Делегирование полномочий

10

Делегирование – это одно из важнейших умений эффективно работающего менеджера. Делегаторы (то есть те, кто делегируют) способны так распланировать задания и организовать рабочий процесс, чтобы поставленные цели достигались наиболее быстро и качественно. Передается не только ответственность за задание, но и ответственность за то, что оно будет выполнено согласно определенным стандартам

Шаг1 Определение цели

Определить, какова цель делегирования полномочий: уменьшение рабочей нагрузки, освоение персоналом новых навыков, начало нового проекта или функции, помощь сотрудникам в получении признания и т.п.

Шаг2 Определение задач, которые можно делегировать

Определить рабочую нагрузку, чтобы понять, какие задачи можно делегировать, а какие нет. Руководитель всегда несет личную ответственность и не может делегировать:

наблюдение за работой сотрудников;

сложные переговоры с клиентами;

работу, требующую технических навыков, которыми обладает только он.

Шаг3 Определение навыков необходимых для выполнения работы

Ответить на вопросы:

  1. Какие интеллектуальные навыки необходимы? (например, способность решать проблемы, логическое мышление, возможность принятия решения, планирования, творческий подход).

  2. Какие действия и оборудование понадобятся? (например, использование определенной компьютерной программы, умение организовать людей, наличие определенного оборудования и т.д.).

  3. Какие навыки межличностных отношений необходимы? (например, определение нужд покупателя, переговоры о ресурсах, консультации с экспертами).

Шаг4 Выбор человека для выполнения задания

Сравнить требуемые для выполнения задания навыки с возможностями претендентов и выбрать одного сотрудника. При этом следует принять во внимание:

  • высказанные сотрудниками пожелания профессионального роста, связанные с данным заданием;

  • занятость сотрудников;

  • наличие времени, необходимого для оказания помощи выбранному сотруднику;

  • срок работы сотрудника в компании (для избегания чрезмерной загрузки новичков);

  • количество заданий, ранее делегированных данному сотруднику;

  • возможность разделить задание между двумя сотрудниками, чтобы эффективно использовать навыки каждого из них.

Шаг1 Проведение обсуждения

Провести беседу с выбранным сотрудником, во время которой:

  • дать четкое определение проекта, задания, или функции и область делегируемой ответственности;

  • озвучить стандарты и критерии успеха, назначить крайние сроки исполнения;

  • определить необходимые ресурсы и возможные помощь, коучинг, тренинг;

  • описать уровень делегируемых полномочий;

  • составить план исполнения и получения обратной связи;

  • получить обязательство сотрудника выполнить порученное задание.

Шаг2 Передача полномочий

Определить объем передаваемых полномочий, который зависит от способностей сотрудника и доверия руководителя. Для этого необходимо:

  • проанализировать, насколько успешно сотрудник принимал решения в прошлом;

  • определить минимальный объем полномочий, требующийся для успешного завершения работы;

  • рассмотреть последовательность неправильных решений, принятых сотрудником ранее, оценить степень риска.

Шаг1 Отслеживание заданий

В зависимости от сложности и количества делегированных заданий использовать следующие техники:

  • папки для каждого задания и проекта;

  • журнал регистрации, в котором отслеживаются все задания, проекты и функции отдела;

  • большой настенный календарь;

  • встречи с сотрудниками;

  • письменные отчеты;

  • специальное программное обеспечение для ведения проекта;

  • шаблонные отчеты, доступные на сетевом диске.

Шаг2 Поддержка сотрудника, которому делегированы полномочия

  1. Заранее определить возможные трудности, основываясь на опыте предыдущих проектов.

  2. Продолжать снабжать сотрудника необходимой информацией, которая может иметь значение для выполнения задания.

  3. Просмотреть запросы по ресурсам и решить, какие из них можно выполнить.

  4. Советовать и направлять, только если сотрудник об этом просит.

  5. Сосредоточиться на результатах, а не на методе их достижения.

  6. Определить, в каких случаях сотрудник может прибегать к помощи руководителя, например, какие-то неожиданные крупные проблемы или завершение проекта под угрозой.

Вариант 1. Сотрудник испытывает трудности

Если сотрудник возвращает задание или ждет, что руководитель примет решение за него, действовать следующим образом:

  • выразить позитивное отношение к тому, что уже сделано;

  • помочь разобраться в ситуации;

  • выразить уверенность в умении сотрудника принимать решения;

  • поддержать его в принятии самостоятельного решения;

  • обеспечить обучение для освоения новых навыков.

Если сотрудник испытывает значительные трудности в процессе выполнения задания:

  • обсудить с ним ситуацию и сделать выводы;

  • активно побуждать его находить собственные варианты преодоления трудностей; поддерживать намеченные им шаги.

Не следует переделывать делегированное задание, даже если его выполнение не соответствует ожиданиям. Необходимо указать подчиненному, что и почему в его действиях (или бездействии) не устраивает, попросить переработать задание.

Вариант 2. Сотрудник не может выполнить задание

Если работник не в состоянии справиться с заданием, и это чревато серьезными рисками, - перепоручить задачу более опытному сотруднику.

Только экстремальные ситуации подлежат обратному делегированию, т.е. передаче задания от сотрудника руководителю (например, пропуск крайних сроков выполнения, не достигнуты основные цели, отрицательное влияние на другие проекты и т.п.).

В большинстве случаев работнику можно помочь, если:

  • выполнить избранные части задания;

  • предложить дополнительные ресурсы, если это возможно;

  • помочь решить проблему, не обвиняя сотрудника в созданных трудностях;

  • создать согласованный план действий и расписание для устранения возникших проблем.

Провести оценку выполнения задания вместе с сотрудником:

  • обсудить, что ему дал процесс делегирования;

  • признать успехи, похвалить за выполненную работу;

  • сравнить достигнутые результаты с заранее определенными стандартами;

  • избегая критики и обвинений, обсудить, какие поправки необходимы в будущем;

  • обсудить план действий для дальнейшего профессионального роста сотрудника, например, проведение коучинга или обучения;

  • подчеркнуть, что его работа получила признание не только непосредственного руководителя, но и высшего руководства и клиентов.

Натэлла Бармакова

преподаватель программы "Управления персоналом" бизнес-школы МИРБИС, член редакционного совета журнала "Управление персоналом: просто, практично, полезно"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль