Составляем Положение о порядке проведения проверок

151
Некоторые специалисты рекомендуют разработать особый внутренний документ – своего рода план действий сотрудников на случай проведения проверки. Со своей стороны хотим дать несколько советов: какие вопросы прописать в таком документе в первую очередь, на что обратить особое внимание при его разработке.

Не секрет, что результаты проверки во многом зависят от того, как будет организована встреча проверяющих, какие условия будут созданы для их работы, насколько компания в целом будет готова к приходу «гостей».

Все организационные моменты лучше решить заранее, тем более что сделать это нетрудно. Так, например, во многих компаниях вопросы, связанные с подготовкой и проведением проверок, регулируются отдельным внутренним документом.

Есть ли польза от подобного документа? Думаем, что да. И вот почему.

Издание такого локального акта (мы будем называть его Положением о проверках) позволит:

  • четко определить круг мероприятий, которые следует осуществить до прихода проверяющих и во время их визита;
  • распределить роли между участниками проверки (со стороны компании);
  • выявить слабые места и обратить на них особо пристальное внимание;
  • оперативно принимать решения в ходе проверки;
  • заранее сформулировать ответы на неудобные вопросы и др.

Отметим, что действующее законодательство не указывает такой документ в числе обязательных. Поэтому проверяющие могут и не подозревать о его существовании и уж точно не будут спрашивать работодателя о его наличии.

Кому поручить разработку Положения о порядке проведения проверок?

Не стоит поручать работу над документом одному человеку: вряд ли он справится с таким заданием в одиночку. Если есть возможность, лучше создать рабочую группу.

К созданию документа нужно привлекать таких сотрудников, которые по роду своей деятельности будут принимать активное участие в предстоящих проверках. А это в первую очередь юрист, бухгалтер, работник канцелярии или архива, специалист по охране труда и др.

Нужно ли привлекать к разработке документа профсоюз?

В этом вопросе, в принципе, можно обойтись и без выборного органа первичной профсоюзной организации. Но если руководство посчитает это необходимым, представителей профкома или другого представительного органа работников можно включить в состав рабочей группы.

Также нужно иметь в виду, что, если в коллективном договоре или соглашениях установлена обязанность работодателя учитывать мнение представительного органа работников при создании любого локального нормативного акта, это распространяется и на Положение о проверках.

Что включить в содержание Положения о порядке проведения проверок?

При проведении проверок юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами (ст. 25 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», далее – Закон о проверках).

Конечно, сложно представить, что руководитель будет неотлучно присутствовать на рабочем месте в течение всей проверки, учитывая, что она может продолжаться 20 рабочих дней, а то и дольше! Так, срок проведения плановой выездной проверки может быть продлен еще на 20 рабочих дней, а в отношении малых и микропредприятий – на 15 часов.

Поэтому желательно определить сотрудника, уполномоченного взаимодействовать с проверяющими в случае отсутствия руководителя. Подумайте и зафиксируйте в Положении о проверках, кто будет этот сотрудник. Имейте в виду: отсутствие руководителя в офисе не означает, что выездная проверка в этот день не состоится!

Так, в нормативных актах о порядке проведения проверок не раз встречается указание на то, что руководителя может заменить другой полномочный представитель работодателя.

Копия распоряжения на проведение проверки может быть вручена под роспись не только руководителю, но и иному должностному лицу или уполномоченному представителю работодателя (пп. 47 и 82 Административного регламента исполнения Рострудом государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. приказом Минтруда России от 30.10.2012 № 354н, далее – Административный регламент).

На самом деле необходимость в непосредственном участии руководителя в проверке возникает редко, например когда нужно пояснить, почему допускаются задержки выплаты заработной платы, сотрудникам в течение двух лет не предоставляется отпуск, а несчастные случаи на производстве не расследуются в установленном законом порядке. При этом сомнительно, что глава компании сможет компетентно ответить на вопросы о составе кадровых документов, заполнении журналов учета, внесении записей в трудовые книжки. Намного грамотнее это сделает специалист по кадровому делопроизводству.

Таким образом, в большинстве случаев квалифицированный специалист – сотрудник отдела кадров или бухгалтер – принесет большую пользу, чем руководитель. Юрист также способен оказать самую деятельную помощь кадровику и бухгалтеру при взаимодействии с проверяющими.

Практический вопрос в тему подготовки к проверкам

На время проведения проверки хотим обратиться за помощью к внешнему эксперту – специалисту в области трудового права. Рассчитываем, что он будет принимать активное участие в проверке – отвечать на вопросы инспектора, давать пояснения по наличию или отсутствию тех или иных документов и вообще следить за тем, чтобы инспектор не выходил за рамки своих полномочий. Что нужно предусмотреть в такой ситуации?

Самое главное – «узаконить» присутствие такого внешнего эксперта при проведении проверки. Одного лишь подписания с ним договора возмездного оказания услуг недостаточно. Обязательно нужно решить вопрос с защитой конфиденциальной информации, например персональных данных сотрудников, к которым может получить доступ внешний эксперт. Понадобится также документ, подтверждающий его право участвовать в проверке. Такое право подтверждается доверенностью.

Если работодатель рассматривает вариант с привлечением внешних экспертов для участия в проверках, особенности такого участия надо определить в Положении о проверках. Там же можно указать, например, сроки подготовки доверенностей для внешних экспертов и назначить ответственного за подготовку этих документов.

Распределение обязанностей в положении о проверке

В Положении о проверках желательно распределить обязанности между сотрудниками компании, которые так или иначе будут задействованы при подготовке и проведении проверок. При этом достаточно просто перечислить таких работников и указать их обязанности.

Офис-менеджер обязан:

  • обеспечить комфортные условия размещения проверяющих;
  • снабдить проверяющих необходимой оргтехникой, в том числе средствами связи;
  • предложить лицам, участвующим в проверке, горячее питание;
  • в случае проведения документарной проверки обеспечить передачу документации в учреждение ГИТ, в том числе курьерской доставкой, и др.

Системный администратор обязан:

  • установить необходимое программное обеспечение;
  • осуществить подключение компьютеров и оргтехники к сетям и др.

В свою очередь, права лиц, представляющих работодателя в ходе проверки, установлены нормативными правовыми актами.

В частности, согласно ст. 21 Закона о проверках и п. 8 Административного регламента, руководитель и уполномоченные сотрудники организации вправе:

  1. Получить копию распоряжения на проведение проверки.
  2. Требовать представления документов, подтверждающих полномочия проверяющих.
  3. Непосредственно присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, к ней относящимся.
  4. Получать информацию и документы, касающиеся предмета проверки.
  5. Ознакомиться с ее результатами и указать в акте проверки свое согласие или несогласие с ними.
  6. Обжаловать действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц Роструда и его территориальных органов, повлекшие за собой нарушение прав работодателя в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством РФ. 

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №3, 2014г.

Читайте продолжение:


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль