Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

81

Наименование организации

 

УТВЕРЖДАЮ

 

 

Наименование должности

ДОЛЖНОСТНАЯ

 

руководителя организации

ИНСТРУКЦИЯ

 

Подпись

Расшифровка подписи

 

 

 

Дата

 

 

 

(место составления)

 

 

ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена.

1.2. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению

 

наименование должности

1.4. Ведущий специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:

- Правилами внутреннего трудового распорядка;

- Инструкцией (положением) о секретариате компании;

- Положением о документообороте компании;

- Положением по работе с конфиденциальной информацией;

- Положением о персонале;

- настоящей должностной инструкцией;

1.5. Ведущий специалист по документообороту должен:

- знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и, в частности, деятельности секретариата; положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу организации в области документооборота и секретариата; а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- соблюдать правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив организации и в государственные архивы;

- знать организационную структуру, руководящий состав организации и ее структурных подразделений, специализацию деятельности организации;

- учитывать специфику работы с документами в связи с отраслевой принадлежностью организации;

- применять современные методы оформления и обработки документов;

- владеть английским языком (уровень не ниже "________________"); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования; отлично владеть навыками составления протокола;

- владеть навыками работы с компьютером: программы - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, Е-mail;

- знать и соблюдать правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС - не менее "___" внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон);

- знать схемы документооборота;

- соблюдать порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- соблюдать сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля исполнения документов;

- уметь пользоваться оргтехникой и другими средствами механизации управленческого труда;

- знать основы экономики, организации производства, труда и управления;

- знать законодательство о труде и охране труда;

- соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники;

- соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты работодателя;

- осуществлять финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности;

- участвовать в составлении планов, направленных на обучение подчиненного персонала;

- применять системы мотивации.

1.6. Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно

 

наименование должности

1.7. На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Должностные обязанности

Ведущий специалист по документообороту обязан:

2.1. Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.

2.2. Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании.

2.4. Планировать работу секретариата: представлять на согласование и утверждение планы работы секретариата, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение и т.д.

2.5. Участвовать в совершенствовании (создании, разработке) инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота (ЕСДО) в организации (электронного и бумажного ДО), разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании; проводить контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив; готовить справки о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке совещаний и собраний, организовывать их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей (государственную, коммерческую и служебную) тайну.

2.14. Выполнять поручения руководства компании.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции.

2.17. Разрабатывать систему мотивации подчиненного персонала.

2.18. …

3. Права

Ведущий специалист по документообороту имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности документооборота, на рассмотрение руководителя секретариата - предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя секретариата предложения о поощрении работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

3.8. …

4. Ответственность

Ведущий специалист по документообороту несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.3. Причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.


Наименование должности руководителя структурного подразделения

 

 

 

 

Подпись

Расшифровка подписи

Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
(при необходимости)


С инструкцией ознакомлены:

Наименования должностей работников

Подписи

Расшифровки подписей

 

Даты

 

В дело № 00-00

Подпись Дата



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль