Проверка кадрового делопроизводства

177

Проверка кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит) проводится для определения соответствия кадровой работы в филиале требованиям трудового законодательства с целью устранение возможных рисков компании, связанных с ошибками при оформлении кадровой документации.

Издание приказа о проведение проверки

Для проведения проверки в филиале компании необходимо издать приказ с указанием целей и задач проверки, утверждения состава комиссии, срока проведения проверки и периода, за который она будет осуществляться, а также срока представления акта (отчета) по результатам проверки. С приказом следует ознакомить всех заинтересованных лиц, в том числе руководителя филиала.

Кадровый аудит следует начать с проверки полномочий руководителя филиала по приему и увольнению сотрудников. Такие полномочия должны быть специально ему переданы, в противном случае его действия по приему и увольнению сотрудников филиала могут быть признаны незаконными. При этом передача полномочий может быть закреплена в нескольких документах: в трудовом договоре и доверенности.

Затем следует проверить наличие локального нормативного акта, регламентирующего кадровый документооборот в филиале компании. Например, Положение или Инструкция по кадровому делопроизводству в компании либо общая Инструкция по делопроизводству в компании, включающая раздел по кадровому делопроизводству, в том числе в филиале.

Этапы проведения проверки

Проверка кадрового делопроизводства в филиале организации состоит из нескольких этапов:

  • определение перечня документов, подлежащих проверке;

  • проведение сверки документов;

  • проверка кадровой документации;

  • оформление акта (отчета) по результатам проверки.

Перечень документов, подлежащих проверке

В филиале должен быть в наличии полный комплект обязательной кадровой документации. При этом ряд локальных нормативных актов утверждается в целом для компании, включая филиалы:

  • штатное расписание;

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • положение о защите персональных данных;

  • положение об оплате труда;

  • положение о стимулирующих надбавках;

  • положение о командировках;

  • инструкции об охране труда.

Отметим, что в филиалах должны иметься надлежащим образом заверенные копии таких документов.

Кроме того, к обязательным документам, подлежащим проверке, относятся: трудовые договоры, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные карточки, табель учета рабочего времени; трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; журнал учета прохождения инструктажа по охране труда и технике безопасности, журнал учета мероприятий по контролю.

Документы, которые могут стать обязательными для проверки при определенных условиях:

  • коллективный договор, если между работниками и работодателем достигнута договоренность об этом;

  • должностные инструкции, если должностные обязанности не включены в содержание трудовых договоров либо в тексте трудового договора имеется ссылка на должностную инструкцию;

  • перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем, если такие имеются в организации;

  • график сменности, если в организации введена сменная работа;

  • положение об охране коммерческой тайны, если в трудовом договоре закреплено ее соблюдение работником;

  • договоры о коллективной материальной ответственности, если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность, утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85;

  • • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, если в организации работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами согласно Перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Важный момент кадровой проверки – ревизия журналов регистрации. Все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек, отпусков, направления в командировки, а также журналы учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и пр. Допустимо использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы таких документов, но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован и заверен руководителем организации.

Конкретный перечень журналов регистрации, которые ведутся в отделе кадров филиала, должен быть приведен в разделе "Номенклатура дел компании", содержащем список дел и журналов учета, в том числе в филиале.

Сверка документов

Одним из этапов проверки может стать сверка документов (того, что есть, с тем, что должно быть в наличии), которая проводится для восстановления в дальнейшем всех необходимых кадровых документов. Результаты сверки удобно оформить, например, в таблицу, имеющую следующие графы: "Наименование документа", "Отметка о наличии документа", "Основание (НПА)", "Соблюдение требований НПА", "Замечания", "Рекомендации".

Итак, после того, как будет определено, какие документы в отделе кадров пока отсутствуют, но должны появиться, какие следует доработать и какие можно оставить без изменения, важно обратить внимание на качество документов, а именно на правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и юридическую грамотность.

Все кадровые документы имеют разный срок хранения, поэтому по исполнении должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел компании.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. При ревизии трудовых книжек необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов.

Акт (отчет) по результатам проверки

По результатам проверки может быть составлен Акт или отчет в произвольной форме в виде документа, содержащего описательную часть, выводы и рекомендации, а также таблицу выявленных в ходе проверки проблем и нарушений и рекомендации по их устранению с указанием ответственных лиц и сроков.

Кроме того, в Акт (отчет) по результатам проверки могут быть включены:

  • анализ наличия кадровых документов согласно трудовому законодательству;

  • анализ соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;

  • оценка содержания внутренних локальных нормативных актов организации;

  • анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;

  • анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства;

  • ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения;

  • оценка рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или штрафным санкциям со стороны проверяющих органов;

  • рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве;

  • рекомендации по расстановке приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль