Штатное расписание как локальный нормативный акт

51

Штатное расписание — это локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Штатное расписание является организационным и первичным учетным документом и представляет собой перечень должностей (профессий, специальностей) в организации с указанием их количества и размеров тарифной ставки (должностных окладов и пр.).

Проблема

В Трудовом кодексе РФ отсутствует указание на обязательное наличие в организации штатного расписания, а также положения, регламентирующие состав сведений этого документа, порядок его разработки и принятия. Из этого, казалось бы, можно заключить, что утверждение штатного расписания является исключительно добровольным делом.

Однако следует обратить внимание: ст. 57 и 81 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) прямо предусматривают необходимость наличия данного локального акта в организации.

Пример

Так, согласно норме ст. 57 ТК РФ трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, в пункте 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ речь идет о прекращении трудового договора в связи с сокращением штата, что также предполагает наличие данного документа.

Вместе с тем в той же ст. 57 предусматривается возможность определить трудовую функцию конкретным видом поручаемой работнику работы.

Пример

Например: выполнение работ по ремонту производственных помещений или благоустройству территории и т. п. Очевидно, что определенная таким образом трудовая функция не вносится в штатное расписание.

Несмотря на неоднозначность данного вопроса, полагаем, что составление штатного расписания имеет практическую целесообразность для любой организации.

Если все трудовые функции будут обозначены конкретным видом выполняемой работы, это обязательно вызовет вопросы со стороны контролирующих органов.

Кроме того, могут возникать и проблемы организационно-управленческого характера: например, станет невозможным или крайне затруднительным проведение процедуры сокращения штата (ст. 81ТК РФ).

Внимание

Судебная практика показывает, что суды, рассматривая вопрос о законности увольнения в связи с сокращением штата, в первую очередь проверяют факт исключения соответствующей должности из штатного расписания.

В отношении бюджетных организаций составление штатного расписания, безусловно, является обязательным. При этом на практике подведомственным учреждениям штатное расписание обычно "спускается сверху".

Пример

Например, приказом ГФС России от 29.08.2008 № 262 утвержден Порядок утверждения штатных расписаний подведомственных организаций Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. Согласно этому Порядку штатные расписания подведомственных организаций данной службы утверждает директор ГФС России.

Пример

Приказом МЧС России от 24.09.2008 № 563 "О Порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных учреждений МЧС России и гражданского персонала воинских частей войск гражданской обороны" предусматривается четкая процедура составления проектов штатных расписаний, их рассмотрения и утверждения в ведомственном порядке.

Согласно данному документу утверждение штатных расписаний в указанных учреждениях и воинских частях производится ежегодно. Основанием для составления штатных расписаний являются утвержденные в установленном порядке штатные перечни (штаты) учреждений и воинских частей, а также штатные нормативы. Разработанные штатные расписания представляются на утверждение и регистрацию:

1) учреждениями и воинскими частями (за исключением учреждений и воинских частей центрального подчинения, территориальных подразделений Государственной противопожарной службы МЧС России и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России) — начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

2) учреждениями и воинскими частями центрального подчинения — соответствующему заместителю министра РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС России;

3) территориальными подразделениями Государственной противопожарной службы МЧС России и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России — начальникам главных управлений МЧС России по субъектам РФ.

К представляемым на утверждение и регистрацию штатным расписаниям прилагается пояснительная записка, в которой излагается характер деятельности, технические данные и краткие характеристики обслуживаемых объектов, сооружений и коммуникаций, объемные показатели, в зависимости от которых испрашивается численность по штатному расписанию, и другие документы, на основании которых производилось определение численности работников и гражданского персонала. Конкретный перечень и содержание документов, прилагаемых к штатным расписаниям, определяется органами (лицами), утверждающими и регистрирующими эти штатные расписания.

В тех случаях, когда утвержденные и зарегистрированные на текущий год штатные расписания в последующем году изменению не подлежат, расписания на последующий год не составляются. В этих случаях, но не более трех лет подряд, учреждения и воинские части представляют начальникам, утвердившим и зарегистрировавшим штатные расписания на текущий год, справки о продлении срока действия штатных расписаний на последующий год. Регистрация штатных расписаний оформляется путем нанесения на них в верхнем правом углу надписи о номере, под которым данное штатное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, о штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов.

При выдаче справок о продлении действия штатного расписания, утвержденного и зарегистрированного на предыдущий год, на втором экземпляре расписания делается отметка следующего содержания: "Остается действующим на ______ год под № _______ со среднесписочной численностью работников ______ ед.". Эта запись на штатном расписании заверяется подписью должностного лица, в обязанности которого входит работа по регистрации штатных расписаний.

При регистрации изменений к зарегистрированным штатным расписаниям соответствующие надписи наносятся на изменения к штатным расписаниям. Работники, ответственные за эту работу, заносят данные о регистрации расписаний в журнал учета регистрации штатных расписаний.

После оформления регистрации штатных расписаний и занесения их в журнал учета зарегистрированные штатные расписания (первые экземпляры) возвращаются по принадлежности/

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду - сотрудника отдела организации и оплаты труда. Однако на практике у работодателя может не быть таких структурных подразделений и специалистов, и чаще всего разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб.

В постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате" указывается: штатное расписание — это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Этим же постановлением утверждена унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание”.

Обратите внимание: с 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" коммерческие организации должны применять свои формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. При разработке своих форм кадровых документов работодатели могут брать за основу применяемые ранее унифицированные формы, переработав их по своему усмотрению.

Таким образом, для организаций государственного сектора обязательно использование унифицированной формы № Т-3, а вот коммерческие организации могут поступать по своему усмотрению:

  • продолжать пользоваться унифицированной формой № Т-3, утвердив ее приказом в составу бухгалтерской учетной политики, как того требует Федеральный закон № 402-ФЗ;

  • внести в эту форму любые изменения, которые сочтут нужным;

  • разработать собственную форму штатного расписания.

Внимание

Главное, чтобы форма этого первичного учетного документа была утверждена в коммерческой организации по новым правилам, предусмотренным Федеральным законом № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Далее мы будем исходить из основных реквизитов, предусмотренных унифицированной формой № Т-3.

Штатное расписание, как правило, содержит следующие основные элементы:

  • перечень структурных подразделений;

  • наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;

  • сведения о количестве штатных единиц;

  • сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В унифицированной форме документа эти данные представлены в виде таблицы (см. таблицу). При разработке собственных форм штатного расписания в коммерческих организациях желательно использовать удобную табличную форму, хотя количество и содержание может отличаться от таблицы унифицированной формы № Т-3.

Таблица Содержание штатного расписания

Графы таблицы (унифицированная форма № Т-3)

Особенности заполнения граф

1. Наименование структурного подразделения

Указывается без сокращений в соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденном работодателем. В классификаторе перечисляются структурные подразделения организации по степени их функциональной важности с присвоенными им индексами (кодами). Этот же классификатор используется при составлении номенклатуры дел. При отсутствии утвержденного классификатора наименования структурных подразделений могут приводиться в алфавитном порядке либо по убыванию штатной численности подразделения. От наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, может зависеть предоставление работникам определенных льгот. В этих случаях необходимо указывать наименование структурных подразделений в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами

2. Код структурного подразделения

Указывается в соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденном работодателем. В классификаторе перечисляются структурные подразделения организации по степени их функциональной важности с присвоенными им индексами (кодами). Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре. При отсутствии утвержденного классификатора наименований структурных подразделений коды могут присваиваться подразделениям, указанным в алфавитном порядке или расположенным по иному принципу

3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

Указывается без сокращений в составе структурных подразделений в порядке иерархии: начиная от руководителя и заканчивая техническим исполнителем. Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках

4. Количество штатных единиц

Указывается по каждой должности (профессии). Количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях; например: 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

5. Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.

Указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочему в зависимости от системы оплаты труда, принятой у работодателя в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами. При невозможности заполнения графы в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) графа заполняется в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

6–8. Надбавки, руб.

Указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению работодателя (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения граф в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

9. Всего, руб.

Указывается общая сумма граф 5–8 — оклад (тарифная ставка) и надбавки, — умноженная на количество штатных единиц (графа 4)

10. Примечание

Заполняется при наличии особенностей заполнения отдельных граф таблицы

Рассмотрим особенности заполнения отдельных граф унифицированной формы, обязательные для организаций государственного сектора. Эти правила коммерческие организации могут использовать при разработке, утверждении и применении собственных форм штатного расписания.

1. Структурные подразделения

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке, без сокращений. Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности.

В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь на государственных предприятиях. В негосударственных организациях она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

Внимание

Следует иметь в виду, что в определенных организациях от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит предоставление работникам определенных льгот. В этих случаях необходимо использовать отраслевые классификаторы вредных производств или иные документы, предусматривающие наименования структурных подразделений, работа в которых связана с предоставлением гарантий.

2. Должность (профессия)

В графе "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" указывается соответствующая должность или рабочая профессия. Наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также профессий рабочих приводятся в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367.

Квалификационные характеристики ("Должен знать") по соответствующим рабочим профессиям установлены Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а по должностям руководителей и специалистов — Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Внимание

Работодатель может вводить в штатное расписание должности, не предусмотренные в квалификационных справочниках (последние носят рекомендательный характер).

В случае введения в штатное расписание должности, не предусмотренной в квалификационном справочнике, в трудовом договоре, помимо указания ее наименования, должно содержаться и описание трудовой функции.

Проблема

В последнее время во многих организациях получила распространение практика использования иностранных названий должностей. Далеко не всем из них можно найти соответствие в трудовом законодательстве РФ. В таких случаях в трудовых книжках нужно приводить полные и официально принятые наименования новых должностей, так как данные записи должны быть понятны и другим работодателям в будущем.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие каких-либо ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Пример

Например, дополнительные гарантии и льготы установлены в связи с вредными или опасными условиями труда. Так, для работающих по специальности "разливщик стали" предусмотрен дополнительный отпускпродолжительностью 12 дней.

Проблема

Хотя ТК РФ и не закрепляет каких-либо изъятий из общего правила для бюджетных организаций, в таких организациях работодатель, как правило, не имеет возможности включать в штатное расписание должности, не предусмотренные квалификационными справочниками.

В отношении бюджетных учреждений действует постановление Правительства РФ от 05.08.2008 № 583 "О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений". Согласно этому документу системы оплаты труда работников устанавливаются с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, а также единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Проблема

Еще одной проблемой является то, что на сегодняшний день отсутствует такой документ, как "единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих". В связи с этим должности руководителей, специалистов и служащих в штатном расписании указываются в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих и действующих в настоящее время выпусков ЕКС.

Определенными особенностями обладает порядок включения должностей в штатное расписание государственного органа или органа местного самоуправления. В данном случае наименования должностей должны отвечать соответствующим реестрам государственных или муниципальных должностей.

Пример

Согласно ст. 10 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" от 27.07.2004 № 79-ФЗ (далее — Закон о государственной гражданской службе) Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы утверждается указом Президента РФ. Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта РФ утверждается законом или иным нормативным правовым актом субъекта РФ с учетом положений Закона о государственной гражданской службе, а также структуры государственных органов, наименований, категорий и групп должностей государственной гражданской службы РФ, установленных Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы.

Пример

В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" должности муниципальной службы устанавливаются муниципальными правовыми актами в соответствии с реестром должностей муниципальной службы в субъекте РФ, утверждаемым законом субъекта РФ.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений.

Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению следующая: сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть рабочие, то необходимо выделить сначала ИТР, затем рабочих. Указанные наименования должностей (профессий) должны приводиться полностью, т. е. сокращения "зав.", "зам.", "нач." не допускаются.

3. Количество штатных единиц

Количество штатных единиц указывается в единицах по каждой должности или профессии.

Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т. д.).

4. Тарифная ставка (оклад)

В графе "Тарифная ставка (оклад)" указывается размер оклада или тарифной ставки.

Имейте в виду, что в бюджетных организациях дифференцированный подход к окладам существенно ограничен, поскольку здесь наименования должностей устанавливаются в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками. И если соответствующий справочник не предусматривает внутридолжностного категорирования, то такие организации не могут ввести его произвольно.

Вместе с тем надо заметить, что действующим законодательством предусмотрена возможность установления не только повышающего коэффициента к окладу по занимаемой должности (он устанавливается для тех должностей, которые предполагают внутридолжностное категорирование), но и персонального повышающего коэффициента к окладу. Возможность установления такого коэффициента установлена, в частности, приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 № 425н "Об утверждении рекомендаций по разработке федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений".

Решение об установлении персонального повышающего коэффициента к минимальному окладу (ставке) по соответствующим профессиональным квалификационным группам и его размерах принимается руководителем учреждения персонально в отношении конкретного работника. Персональный повышающий коэффициент к окладу (должностному окладу) рекомендуется устанавливать работнику, занимающему должность служащего, с учетом уровня его профессиональной подготовленности, сложности и важности выполняемой работы, степени самостоятельности и ответственности при решении поставленных задач, стажа работы в учреждении и других факторов.

5. Надбавки

В графе "Надбавки" можно указать надбавку определенному работнику за дополнительный объем работ. Например, за выслугу лет, ненормированный рабочий день и т. д. Естественно, надбавки также должны быть предусмотрены системой оплаты труда.

Внимание

Виды надбавок, компенсационных и стимулирующих выплат работникам должны быть установлены в локальном нормативном акте, например, в Положении об оплате труда, коллективном договоре.

Виды компенсационных и стимулирующих выплат и условия их осуществления устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а в отношении бюджетных организаций — соответствующими перечнями компенсационных и стимулирующих выплат.

Пример

Так, перечень выплат стимулирующего характера, производимых в федеральных бюджетных учреждениях, и разъяснение о порядке установления таких выплат предусмотрены приказом Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 818. Аналогичный нормативный правовой акт принят и в отношении производимых в федеральных бюджетных учреждениях компенсационных выплат. Перечень таких выплат и разъяснение о порядке их установления утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 822.

Виды стимулирующих и компенсационных выплат, порядок и условия их применения в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ и местного бюджета, устанавливаются соответственно органами исполнительной власти соответствующего субъекта и органами местного самоуправления. Они могут быть аналогичны позициям федерального перечня, либо в них могут включаться дополнительные виды выплат.

Как уже было отмечено, коммерческие организации имеют возможность переработать унифицированную форму № Т-3 с учетом своих потребностей и специфики деятельности.

Пример

Так, в компании есть сотрудники, работающие по сменному графику, которым установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени. В графе 5 штатного расписания, составленного по унифицированной форме № Т-3, в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, указывается месячная заработная плата работника по тарифной ставке (окладу) в рублях. Поскольку заработная плата сотрудников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить унифицированную форму штатного расписания до 1 января 2013 г. в отношении таких работников было невозможно. В таких ситуациях обычно рекомендовалось гр. 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» и гр. 9 «Всего в месяц, руб.» не заполнять, а в гр. 10 «Примечания» указывать: «Оплата по часовой тарифной ставке» и делать ссылку на локальный нормативный акт работодателя, который устанавливает систему и размер оплаты труда, например, на Положение об оплате труда. С 1 января 2013 г. в самостоятельно разработанной форме штатного расписания коммерческая организация может предусмотреть в штатном расписании отдельную графу «Размер часовой тарифной ставки».

Пример

Другой пример. Положением об оплате труда, утвержденным в организации, не предусмотрена выплата надбавок. В унифицированные формы, утвержденные Госкомтстатом России, можно было добавлять дополнительные графы или строки, но удалять "лишние" реквизиты было нельзя. После 1 января 2013 г. из штатного расписания может быть исключен раздел «Надбавки», если в коммерческой компании они не выплачиваются.

Форма штатного расписания может быть заполнена как ручным, так и машинописным способом. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой, четким разборчивым почерком, без помарок и подчисток.

После составления текста штатного расписания (заполнения таблицы) и согласования содержания таблицы с заинтересованными должностными лицами (с оформлением виз согласования), если в организации принята процедура согласования, оформляются следующие реквизиты:

  • наименование организации. Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках);

  • код организации. Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код включает восемь знаков;

  • дата составления. Оформляется цифровым способом. Элементы даты проводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Штатное расписание, как правило, подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер организации. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Перед передачей штатного расписания на утверждение, заполняются строки:

  • "На период _________ с _______________ 20___г.";

  • "Штат в количестве ____________________ единиц".

Правило

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица.

После издания такого приказа на штатном расписании оформляется реквизит "Гриф утверждения", состоящий из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа, его даты и номера.

Внимание

Трудовое законодательство не предусматривает обязательной процедуры учета мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Штатное расписание, как правило, хранится в кадровой службе или в бухгалтерии организации. Копии штатного расписания могут быть переданы в структурные подразделения, в работе которых используется информация, содержащаяся в документе.

Внимание

В штатное расписание приказом руководителя организации или иного уполномоченного лица могут вноситься изменения. Такие изменения могут касаться как включения в штатное расписание структурных подразделений и должностей, так и исключения из него должностей или штатных единиц (сокращение численности или штата работников).

Рассмотрим вопросы изменения штатного расписания подробно.

Правило

Основное правило: поскольку этот документ утверждается приказом руководителя организации или иного его уполномоченного представителя, то и изменения в него также вносятся приказом уполномоченного лица.

Необходимость "перепечатывания" таблицы штатного расписания зависит от объема вносимых изменений.

Пример

Так, если требуется внести большое количество изменений, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание) и ввести этот документ в действие с определенной даты, издав приказ об утверждении штатного расписания. Если же изменений немного, то руководителю организации или иному уполномоченному должностному лицу достаточно издать приказ о внесении изменений в локальный акт.

На практике нередко возникают ситуации, когда нужно внести изменения в уже утвержденное штатное расписание. Как правило это необходимо в следующих случаях:

  • создание в структуре организации новых подразделений;

  • введение новых должностей;

  • изменение наименований должностей;

  • изменение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок;

  • ликвидация структурного подразделения (подразделений);

  • сокращение должности (должностей), штатной единицы (штатных единиц).

Внесение изменения в штатное расписание обычно знаменует собой начало некоторой процедуры, как правило, влекущей последствия для отдельных работников (меняется наименование должности, размер оплаты труда, работник подлежит увольнению в связи с сокращением численности или штата и т. д.).

Внимание

Любые изменения условий трудового договора отдельных работников, которые последуют за внесением изменения в штатное расписание, должны быть оформлены надлежащим образом, в большинстве случаев для их введения требуется согласие работника, соблюдение определенных сроков и т.д.

Яркий пример — сокращение численности или штата работников организации.

Часть 2 ст. 180 ТК РФ предусматривает одну из гарантий работникам, подлежащим увольнению по этому основанию, — о предстоящем увольнении они должны быть предупреждены работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой — работникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Поэтому изменения в штатное расписание вводятся в действие с определенной даты, с учетом срока для соблюдения процедуры увольнения работников.

Внимание

Дата издания приказа о внесении изменений в штатное расписание и дата вступления изменений в силу, как правило, не совпадают.

Таким образом, практически всегда за внесением изменений в штатное расписание следует выполнение работодателем определенных действий, сопровождающихся оформлением кадровых документов. С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены специалисты структурных подразделений, которые будут отвечать за эти последующие действия и оформление документов. Практикуется также ознакомление с приказом тех работников, которых затрагивают введенные изменения.

Остановимся на каждом из перечисленных выше вариантов изменений штатного расписания и на последствиях этих изменений для работников.

1. Создание новых подразделений, введение новых должностей

В случае принятия решения о создании в организации отдельного структурного подразделения, введения новых должностей работодатель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание организации. В таком приказе определяются:

  • наименование нового структурного подразделения;

  • наименование должностей и количество штатных единиц;

  • дата, с которой изменения вступают в силу.

Внимание

При этом приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может быть введен в действие сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих работников.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание нужно под роспись ознакомить тех сотрудников, которые несут ответственность за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

2. Изменение размеров должностных окладов, надбавок

Работодатель может принять решение об увеличении размера тарифных ставок (должностных окладов) и надбавок и с этой целью издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В таком приказе определяется:

  • перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;

  • размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;

  • дата, с которой изменения вступают в силу.

В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда (в т. ч. размер заработной платы) обязательны для включения в трудовой договор. Поэтому изменение размера заработной платы должно оформляться так же, как и любых других условий трудового договора. Это означает: после внесения изменений в штатное расписание со всеми работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

Внимание

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

В связи с этим с приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Ошибка

Обратите внимание, что мы остановились именно на увеличении размера оплаты труда работников. Это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников на изменения условий их трудовых договоров об оплате труда.

В последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ. Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера. Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников. Можно, конечно, попробовать получить "согласие" работников на уменьшение заработной платы, заключить соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, но нужно помнить о том, что любое вынужденное действие работника — это всегда вероятность конфликта, спора и финансовых последствий для работодателя.

3. Ликвидация структурных подразделений, сокращение должностей (штатных единиц)

Приняв решение сократить численность или штат работников организации, работодатель должен издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе должны быть определены:

  • наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;

  • дата, с которой изменения вступают в силу.

Если сокращаемые должности (штатные единицы) вакантны, то исполнение приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что служба персонала не подбирает новых работников на эти должности.

В противном случае работники, занимающие эти должности (штатные единицы), подлежат увольнению по сокращению численности или штата.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения.

Совет

В связи с особой сложностью и конфликтностью данного основания увольнения рекомендуем создавать в организации комиссию по сокращению. Создание такого коллегиального органа, в состав которого обычно входят самые опытные работники и представители профсоюза, помогает работодателю учесть все особенности прекращения трудовых договоров, обеспечить права работников и доказать объективность принятых решений в случае спора о законности увольнения.

Внимание

При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд не имеет права решать вопрос о целесообразности процедуры сокращения. Он оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.

В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).

Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе.

Правило

С учетом этих обстоятельств работники предупреждаются об увольнении персональными письменными уведомлениями, а не путем ознакомления под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Официальных требований к оформлению уведомления нет. Оно может быть оформлено на бланке, разработанным работодателем. Для того чтобы этот документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

  • уведомление должно содержать наименование работодателя;

  • оно должно быть зарегистрировано в специальной учетной форме;

  • текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящем увольнении работника, предполагаемой дате такого увольнения;

  • в тексте целесообразно указать гарантии, предоставляемые работникам в связи с увольнением по этому основанию;

  • уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это должностным лицом;

  • с уведомлением работник должен быть ознакомлен под роспись, с указанием даты ознакомления.

4. Изменение наименования должности (профессии, специальности)

Правило

Наименование должности работника в трудовом договоре должно соответствовать ее наименованию в штатном расписании.

В течение времени работы в компании наименование должности (профессии, специальности) работника может найти отражение в следующих документах:

Внимание

Изменение наименования должности (профессии, специальности) работника сопровождается внесением изменений в его личные документы.

Закрепление наименования должности (профессии, специальности) в документах работника при приеме на работу не означает, что это условие трудового договора должно оставаться неизменным вплоть до прекращения трудовых отношений.

Наименование должности (профессии, специальности) работника может измениться в двух случаях:

  1. Работник переводится на другую постоянную работу по другой должности (профессии, специальности), т. е. изменяется его трудовая функция.

  2. Наименование должности работника изменяется без изменения трудовой функции работника.

В первом случае (при переводе на другую постоянную работу) работник и работодатель заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором в т. ч. указывается новая должность (профессия, специальность). Затем издается приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, с которым работник знакомится под роспись. Далее записи о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника. Нужно отметить, что процедура перевода работника на другую постоянную работу четко регламентирована законом и технически не вызывает вопросов.

Проблема

Что же касается второго случая — изменения наименования должности работника без изменения трудовой функции, то последовательность действий в такой ситуации законодательно не урегулирована и поэтому представляет особую сложность.

Когда может возникнуть необходимость изменить наименование должности без внесения изменений в другие условия трудового договора?

Во-первых, такая потребность может быть продиктована изменениями в тех или иных нормативных документах, закрепляющих наименования должностей (профессий, специальностей).

Пример

Например, в трудовую функцию работника входила обязанность по уборке только служебных помещений. При этом, в соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками (ТКХ) по общеотраслевым профессиям рабочих, в штатном расписании, в трудовом договоре и в трудовой книжке профессия работника была названа "Уборщик производственных и служебных помещений".

Приказом Минздравсоцразвития России от 24.10.2005 № 648 "О внесении изменений в Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих" из ТКХ исключена характеристика профессии "Уборщик производственных и служебных помещений" 1–2-го разрядов. При этом тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих дополнены ТКХ профессий "Уборщик производственных помещений" 2-го разряда и "Уборщик служебных помещений" 1-го разряда.

Как в приведенном примере изменения в ТКХ должны быть отражены в документах работника? Последовательность действий работодателя в этой и подобных ситуациях следующая:

1. Уведомить работника об изменениях, внесенных в нормативные акты, в которых закреплено наименование его профессии.

2. Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (о переименовании профессии).

3. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору работника об изменении условия о наименовании профессии.

4. Внести запись о переименовании профессии в трудовую книжку.

5. Внести изменения в личную карточку работника.

Таким образом, изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Во-вторых, изменение наименования профессии в документах работника производится в тех случаях, когда оно было указано ошибочно.

Пример

Например, на основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку была внесена запись о приеме на работу и при этом допущена ошибка в наименовании должности/

Если при внесении записей в трудовую книжку работника были допущены ошибки, то они должны быть исправлены в соответствии с правилами, установленными нормативными актами, регламентирующими порядок ведения трудовых книжек.

Пример

Так, в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. Изменение записей производится путем признания их недействительными (без зачеркивания неправильных записей) и внесения правильных записей.

В-третьих, может возникнуть необходимость привести наименование должности (профессии, специальности) работника в соответствие с правовыми актами, по нормам которых работникам предоставляются определенные гарантии, льготы и преимущества или, наоборот, связаны определенные ограничения.

Пример

На практике наиболее распространены случаи, когда наименование должности (специальности, профессии) работника необходимо привести в соответствие с документами, дающими работнику право на досрочное назначение пенсии по старости.

Последовательность действий работодателя в этой и подобных ситуациях обычно следующая:

1. Установить несоответствие наименования должности (профессии, специальности) нормативным правовым актам, дающим работнику право на предоставление компенсаций и льгот или определяющим наличие ограничений.

2. Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (о приведении наименования профессии в соответствие с нормативными правовыми актами).

3. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору работника.

4. Внести запись о переименовании профессии в трудовую книжку.

5. Внести изменения в личную карточку работника.

Экспертная группа журнала "Справочник кадровика"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль