Аудит кадрового делопроизводства

654
Аудит кадрового делопроизводства проводится с целью проверки соответствия кадровой документации требованиям законодательства и внутренним регламентам организации. При выявлении нарушений определяются и оцениваются риски, принимается решение об их устранении.

Могут быть поставлены и другие цели: подготовиться к проверке контрольно-надзорных органов, оптимизировать систему кадрового учета и делопроизводства, определить квалификацию кадровых специалистов. При проведении аудита используется как сплошной метод – анализ всей кадровой (иногда и сопутствующей) документации, так и выборочный метод – анализ части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Возможно совмещение методов по различным группам документов.

Аудит кадровых документов: какие бумаги запрашивать

Для проведения аудита необходимо запросить основные документы и информацию:

  1. Трудовые книжки работников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  2. Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности.
  3. Личные карточки.
  4. Приказы по личному составу, отпускам.
  5. График отпусков.
  6. Журналы регистрации приказов.
  7. Личные дела.
  8. Штатное расписание, приказы о его утверждении, внесении изменений.
  9. Локальные нормативные акты, коллективный договор.
  10. Список работников, актуальный на дату проверки со следующими пояснениями:
    • работающих по совместительству;
    • работающих неполное рабочее время;
    • работающих по срочному трудовому договору;
    • несовершеннолетних;
    • имеющих группу инвалидности;
    • женщин, имеющих детей до 3 лет;
    • работающих по графику;
    • привлекаемых к работе в ночное время;
    • работающих на условиях совмещения должностей.
  11. От бухгалтерии должны быть запрошены расчетно-платежные ведомости за проверяемый период.
  12. Табели учета рабочего времени за проверяемый период.
  13. Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации.
  14. Информацию о наличии профсоюзной организации работников либо наличии представительного органа работников.
  15. Информацию о действующих в данном субъекте РФ региональных трехсторонних соглашений, отраслевых соглашений.

Проведение аудита кадрового производства

В процессе проведения аудита проверяется:

1. Оформление полномочий ответственного за кадровое делопроизводство.

2. Действующие локальные нормативные акты, их соответствие требованиям законодательства и внутренним регламентам организации, процедура утверждения, факт ознакомления сними работников под роспись. Должностные инструкции.

3. График отпусков, даты его утверждения, соответствие графику фактического порядка предоставления отпусков.

4. Штатное расписание, приказы на его утверждение и внесение изменений.

5. Трудовой договор с руководителем организации, соответствие условий договора учредительным документам.

6. Трудовые договоры с работниками. Правильность оформления и обоснованность заключения срочных трудовых договоров.

7. Оформление приказов по личному составу.

8. Документы по установлению неполного рабочего времени.

9. Документы по привлечению к работе в выходной день и сверхурочной работе (наличие письменных согласий работников, уведомлений о праве отказаться от привлечения к такой работе определенных категорий работников). При необходимости – получение необходимого согласия первичной профсоюзной организации.

10. Оформление изменений условий трудового договора.

11. Оформление процедуры расторжения (прекращения) трудовых договоров.

12. Оформление всех видов отпусков.

13. Порядок формирования приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации. Хранение приказов в зависимости от установленных сроков хранения.

14. Соблюдение порядка командирования работников.

15. Порядок учета рабочего времени (табели учета рабочего времени, графики работы).

16. Порядок ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек.

17. Порядок правильности и своевременности заполнения личных карточек работников.

18. Оформление договоров о материальной ответственности.

19. Оформление дисциплинарных взысканий.

20. Оформление дополнительной работы.

21. Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск(удержания) при увольнении.

22. Оформление трудовых отношений с работниками – иностранными гражданами.

Результаты аудита кадрового делопроизводства

По результату составляется аудиторский отчет, в котором указываются все выявленные нарушения, реквизиты документов, содержащих соответствующие нарушения, ссылки на нормативные правовые акты, которые были нарушены, оценка рисков, а также рекомендации по устранению нарушений.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль