Приказы по личному составу: требования к составлению, содержанию и оформлению

20

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя.

Издание распорядительных документов по личному составу обязательно в следующих случаях:

Отличительной особенностью распорядительных документов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют, подтверждают наличие юридического факта - заключения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. являются распорядительными, правовыми. С другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу регистрирует сам факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных документов.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности.

Некоторые виды кадровых приказов имеют унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004№ 1:

  • приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);

  • приказ о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);

  • приказ о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);

  • приказ о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);

  • приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);

  • приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);

  • приказ о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);

  • приказ о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);

  • приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);

  • приказ о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);

  • приказ о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);

  • приказ о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).

Обратите внимание: с 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" коммерческие организации должны применять свои формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. При разработке своих форм кадровых документов работодатели могут брать за основу применяемые ранее унифицированные формы, переработав их по своему усмотрению.

Таким образом, для организаций государственного сектора обязательно использование перечисленных унифицированных форм приказов по личному составу, а вот коммерческие организации могут поступать по своему усмотрению:

  • продолжать пользоваться перечисленными унифицированными формами приказов по личному составу, утвердив их приказом в составу бухгалтерской учетной политики, как того требует Федеральный закон № 402-ФЗ;

  • внести в перечисленные унифицированные формы приказов по личному составу любые изменения, которые сочтут нужными;

  • разработать и утвердить собственные формы первичных учетных документов - приказов по личному составу.

Внимание

Главное, чтобы формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты были утверждены в коммерческой организации по новым правилам, предусмотренным Федеральным законом № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Многие приказы по личному составу и до 1 января 2013 г. не имели унифицированной формы (например, приказы о применении дисциплинарных взысканий, об изменении персональных данных работника, об изменении условий труда). Такие приказы составляется в свободной текстовой форме по усмотрению работодателя в строгом соответствии с требованиями ТК РФ на бланке приказа, разработанном в организации и применяемом для подготовки приказов по основной деятельности.

Тексты приказов по личному составу по общему правилу не содержат констатирующей части.

В распорядительные документы по личному составу вносятся сведения о документах, послуживших основанием для его издания: заявление работника, трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору, докладная запискаруководителя структурного подразделения, акт и др.

Для приказов по личному составу разрабатываются специальные регистрационные формы. Книга (журнал) регистрации может иметь, например, следующие графы (см. табл.).

Таблица Графы журнала регистрации приказов по личному составу

№ п/п

Дата издания приказа

ФИО работника

Структурное подразделение

Должность (профессия)

Табельный номер

Дата и номер трудового договора

Краткое содержание приказа

Отметка о выдаче копии приказа работнику

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Последнюю из рекомендованных граф ("Отметка о выдаче копии приказа работнику") можно включить в книгу выдачи для выполнения требований ст. 62 ТК РФ о том, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

Правило

Приказы с разными сроками хранения регистрируются отдельно и имеют разные регистрационные индексы.

При регистрации приказов по личному составу следует учитывать, что большинство приказов имеет длительный срок хранения — 75 лет (п. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Краткосрочное хранение (5 лет) имеют приказы:

  • о дисциплинарных взысканиях;

  • о дежурствах;

  • об отпусках в связи с обучением;

  • о краткосрочных российских и зарубежных командировках;

  • о ежегодных оплачиваемых отпусках.

Единые правила индексации (нумерации) кадровых приказов при их регистрации не установлены нормативными правовыми актами, поэтому каждый работодатель самостоятельно разрабатывает систему такой индексации.

На практике чаще всего применяется метод буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу: к порядковом номеру приказа добавляется буквенное обозначение (например, 10-к, 10-лс, 10-о), в отличие от индексации приказов по основной деятельности, когда используется простая порядковая нумерация.

При небольшом объеме приказов по личному составу достаточно разделить их на две группы в зависимости от срока хранения (75 и 5 лет) и вести два дела с кадровыми приказами и две регистрационные формы, в каждой их которых будет принята своя система буквенно-цифровой индексации.

В крупных организациях с большими массивами кадровых приказов лучше выделять несколько групп приказов по однородной тематике и разработать систему их индексации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль