление и хранение кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства.

Каждый работодатель самостоятельно устанавливает состав используемой кадровой документации с учетом требований действующего трудового и налогового законодательства.

Желательно, чтобы такие решения были зафиксированы в локальных нормативных актах, например в инструкции по кадровому делопроизводству и приложениях к ней: альбоме форм кадровых документов, графике документооборота и др.

Покончить с проблемой хронических бумажных завалов, обеспечить своевременное оформление, учет, обработку и текущее хранение многочисленных кадровых документов можно, если предпринять следующее:

  1. Разработать и утвердить так называемую политику чистого стола.
  2. Составить и утвердить рациональный график внутреннего документооборота, удобный как для кадровой службы, так и для других задействованных в оформлении кадровых документов подразделений.
  3. Закрепить в соответствующих документах обязанности по составлению, обработке и хранению конкретных видов кадровой документации (в положениях о кадровой службе, в должностных инструкциях ее работников либо в отдельной инструкции по кадровому делопроизводству).

Наличие этих документов позволит оптимизировать рабочий процесс и навести порядок на столах, в шкафах, сейфах и помещениях.

Политика чистого стола

Важнейшее требование корпоративного этикета – аккуратность: чистота рабочего места и порядок в кабинете. По окончании трудового дня рабочее место должно оставаться чистым: все документы убраны в сейфы, запирающиеся шкафы и ящики, а ожидающие обработки и сортировки – аккуратно разложены в папки по специальным лоткам.

Обратите внимание!

Политика чистого стола и чистого экрана снижает риски утечки и незаконного использования конфиденциальной информации.

Во многих компаниях от сотрудников в ультимативном порядке требуют содержать свое рабочее место в чистоте и не разбрасывать по столу важные бумаги, особенно при работе с большим количеством документов. Никакого творческого беспорядка, вороха бумаг разного формата, назначения, важности, папок без опознавательных знаков! На столе должно находиться только самое необходимое: компьютер, телефон, блокнот и канцелярские принадлежности (в расчете на одного сотрудника, а не на десять).

Чистый стол, отсутствие на нем стопок документов и лишних предметов, не имеющих отношения к рабочему процессу, позволяет сотрудникам эффективнее работать и выглядеть более профессионально, создает приятное впечатление о компании в целом у деловых партнеров и клиентов и, самое главное, снижает риск утечки конфиденциальной информации. Сотрудники кадровой службы всегда должны помнить о своих обязанностях по защите персональных данных сотрудников.

Документы, содержащие информацию о персонале, никогда не должны оставаться без присмотра, иначе они могут попасть в руки посторонних лиц.

Кстати сказать, создание первичных учетных документов, передача их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Об этом сказано в п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Пунктом 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, установлено, что учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством возложено ведение бухгалтерского учета организации, и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Само же понятие «документооборот» применительно к движению первичных документов в бухгалтерском учете определено в п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105): это создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив первичных документов. Положение № 105 применяется в части, не противоречащей нормам Закона № 402-ФЗ (с 01.01.2013), а также других правовых актов, принятых в соответствии с этим Законом.

В отношении организации документооборота Положением № 105 предусмотрено, в частности, следующее:

  1. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает – руководитель компании.
  2. График должен устанавливать рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом; определять минимальный срок его нахождения в структурном подразделении.
  3. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
  4. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
  5. Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, сотрудники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные подразделения, в которые они передаются.
  6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
  7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Руководитель компании обязан создать все необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований главного бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления первичных учетных документов.

Ситуация на тему работы с кадровыми документами

Недавно у нас сменился руководитель. Нынешний директор много лет служил в управлении ФСБ. Возможно, этим отчасти объясняется его отношение к рабочему процессу вообще и к работе с документами в частности. Наверное, это и правильно, так как до него в компании не очень серьезно относились к защите информации: множество документов хранилось в общем доступе. И если мы в кадровой службе всегда соблюдали правила хранения документов, то о других подразделениях этого не скажешь. Сейчас директор требует включить общие принципы работы с документами (убирать их со стола, блокировать компьютеры, запирать шкафы и т. д.) в локальные нормативные акты. Можно ли это сделать и если да, то что именно следует предусмотреть?

В целях контроля и управления информацией некоторые компании включают политику чистого стола и чистого экрана в свои локальные нормативные акты (например, в отдельный раздел Правил внутреннего трудового распорядка или в отдельный стандарт компании – Кодекс корпоративного поведения и деловой этики) (приложение 1). В таких разделах и документах можно прописать, как должны быть оснащены рабочие места, начиная с офисной мебели, компьютеров и оргтехники и заканчивая канцелярскими принадлежностями; перечислить требования к организации работы с документами; объяснить необходимость соблюдения санитарно-гигиенических условий труда; указать, что на рабочих местах не должны храниться личные вещи; оговорить ответственность сотрудников и руководителей за поддержание рабочих мест в состоянии, соответствующем требованиям компании.

Политика чистого стола и чистого экрана помогает работодателю достичь следующих целей:

  1. Обеспечить информационную безопасность и защиту конфиденциальных сведений, в том числе персональных данных сотрудников.
  2. Оптимизировать рабочие процессы.
  3. Свести к минимуму возможность утери важных документов и съемных носителей информации.
  4. Обеспечить быстрое получение нужных документов работником в отсутствие исполнителя, подготовившего документ.
  5. Снизить вероятность несанкционированного распространения документов и съемных носителей информации, содержащих сведения, которые не должны выходить за пределы соответствующего структурного подразделения или компании в целом.
  6. Максимально сузить круг объектов, которые могут отвлечь сотрудника от рабочего процесса: ничего лишнего, только то, что необходимо для полноценного рентабельного труда.

Примеров, когда случайно оставленные на рабочем столе документы приводили к сложным ситуациям и даже конфликтам, множество.

Приготовленное для отправки в кадровое агентство описание вновь открытой вакансии «консультант» случайно увидел на столе менеджера по подбору персонала сотрудник, работающий на аналогичной должности. Он сделал вывод, что его хотят уволить, причем не имея на это законных оснований. Начальнику отдела персонала и непосредственному руководителю консультанта пришлось приложить немало усилий, чтобы доказать необоснованность его выводов и опасений.

Начальник отдела кадров ушел проводить собеседование, забыв у себя в кабинете резюме соискателя. Чтобы не возвращаться, он попросил помощника взять документ и принести его в переговорную. Разыскивая нужную бумагу на столе начальника, сотрудник наткнулся на проект приказа о премировании отдельных работников. Это привело к внутрикорпоративному конфликту.

Внедрение такой политики положительно сказывается на информационной безопасности и организации рабочего процесса. Но в этом деле, как, впрочем, и во всяком другом, важно придерживаться рамок закона, не вводя экстремальные меры, например, в виде штрафа за несоблюдение установленных требований: это противоречит нормам трудового законодательства. И конечно, нужно постараться найти золотую середину между жесткими требованиями и их полным отсутствием. А это во многом зависит от стиля руководства, специфики работы компании в целом и конкретного подразделения в частности.

Чтобы политика чистого стола реализовывалась не формально и многочисленные бумаги не хранились в шкафах беспорядочными кипами, нужно правильно организовать учет, обработку и текущее хранение кадровых документов. В этом вам помогут график документооборота, должностные инструкции и положение об организации работы с кадровыми документами.

График документооборота

График документооборота – документ, позволяющий оптимизировать эту процедуру, отслеживать сроки и порядок оформления, обработки и последующего хранения каждого кадрового документа (в разрезе конкретных исполнителей, стадий прохождения и временного цикла).

Актуальность графика нельзя недооценивать и тем более подходить к его составлению формально.

 В некоторых компаниях сотруднику, работающему с документом, дополнительно выдается выписка из утвержденного графика документооборота в части, регламентирующей обязанности по оформлению, обработке и хранению соответствующих кадровых документов, а потом контролируется выполнение предписаний.

Законом № 402-ФЗ, вступившим в силу 1 января 2013 г., введено новое понятие – стандарты экономического субъекта (подп. 4 п. 1, пп. 11–15 ст. 21, ст. 29).

Таким образом, наличие внутренних стандартов отныне законодательное требование, а это значит, что каждая компания теперь обязана иметь в составе своих локальных нормативных актов такие документы, как положение о документообороте, регламентирующее порядок формирования, заполнения и обработки первичных учетных документов на всех стадиях, и график документооборота.

Что включает в себя график документооборота?

График документооборота должен содержать путь каждого документа от момента оформления, контроля составления, утверждения/подписания до передачи в соответствующее подразделение, последующего хранения, а затем и сдачи в архив или уничтожения (с указанием ответственных исполнителей, подразделений, количества экземпляров, сроков и места хранения).

В графике документооборота необходимо предусмотреть движение всех нужных кадровых документов. Его форму компания разрабатывает и утверждает самостоятельно, обычно содержание этого документа излагается в табличной форме (приложение 2).

Есть ли какие-нибудь особенности, на которые следует обратить внимание при создании графика документооборота?

Перед утверждением график желательно согласовать со всеми задействованными структурными подразделениями и должностными лицами, а после утверждения руководителем компании выдать под роспись каждому сотруднику, ответственному за конкретный участок, выписку из этого документа, регламентирующую обязанности, относящиеся к его сфере деятельности.

Приложение 1. Пример оформления Правил внутреннего распорядка (фрагмент)

Наводим и поддерживаем порядок в кадровых документах

Приложение 2. Пример оформления графика документооборота (фрагмент)

Наводим и поддерживаем порядок в кадровых документах

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №4, 2014г.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль