Ошибки планирования статей бюджета на корпоративное мероприятие

10

Статья бюджета

Типичные проблемы планирования

Рекомендации

 

 

 

Питание

Закладывание неадекватно большой или маленькой суммы на питание.

Первичное уточнение разброса цен на питание, планирование лимита стоимости питания на одного человека. Это позволит ресторану ориентироваться на этот лимит, предлагая меню. Предварительное уточнение потребности аудитории.

Нарушение баланса между количеством еды и возможностями участников.

Подсчет количества питания в граммах на человека. Посчитайте общий вес бизнес-ланча. Вряд ли люди съедят намного больше.

Напитки

Неверное определение количества и ассортимента.

Что и как пьют – это особенность корпоративной культуры, то есть пристрастия аудитории необходимо учитывать. Бывает и так, что тон своим вкусом задает руководитель.

Планирование стоимости напитков, только исходя из розничных или ресторанных цен.

Для оптимального использования средств бюджета, стоимость спиртного следует планировать, исходя из минимального заказа напитков в ресторане.

Трансфер участников (туда и обратно)

Нет учета минимального времени, на которое заказывается транспортное средство. Не учитывается прибавочный коэффициент в тарифах на загородную поездку.

Неверно рассчитывается количество транспортных средств.

Необходимо знать тарифы и стоимость минимальных заказов транспортных агентств.

Необходимо заранее потребовать от транспортных агентств расчеты при дальних поездках.

Подходы: найм транспорта + личные авто; фиксация попутчиков.

Призы участникам (для конкурсов и игр)

Не выбран поход к призам.

Возможные варианты: простые сувениры, значимые или индивидуальные призы. В зависимости от выбора формируются: статья расходов и ожидания участников.

Подарки

Аналогично призам

 

Корпоративный наряд (нашивки, футболки, бейсболки, галстуки, …)

Не учитывается стоимость нанесения корпоративных надписей, нашив шевронов и т.д.

Промахи с размерным рядом.

Считать самую полную смету (если нет ограничений).

Сформулировать точное техническое задание.

Заказать на несколько процентов изделий больше каждого размера.

Декор, оформление

Полный отказ от оформления.

Излишнее внимание к оформлению.

Оформление играет свою главную роль в начале праздника, помогает людям войти в тему.

Полное оформление какой-нибудь кальянной комнаты в восточном стиле может влететь в копеечку, но не будет иметь большого значения для общего впечатления от праздника.

Гонорары ведущего, артистов, тренеров, фотографов, операторов

Отсутствие ориентиров для определения адекватной стоимости.

Сбор информации до формирования сметы.

Необходимо планирование процедуры отбора.

Гонорар "звезд"

Ориентация на данные агентства.

Несколько источников для выяснения рыночной стоимости.

Гонорар агентства (комиссионные)

Не включение в смету (как правило, по забывчивости).

Гонорар в среднем составляет от 5 до15% от стоимости всех элементов праздника, организуемого агентством.

Специальный реквизит для игр, конкурсов, заданий

Не включение в смету

Предварительное уточнение списка того, что потребуется приобрести или арендовать (картонные маски, театральные костюмы, яхты или самолеты).

Разъездные

Не включение в смету

Сделать прогноз необходимых поездок.

Технические расходные материалы

Не включение в смету

Обычно 1-3% от общего бюджета

Аренда помещения (участка)

Неверный расчет

Максимально подробно просчитать по часам, по площади, по характеру использования, по включению в стоимость работы обслуживающего персонала.

Аренда необходимого оборудования

Не все арендуемое оборудование фиксируется при планировании.

Необходимо планировать максимальный набор оборудования, которое может понадобиться (видеомагнитофон, ноутбук, камера, проектор, флипчат, экран и т.п.).

Бытовой и технический райдер "звезд"

Не включение в смету (забыли). Райдер – совокупность требований к обеспечению комфортной работы "звезд".

Часто нереальные или некорректные требования "звезд" портят атмосферу праздника.

Технический райдер (требования к свету и звуку, и проч.) доходят до 20% от размера гонорара за выступление.

Бытовой райдер (помещение, питание и т.п.) – 1-5%.

Лучше отказаться от таких артистов, заранее разузнав требования.

Проживание участников

Неверный подсчет количества номеров по должностному статусу и по половому признаку (дефицит или избыток номеров).

Неточный расчет расходов по времени заезда/ выезда .

Первичный подсчет с резервов, который сохраняется до момента заключения договора. Тогда проводятся последние уточнения.

Проживание ведущих, тренеров, администраторов

Не закладывается.

Если планируется выезд с проживанием, то необходимо планировать расходы на проживание и питание тренеров и администраторов. Рекомендуется согласовать условия проживания с провайдером, т.к., например, поселения тренера с участником быть не должно.

Свет, звук, цвет

Не планируется потребность в дополнительном звуке

Исходя из предполагаемой программы, заложить сумму на дополнительное освещение, звук и проч.

Парковка

Не включение в смету.

Посчитать количество авто, для которых будет нужна парковка. Уточнить стоимость парковки (пропуска).

Услуги или требования ресторана

Например, сумма за полную аренду помещения.

Сумма за превышение времени отдыха сверх оговоренного.

Плата местному коллективу, чтобы он не выступал.

Задать вопрос о том, каковы возможные траты в двух-трех местах или у агентства и заложить среднюю сумму.

Штрафы

Всегда может быть разбита посуда, расколот унитаз, снесена дверь и т.п.

В некоторых компаниях заранее включают в смету такие пункты, исходя из опыта прошлых мероприятий и особенностей аудитории.

Посуда бьется практически всегда.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль