Готовимся к проверке

1099
Чтобы проверка не стала стрессом, к ней нужно готовиться заранее. Особое внимание при этом следует уделить организационным вопросам, решение которых способно существенно повлиять на ход и результаты этого мероприятия.

Нужно ли инструктировать сотрудников, как вести себя во время проверки?

Такой инструктаж точно не будет лишним. Ведь зачастую сотрудники просто не понимают, что своими разговорами компрометируют работодателя. Неправильно, если они обсуждают проблемы фирмы в присутствии посторонних, – такие разговоры желательно пресекать. Если просьбы не действуют, соответствующий запрет можно предусмотреть в Правилах внутреннего трудового распорядка или, например, Кодексе корпоративного поведения, если такой в организации имеется.

Также работников следует предупредить, что любые документы выдаются (а объяснения даются) инспектору только с ведома или в присутствии ответственного сотрудника. Это правило следует зафиксировать в Положении о проверках.

Не допускается распространение слухов, сплетен – все объяснения должны касаться только работы.

Лидерами по количеству ревизионных мероприятий являются налоговые органы, а они чаще всего проверяют бухгалтерию. Поэтому инструктаж сотрудников перед проверкой логично поручить именно сотруднику бухгалтерии, имеющему опыт общения с проверяющими. Тем более что тактика поведения во время налоговой проверки и при проверках инспекции труда практически одна и та же.

Организация проведения проверки

При проведении выездной проверки «гостей» надо где-то разместить. В Положении о проверках нужно обязательно указать, кто отвечает за организацию рабочего места инспектора. Важно создать все условия для его комфортной работы.

Также имейте в виду, что инспектор даже визуально будет оценивать соблюдение норм охраны труда: как обустроены рабочие места, правильно ли организовано освещение, как расположены компьютеры, соблюдаются ли санитарные и гигиенические нормы в местах общего пользования и т. д. Это значит, что и кабинет, в котором будет работать инспектор, и помещения, в которые он может попасть на территории предприятия, должны быть в идеальном состоянии.

Подготовка документов к проверке

Внутренний аудит и систематизация кадровой документации, которые будут проверяться инспектором, – без сомнения, самая важная часть подготовительной работы. Так, в Положении о проверках можно предусмотреть возможность временного перемещения кадровой документации из постоянного места хранения во временное для обеспечения оперативности взаимодействия с проверяющими, обмена документами и решения других вопросов, возникающих в ходе проверки.

Практический вопрос в тему подготовки к проверкам

Правильно ли мы понимаем, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфе? Дело в том, что все такие документы и в бухгалтерии, и в кадровой службе хранятся у нас в металлических шкафах. Скоро проверка. Не сделают ли нам замечание по поводу правил хранения?

Бланки строгой отчетности могут храниться как в сейфах, так и в металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Именно так сказано в п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Поэтому можно обойтись и без сейфа. Главное – обеспечить сохранность документов.

Практический вопрос в тему подготовки к проверкам

Стоит ли в преддверии проверки спешно формировать документы в дела, вырабатывать номенклатуру дел, раскладывать приказы по папкам?

Полагаем, что наспех этакой работой заниматься не имеет смысла. Прежде всего потому, что в спешке сложно принять верное решение. Если уж на то пошло, порядок в документах нужно соблюдать и поддерживать постоянно. А если такая работа в компании не ведется – это повод задуматься, как исправить эту ситуацию в будущем.

Предметом проверки со стороны должностных лиц Роструда и его территориальных органов является не оптимизация кадрового делопроизводства, а соблюдение работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов.

Поэтому в первую очередь следует разобраться с теми документами, необходимость наличия которых в организации обусловлена законом. При этом в Положении о проверках нужно заранее предусмотреть, в каком порядке, в какие сроки и кем должен проводиться аудит таких документов.

Помните, должностные лица проверяющих органов не имеют права инспектировать выполнение обязательных требований, если они не относятся к полномочиям этого органа, а также требовать представления документов, информации, если они не являются объектами или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов (п. 7 Административного регламента).

В Положении о проверках желательно предусмотреть правило, что ознакомление проверяющих с документами, содержащими коммерческую или иную охраняемую законом тайну (в том числе персональные данные сотрудников), происходит только в присутствии руководителя организации или иного полномочного лица.

Следует определить порядок подготовки и передачи документов по запросу инспекции в случае проведения документарной проверки. Установите последовательность действий сотрудников, назначьте ответственное лицо.

Обратите внимание: на камеральную проверку передаются не оригиналы документов, а их копии. К подготовке копий желательно привлечь секретаря, канцелярскую службу, делопроизводителей.

Практический вопрос в тему подготовки к проверкам

Получили запрос на предоставление документов для проведения документарной проверки. Все необходимые документы имеются, копии готовы. Нужно ли перед отправкой заверять их у нотариуса?

Заверять у нотариуса копии таких документов не требуется. Нотариальное удостоверение необходимо только в случаях, прямо установленных законом (п. 51 Административного регламента). Другое дело, что копии должны быть заверены надлежащим образом.

В Положении о проверках необходимо предусмотреть, кто из сотрудников будет заверять копии документов. Помните: они должны быть подписаны и переданы на проверку в течение 10 дней со дня получения мотивированного запроса (п. 52 Административного регламента).

Практический вопрос в тему подготовки к проверкам

Какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков предоставления запрашиваемых документов?

За нарушение сроков предоставления документов, на организацию или виновных сотрудников может быть наложен штраф в соответствии со ст. 19.7 Кодекса РФ об административных нарушениях. Размер штрафа небольшой, но дело не только в нем. Куда хуже для работодателя, что в этом случае документарная проверка по решению руководителя территориального органа Роструда может быть заменена на выездную (п. 52 Административного регламента). А это намного усложнит ситуацию.

Определите в Положении о проверках лицо, ответственное за подготовку письменных ответов на запросы проверяющих.

Так, письменные пояснения обычно требуют, если достоверность сведений, содержащихся в представленных документах, вызывает обоснованные сомнения, а также если эти сведения содержат ошибки и (или) противоречия, не соответствуют информации в документах, имеющихся в территориальном органе Роструда, полученной в ходе осуществления государственного надзора (п. 53 Административного регламента).

Совет по подготовке к проверке

Не передавайте на документарную проверку лишние, не указанные в запросе документы.

Установите в Положении о проверке перечень лиц, уполномоченных знакомиться с актом проверки. Определите сотрудника, который будет осуществлять взаимодействие с проверяющими по выполнении выданного предписания (в случае если будут выявлены нарушения).

Кроме тех вопросов, которые мы рассмотрели, в Положении о проверках нужно также указать:

  • цели и задачи составления этого документа;
  • сотрудников, на которых он распространяется;
  • порядок ознакомления с его содержанием;
  • порядок внесения изменений и (или) дополнений в текст документа;
  • порядок его отмены (признания утратившим силу) и т. д.

Положение о проверках не должно содержать норм, противоречащих действующему законодательству. Помните, что положения локальных нормативных актов, не соответствующие закону, применяться не могут. Рекомендуем в Положении о проверках сделать специальную оговорку, что, если в связи с изменением законодательства нормы Положения вступят с ним в противоречие, вплоть до внесения соответствующих коррективов должны применяться нормы законодательства.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль