Статья 66. Трудовая книжка

23

Андреева В.И.

канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Правила работы с трудовыми книжками конкретизированы в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (далее – Постановление о трудовых книжках), которым были утверждены:

– новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее, введенные в действие с 01.01.2004;

– Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила).

В названном постановлении указывалось, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938 г. и 1973 г.) действительны и обмену на новые не подлежат.

Указания по внесению записей в трудовую книжку содержатся в Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция), утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В Инструкции описаны общие требования к рукописному способу внесения записей в трудовую книжку, порядок заполнения в трудовых книжках сведений о работнике, о работе, о награждениях работника, о прекращении трудового договора и оформлении дубликата трудовой книжки.

К постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69приложены форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Во исполнение Постановления о трудовых книжках Минфином России был издан приказ от 22.12.2003 № 117н "О трудовых книжках", которым были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. На основании п. 44 Правил работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Работодатели приобретают бланки на платной основе у изготовителя или распространителя, с которыми заключают соответствующий договор. Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляет Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение "ГОЗНАК" Минфина России. Распространителями бланков могут быть юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем.

Доставка работодателям бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Работодатель должен определить, кто из работников будет приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них, а также как будет осуществляться их оплата. Как правило, приобретением бланков занимается административно-хозяйственный отдел (при его наличии) или лицо, уполномоченное руководителем организации.

Индивидуальный предприниматель, как правило, лично приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

В практике нередки случаи, когда гражданин, впервые поступающий на работу, сам приобретает бланк трудовой книжки и приносит его работодателю для заполнения. Использование такого бланка недопустимо, так как в Порядке обеспечения бланками говорится о покупке бланков трудовых книжек работодателями, а не гражданами. Работодатель должен использовать только те бланки, которые были приобретены и зарегистрированы в установленном приказом Минфина России порядке.

Из этого следует, что покупка бланка трудовой книжки самим работником не предусмотрена и является нарушением Порядка обеспечения бланками. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные самими гражданами.

Приобретенные работодателем бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны учитываться и храниться в бухгалтерии организации (п. 41 Правил). Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у бухгалтера (кассира) данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.

Приходно-расходная книга имеет установленную форму (Шаблон приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неешаблон), содержащуюся в приложении 2 к Инструкции по заполнению трудовых книжек. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серии и номера каждого бланка.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в помещении бухгалтерии в несгораемом сейфе.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, поэтому п. 42 Правил определяет порядок их выдачи лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, и предусматривает отчетность о расходовании бланков.

Бланки выдаются по заявке ответственного лица при возникновении потребности, т. е. при приеме на работу лица, не имеющего трудовой книжки, или при необходимости оформления дубликата трудовой книжки. Форма заявки устанавливается по усмотрению работодателя (Шаблон заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в неешаблон).

По окончании каждого месяца работник, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 42 Правил). Форма отчета устанавливается по усмотрению работодателя (Шаблон отчета о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в неешаблон).

В отчет включаются сведения не только об израсходованных по назначению бланках, но и о бланках, испорченных при оформлении или оставшихся по какой-либо причине неиспользованными. Заметим, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них не следует получать в бухгалтерии заранее, "впрок", без конкретной потребности, так как местом их хранения, как уже было показано выше, является бухгалтерия, а не кадровая служба.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил). Многих работодателей интересует вопрос о порядке взимания названной платы. Вопрос возникает в связи с тем, что в п. 42 Правил говорится о ежемесячной сдаче в бухгалтерию отчета не только о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, но и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. В сложившейся практике работнику предлагается сдавать деньги в кассу, а не ответственному за ведение трудовых книжек, с чем вполне можно согласиться.

Иногда работодатели удерживают стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша в нее из заработной платы работника, не учитывая при этом, что удержания из заработной платы производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (далее - ТК РФ) в ст. 137 и иными федеральными законами. Названный случай в ст. 137ТК РФ не предусмотрен, поэтому удержание возможно только по заявлению работника.

Работодатель обязан оформить трудовую книжку безвозмездно для работника при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, ст. 309 ТК РФ) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Однако, из этого правила есть исключение: такая обязанность у работодателя не возникает, если между сторонами трудового договора о дистанционной работе достигнуто соглашение о том, что сведения о такой работе в трудовую книжку вноситься не будут (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (см. комментарии к ст. 68, 72.1, 72.2, 84.1, 191 ТК РФ). Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, за исключением дистанционного работника, если при заключении трудового договора между сторонами было достигнуто соглашение о том, что сведения о такой работе в трудовую книжку вноситься не будут (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ),осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (см. комментарий к ст. 283 ТК РФ).

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).

Работодатель должен правильно организовать работу с трудовыми книжками, в частности назначить ответственного за их ведение. Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки работников, в организациях и на предприятиях эту работу поручают кому-либо из сотрудников (кадровикам – при наличии в организации кадровой службы или другим работникам – секретарям, бухгалтерам, менеджерам и т. д., если организация небольшая и не имеет кадровой службы). При наличии в организации кадровой службы обязанности по ведению трудовых книжек выполняет один или несколько работников этой службы (в зависимости от объема работы). При этом учитывается необходимость замены временно отсутствующего работника, отвечающего за трудовые книжки (отпуск, болезнь, командировка и т. п.).

Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), т. к. относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу. Если секретарь совмещает свои должностные обязанности с ведением кадрового делопроизводства, то приказы разных видов регистрируются в отдельных учетных формах и формируются в разные дела.

Издание данного приказа обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ. При издании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Шаблон приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжекшаблон) должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распорядительных документов по основной деятельности.

При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного приказа обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в должностные инструкции работников (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по основной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и постоянными сроками хранения, подлежат передаче в архив организации.

При отсутствии в штатном расписании организации кадровой службы или должности кадровика (инспектора по кадрам, специалиста по кадрам, менеджера по персоналу) в приказе о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкретизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в том числе с трудовыми книжками) будет дополнительной ("чужеродной"), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на должность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний или не даст согласия на поручение ему такой дополнительной работы, несмотря на установление за нее дополнительной оплаты.

В этом случае придется отменять ранее действовавший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику. Например, в небольшой организации кадровое делопроизводство, и в том числе трудовые книжки, было поручено вести бухгалтеру. После увольнения этого работника принятый на его место новый работник не дал согласия на выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня дополнительной работы по ведению кадрового делопроизводства. В результате этот участок работы был поручен секретарю организации, в связи с чем был издан соответствующий приказ.

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, должна осуществляться процедура приема-передачи документов, оформляемая соответствующим актом (Шаблон акта приема-передачи кадровой документациишаблон). Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников, и книги учета трудовых книжек и вкладышей в них. Подписи под таким актом ставят работник, передающий трудовые книжки, и работник, принимающий эти документы.

Составление названного акта часто представляет определенные трудности. Например, увольняется работник кадровой службы, отвечавший за ведение трудовых книжек, затем на его место принимается другой работник. В данном случае невозможна прямая передача дел от одного работника другому. В связи с этим можно предложить следующий порядок приема-передачи документов: увольняющийся работник передает дела своему непосредственному начальнику (руководителю кадровой службы) или (в небольшой организации) руководителю организации, а вновь принятый работник принимает дела у руководителя подразделения (организации). До подписания акта приема-передачи дел работник, принимающий трудовые книжки, должен проверить фактическое наличие трудовых книжек работников, их физическое состояние, а также наличие трудовых книжек, невостребованных уволенными работниками.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль