Идеальный документ: приказ по личному составу

318
Документирование трудовых отношений – это процесс создания кадровых документов на основании заключенного с работником трудового договора. Первичными документами в этом процессе являются приказы по личному составу. Информация оттуда переносится в трудовую книжку работника и его личную карточку, копии приказов помещаются в личное дело (если они ведутся в компании).

Один из самых важных документов, создаваемых в кадровой службе, конечно, должен быть безупречным и по форме, и по содержанию. Сегодня мы поговорим о том, какой должна быть форма.

Приказы по личному составу – одна из разновидностей приказов, оформляемых у каждого работодателя. Согласно ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень документов со сроками хранения), утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, приказы имеют следующие разновидности:

  • по основной (профильной) деятельности,
  • по личному составу,
  • по административно-хозяйственным вопросам.

При разработке форм кадровых приказов необходимо прежде всего решить вопрос о принадлежности приказа к конкретной разновидности в зависимости от содержания.

Обратите внимание!

Форма приказа непосредственно связана с его содержанием.

В Перечне документов со сроками хранения перечислены приказы, относящиеся к кадровым, т. е. к приказам по личному составу: прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, все виды отпусков, дежурства, командировки, дисциплинарные взыскания.

Большинство из названных приказов по личному составу никогда не унифицировалось и, следовательно, по-разному составлялось и оформлялось. Унифицированные формы были разработаны Госкомстатом России только для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, отпуске, командировке и поощрении.

Сегодня специалистам кадровых служб следует выбрать, по какому пути они пойдут, решая вопрос о формах приказов по личному составу. Будут ли они:

  1. по-прежнему применять унифицированные формы приказов, утвержденные Госкомстатом России (постановление от 05.01.2004 № 1);
  2. применять унифицированные формы приказов Госкомстата России, переработанные с учетом особенностей конкретного работодателя;
  3. разрабатывать формы приказов по личному составу, не связанные с ранее применявшимися формами Госкомстата России.

Несмотря на то что унифицированные формы не отменены и не запрещены к применению, мы бы не советовали использовать их в неизменном виде. Почему? Для ответа на этот вопрос нам потребуется детально проанализировать указанные формы. Сначала рассмотрим заголовочную и оформляющую части приказов, так как к ним предъявляются одинаковые требования независимо от содержания приказа.

Заголовок приказа по личному составу

В заголовочной части каждой унифицированной формы приказа по личному составу в качестве наименования вида документа указываются два термина: «приказ» и «распоряжение».

Идеальный документ: приказ по личному составу

Это два разных вида распорядительных актов – внесение обоих в унифицированные формы отражает тот факт, что работодатели при документировании трудовых отношений могут издавать как приказы, так и распоряжения.

В статье 68 Трудового кодекса РФ прямо указано: «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя».

Таким образом, унифицированная форма может быть использована при издании как приказов, так и распоряжений, что и отражено в ее наименовании. Но издаваемый работодателем распорядительный акт не может одновременно называться и приказом, и распоряжением, т. е. унифицированная форма не должна применяться в том виде, в каком она представлена Госкомстатом России. Сначала необходимо понять, приказ или распоряжение по личному составу намерен издать работодатель, и отразить это в форме распорядительного акта.

Мы уже неоднократно говорили о недопустимости заполнения унифицированной формы распорядительного акта, связанного с документированием трудовых отношений, без исключения «лишнего» наименования. Но Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, содержит положение о том, что «все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается».

В целом это правильное указание, но специалистами Госкомстата России не было учтено, что для распорядительных актов по личному составу необходимо было сделать исключение, т. к. приказы и распоряжения – это две разновидности распорядительного акта и на данное обстоятельство следовало обратить внимание пользователей.

Естественно, у практиков возникал вопрос: не приведет ли исключение одного из реквизитов к принципиальному изменению формы, которое не позволит в дальнейшем считать ее унифицированной формой Госкомстата России с соответствующим индексом? Полагаем, что в данном случае никаких принципиальных изменений с формой не происходит, т. к. реквизит «Наименование вида документа» не исключается, а лишь конкретизируется. Строго говоря, и до 1 января 2013 г. заголовочная часть распорядительного акта по личному составу должна была иметь вид:

Идеальный документ: приказ по личному составу

Или

Идеальный документ: приказ по личному составу

Неудачным решением в заголовочной части унифицированных форм приказов по личному составу Госкомстата России следует признать и ссылку на номер документа, а затем дату. Во всех случаях, упоминая любой управленческий документ (например, ссылаясь на приказ в четвертой графе трудовой книжки), сначала указывают его дату и только потом номер (например: приказ от 24.02.2013 № 29-к).

Такую последовательность реквизитов желательно ввести и в форму приказа.

Идеальный документ: приказ по личному составу

Применяемые в компании формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, к которым относятся и приказы по личному составу, должны быть утверждены приказом руководителя.

Что должно быть указано в грифе утверждения?

Этот реквизит должен включать ссылку на приказ об утверждении учетной политики организации на очередной календарный год, в состав которой входят и формы документов по учету труда и его оплаты.

Рассмотрим варианты оформления грифа утверждения в формах первичных учетных документов в зависимости от выбранного работодателем способа их создания.

Вариант 1. Форма приказа имеет незначительные изменения, оставаясь, по сути, формой Госкомстата России, т. е. в приказе об утверждении учетной политики констатируется продолжение применения этих форм.

Идеальный документ: приказ по личному составу

Вариант 2. Форма приказа имеет значительные изменения по сравнению с формой Госкомстата России.

Идеальный документ: приказ по личному составу

В конце прошлого года мы составили формы приказов по личному составу, передали их в бухгалтерию – они включены в состав бухгалтерской учетной политики компании на 2014 год. На каждом приказе по личному составу указали гриф утверждения, но вообще интересно: можно ли обойтись без этого реквизита?

Полагаем, гриф утверждения должен присутствовать в форме первичного учетного документа, т. к. это прямо следует из ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившего в силу 1 января 2013 г., где устанавливается обязательность утверждения форм первичных учетных документов руководителем экономического субъекта.

Работодателям, решившим отказаться от использования унифицированных форм кадровых приказов, можно порекомендовать использовать опыт оформления приказов по личному составу, вполне оправдавший себя. Альтернативой унифицированным трафаретным формам (т. е. формам, в которых есть пробелы с «подсказками» для внесения соответствующей информации) являются текстовые приказы по личному составу, которые могут быть как индивидуальными (для одного работника), так и сводными (для нескольких работников).

Реквизиты в заголовочной части текстового приказа по личному составу

В заголовочной части текстовых кадровых приказов располагаются реквизиты бланка приказа и гриф утверждения формы документа. При проектировании бланка такого приказа следует использовать образец бланка конкретного вида документа организации, содержащийся в ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Идеальный документ: приказ по личному составу

На основании приведенного образца можно предложить следующий бланк текстового приказа по личному составу:

Идеальный документ: приказ по личному составу

Оформление приказа по личному составу

Анализ оформляющей части распорядительных актов, формы которых были утверждены Госкомстатом России, также свидетельствует о том, что унифицированные формы были рассчитаны на применение в различных организациях. Поэтому в данных формах в обобщенном виде представлены реквизиты:

1) подпись;

2) виза ознакомления.

При этом виза ознакомления работника с приказом по своему оформлению не соответствует требованиям, предъявляемым к этому реквизиту. Описание визы ознакомления с документом не включено в ГОСТ Р 6.30-2003, однако там указан порядок оформления визы согласования документа, который по аналогии следует учитывать и при оформлении визы ознакомления.

Так, виза согласования включает: должность визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату визирования. Таким образом, в визе ознакомления с документом следует указывать должность работника и расшифровку его личной подписи. От руки в эту «заготовку» вносятся личная подпись работника и дата ознакомления с документом.

Совершенно очевидно, что, как и при оформлении заголовочной части распорядительного акта, реквизиты «Подпись» и «Виза ознакомления с документом» нужно привязать к условиям конкретной компании.

В оформляющей части приказа об увольнении работника предусмотрен реквизит, подтверждающий учет мнения выборного профсоюзного органа. Учет мотивированного мнения профкома в письменной форме требуется только в предусмотренных законом случаях, например при увольнении работников, являющихся членами профсоюза, по основаниям, предусмотренным пунктами 2, 3 или 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

В унифицированной форме Госкомстата России для подтверждения учета мнения выборного профсоюзного органа предусмотрена следующая запись:

Идеальный документ: приказ по личному составу

Приведенная запись представляется не вполне удачной: непонятно, к чему относятся дата и номер, к какому именно документу, он здесь не назван (вероятно, это протокол заседания профкома). Полагаем, что оформить принятое профкомом решение нужно следующим образом:

Идеальный документ: приказ по личному составу

Вносить данную запись в форму приказа об увольнении имеет смысл только в тех компаниях, где имеется выборный профсоюзный орган, и только в тех случаях, когда учет его мнения требуется по закону.

Рекомендуем также в оформляющей части каждой формы приказа по личному составу предусмотреть реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», включающий согласно ГОСТ Р 6.302003: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении и направлении в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Приведем состав реквизитов данной части документа для организаций, имеющих профкомы.

Идеальный документ: приказ по личному составу

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №2, 2014г.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль