Обработка и передача персональных данных работника

208
Специфика обработки персональных данных в сфере трудовых правоотношений заключается в том, что персональные данные не ограничены периодом действия конкретного трудового договора. Иными словами, работодателю приходится обрабатывать персональные данные не только работников, но и соискателей, уволенных работников, а иногда, увы, и умерших сотрудников.

Обработка персональных данных - отдельные ситуации

Поскольку ТК РФ регулирует обработку персональных данных только в процессе трудовых правоотношений, работодатель вынужден обращаться к иным источникам, чтобы узнать, как действовать (или бездействовать) в отношении персональных данных потенциальных или бывших сотрудников.

Большую практическую помощь в этом вопросе оказывают Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» (далее – Разъяснения Роскомнадзора).

Практический вопрос на тему защиты персональных данных

Руководитель требует, чтобы на этапе подбора персонала была четко расписана работа менеджеров по подбору, соблюдалось трудовое законодательство. Сейчас нам нужно разработать регламент работы с соискателями на вакантные должности. На что следует обратить внимание применительно к защите персональных данных кандидатов?

Роскомнадзор указывает, что обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей:

  1. Предполагает получение согласия соискателей на обработку их персональных данных на период принятия решения о приеме на работу либо отказе в нем.
  2. Не требует такого согласия, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор.
  3. Не требует такого согласия, если соискатель самостоятельно разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц. В случае получения резюме по каналам электронной почты, факсимильной связи работодатель должен попытаться выяснить, действительно ли оно было направлено самим соискателем.

К числу шагов, направленных на выяснение этого обстоятельства, можно отнести приглашение кандидата на личную встречу с уполномоченными сотрудниками, обратную связь посредством электронной почты и т. д.

Нередко на собеседовании кандидатам предлагают заполнить типовую анкету, утвержденную работодателем. Содержание такой анкеты должно соответствовать постановлению Правительства № 687. Дополнительно следует указать срок ее рассмотрения и принятия решения о приеме на работу или отказе в нем.

В случае заполнения анкеты в электронной форме следует выделить поле для проставления отметки о согласии на обработку персональных данных. Однако если работодатель запрашивает сведения, получение которых предполагает письменное согласие, то отметки в поле электронной анкеты будет недостаточно. Необходимо получить отдельно оформленное согласие (приложение 2).

Практический вопрос на тему защиты персональных данных

Некоторое время назад из компании уволился сотрудник, а на днях к нам обратился его потенциальный работодатель с просьбой предоставить характеристику на бывшего работника. В подтверждение его письменного согласия переслали факсом анкету, где тот расписался, что не возражает против проверки изложенных в ней данных. Достаточно ли такой отметки?

Получение согласия является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

В соответствии с абз. 2 ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель не должен сообщать их третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы его жизни и здоровью, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Поскольку в данной ситуации угрозы жизни и здоровью сотрудника нет, необходимо его согласие на передачу персональных данных.

Сотрудник дал добро на проверку его данных только будущему нанимателю. При этом его бывший босс согласием на передачу персональной информации не располагает. Поэтому в нашем случае потенциальный работодатель сможет получить характеристику лишь тогда, когда сотрудник даст экс-работодателю согласие на передачу его персональных данных.

Практический вопрос на тему защиты персональных данных

Что нужно делать в случае, когда работодатель принимает решение отказать соискателю в заключении трудового договора?

Если соискатель и компания друг другу не подошли и трудовой договор заключен не был, персональные данные кандидата подлежат уничтожению.

Порядок уничтожения необходимо прописать в локальном нормативном акте. В частности, следует указать, какие документы (их копии) подлежат уничтожению, а какие могут быть возвращены соискателю. Желательно утвердить форму акта, подтверждающего уничтожение документов.

При этом, если есть возможность формирования кадрового резерва из числа соискателей, такие документы могут быть переданы на хранение. Это очень удобно: например, если удачливый кандидат по каким-то причинам в последний момент отказался от работы, служба управления персоналом может обратиться к архиву, поднять документы других соискателей и возобновить процедуру переговоров, не затрачивая свои силы и деньги компании на новые поиски.

В таком случае соискатель должен дать согласие на включение сведений о нем в резерв для последующего трудоустройства – это может быть оформлено отдельным документом или в отдельной графе той самой анкеты. Кандидат должен быть ознакомлен с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения из кадрового резерва.

Обратите внимание!

Поскольку формирование кадрового резерва напрямую предусмотрено Законом № 79-ФЗ, согласие на обработку персональных данных гражданских служащих, а также иных лиц при ведении кадрового резерва органом государственной власти не требуется.

Законодатель обязывает работодателя обрабатывать персональные данные уволенного работника в рамках бухгалтерского и налогового учета. В соответствии с п. 8 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ налогоплательщики и налоговые агенты должны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Поэтому согласие уволенного работника на обработку его персональных данных не требуется.

По истечении сроков хранения личные дела и другие документы работников передаются на архивное хранение. Правила работы с архивом следует закрепить в локальном нормативном акте, прописав там обязанности сотрудников, получающих и обрабатывающих персональные данные бывших работников.

Что касается персональных данных умерших сотрудников, то согласно ч. 7 ст. 9 Закона № 152-ФЗ в случае смерти субъекта персональных данных согласие на их обработку дают его наследники, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при жизни.

При этом, полагаем, в ситуациях, предусмотренных иными федеральными законами, получать согласие наследников на передачу персональных данных умершего сотрудника работодателю не нужно, как, например, в случае смерти работника в результате несчастного случая на производстве, когда информация, отражающая его персональные данные, передается работодателем в компетентные органы и организации для оформления результатов расследования несчастного случая.

Кстати сказать, в соответствии со ст. 64ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами РФ. В данном случае никакого согласия не требуется.

Обязанность получить согласие также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, поскольку перечень предоставляемых документов определен Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Закон № 79-ФЗ) и п. 7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 112, а форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р.

Передача персональных данных в трудовых отношениях

Передача персональных данных может осуществляться как внутри компании, так и за ее пределы. Для начала назовем ситуации, в которых получать согласие работника на передачу его персональных данных не нужно.

Итак, не требуется согласие на передачу персональных данных:

1. В государственные органы для осуществления ими функций по учету, надзору и контролю в пределах предоставленных полномочий:

1.1. Военные комиссариаты (абз. 4 п. 1 ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», подп. «г» п. 30, подп. «а»–«в», «д», «е» п. 32 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

1.2. Прокуратуру (п. 1 ст. 22 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»).

1.3. Правоохранительные органы (п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ «О полиции»).

1.4. Органы безопасности (п. «м» ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 03.04.1995 № 40-ФЗ «О Федеральной службе безопасности»).

1.5. Службу судебных приставов (п. 2 ч. 1 ст. 64 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

1.6. Налоговую инспекцию (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ).

1.7. Государственную инспекцию труда (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ).

1.8. ФСС России (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования».

2. В Пенсионный Фонд России (пп. 1 и 2 ст. 9, пп. 1, 2, 2.1, 3 ст. 11, абз. 2 ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», абз. 4 п. 2 ст. 14 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

3. В негосударственный пенсионный фонд (ст. 15 Федерального закона от 07.05.1998 № 75-ФЗ «О негосударственных пенсионных фондах»).

4. В профсоюзы и профсоюзным инспекторам труда (абз. 5 ч. 6 ст. 370 ТК РФ, п. 1 ст. 17, п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1996 № 10-ФЗ). При этом учтите, что, хотя профсоюзы и представляют законные права и интересы трудящихся, передавать им персональные данные работников работодатель обязан исключительно в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, ограничивая эту информацию теми персональными данными, которые необходимы для выполнения профсоюзами их функций.

5. В Банк России (ч. 3 ст. 32 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе»).

6. В органы и организации в связи с несчастным случаем на производстве (абз. 5 ст. 228, ст. 228.1, абз. 5 ч. 6 ст. 370 ТК РФ).

7. Третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ).

8. Сторонним организациям при осуществлении работником трудовых функций (ч. 5 ст. 11 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ «О транспортной безопасности»; п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490).

9. В кредитные организации, открывающие и обслуживающие платежные карты для начисления заработной платы (Разъяснения Роскомнадзора).

Практический вопрос на тему защиты персональных данных

Правила оформления и использования зарплатных банковских карточек вызывают много вопросов, и один из них – необходимость защиты персональных данных и порядка передачи банку информации о сотрудниках. В каких случаях не требуется специально оформлять согласие на передачу таких сведений?

Роскомнадзор пояснил, что согласие работника на передачу его персональных данных кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, не требуется в случаях, когда:

  1. договор на выпуск кредитной карты напрямую заключен с работником и его текст содержит положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
  2. у работодателя есть доверенность на представление интересов работников при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующее обслуживание;
  3. соответствующая форма и система оплаты труда предусмотрены в коллективном договоре.

Если же перечисленные условия не соблюдаются, велика вероятность споров с работниками, которые разрешаются не в пользу работодателя.

Н. обратилась в суд с исковым заявлением к ГНУ о возмещении морального вреда в результате действия должностного лица, выразившегося в разглашении ее персональных данных. В судебном заседании было установлено и подтверждено трудовым договором, что Н. состоит в трудовых отношениях с ГНУ и получала заработную плату в кассе учреждения.

Ответчик, желая обеспечить безопасность и избежать затрат на получение и доставку заработной паты, издал приказ о переходе на зарплатный безналичный проект и заключил с ближайшим филиалом банка ВТБ-24 договор на облуживание ГНУ по выплате денежных средств работникам с использованием банковских карт, эмитируемых банком.

Согласно п. 3.2 Договора ответчик передал в Банк заполненные и подписанные собственноручно каждым работником анкеты-заявления. А также собрал и передал в электронном виде персональные данные лиц, которые анкету не заполнили. Н. заявление на выплату денежных средств не подписывала, разрешения на передачу своих персональных данных не давала. Рассмотрев материалы дела, суд признал действия работодателя незаконными.

В приведенном примере работодатель нарушил абсолютно все условия, при которых передача персональных данных считается правомерной:

  1. Договор на выпуск кредитной карты не был заключен напрямую с работником.
  2. Сотрудница не давала согласия на передачу своих персональных данных в банк.
  3. Безналичная форма оплаты труда не была предусмотрена ни коллективным, ни трудовым договором, заключенным с работником.

Во всех остальных ситуациях работодатель вправе обрабатывать персональные данные сотрудника только с его согласия (приложение 1).

Практический вопрос на тему защиты персональных данных

Наша компания арендует помещение в крупном бизнес-центре. Арендодателем введен пропускной режим на территорию центра. Должны ли мы при заключении трудового договора запрашивать согласие работника на передачу его данных арендодателю для изготовления пропуска? Нам это представляется нецелесообразным. Бумажек подготовишь кучу, а какой смысл? Работник все равно согласие даст: на работу по-другому не попадешь. Вот и получается, что оформление такого документа – пустая формальность.

При обработке персональных данных для получения пропуска на территорию работодателя могут сложиться две ситуации:

  1. Работодатель самостоятельно устанавливает пропускной режим. В этом случае передача персональных данных происходит на основании локального нормативного акта, принятого в организации, с оформлением обязанностей по обеспечению конфиденциальности получаемой информации.
  2. Пропускной режим осуществляется сторонней организацией. Для этого требуется:

а) получить согласие работников на передачу их персональных данных этой организации;

б) закрепить порядок передачи персональных данных в коллективном или трудовом договоре.

Приложение 1. Пример оформления письменного согласия работника на передачу его персональных данных третьим лицам (кредитной организации)

Обработка и передача персональных данных работника

Приложение 2. Пример оформления письменного согласия соискателя на обработку его персональных данных 

Обработка и передача персональных данных работника

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №4, 2014г.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль