Как обосновать численность белых воротничков

24
Каждый руководитель задумывается над тем, как оптимизировать затраты на персонал и повысить производительность его труда. Обосновать численность сотрудников – задача HR-а. Нормативы прошлых лет устарели, поэтому, если нужны честные цифры, без измерения затрат рабочего времени не обойтись. Обычно это очень трудоемкая процедура. Мы же предлагаем вариант, который сэкономит время и даст достоверный результат. Называется он метод моментных наблюдений.

Моментальное фото рабочего дня, или, как его еще называют, метод моментных наблюдений, заключается в наблюдении за работой сотрудников в отдельные моменты времени. В течение рабочего дня моменты для наблюдения чаще всего выбираются случайным образом. Этот метод не требует больших затрат времени и хорошо подходит для обоснования численности административного персонала. По сравнению с хронометражем и фотографией рабочего времени метод моментных наблюдений имеет 5 преимуществ.

1. Позволяет за короткий срок получить данные о потерях рабочего времени.

2. Прост в применении, не требует специальной подготовки.

3. К проведению наблюдений можно привлекать сотрудников с разным уровнем квалификации и различным функционалом.

4. Наблюдение можно осуществлять одновременно за большой группой работников.

5. Психологическая нагрузка на сотрудников меньше, поскольку контроль осуществляется не постоянно, а периодически.

Потренируемся в применении метода моментных наблюдений на конкретном примере. Возьмем условный отдел кадров, который состоит из трех человек. Начали…

Этап 1. Готовимся к наблюдению

Шаг 1. Определите цель наблюдения

В нашем случае – выявить потери рабочего времени сотрудников отдела кадров.

Шаг 2. Выберите объект наблюдения

Поскольку в нашем условном отделе кадров всего трое сотрудников, понаблюдаем за каждым из них. Если реальный отдел имеет большую численность, можете выбрать для наблюдения только часть персонала.

Пример

Разумный шаг – организовать наблюдение за сотрудниками, которые имеют наибольшие потери рабочего времени. Метод моментных наблюдений позволит обнаружить источники таких потерь и устранить их.

Пример

Можно выбрать работников со средней производительностью труда. Они отвечают предъявляемым к должности требованиям, трудятся без нареканий, но не являются передовиками. В этом случае метод выявит стандартную структуру затрат рабочего времени сотрудников отдела.

Шаг 3. Определите количество наблюдений

Подумайте, сколько надо наблюдать за сотрудниками, чтобы результаты были достоверными. Вам поможет специальная таблица (табл. 1).

Таблица 1. Таблица для определения необходимого числа моментов наблюдения
Уд. вес данного вида затрат рабочего времени К Число моментов (наблюдений) в условиях массового производства для вероятности равной 0,84 Число моментов (наблюдений) в условиях серийного и мелкосерийного производства для вероятности равной 0,92
Заданная степень точности (допустимая ошибка) Р, %
3 5 8 10 3 5 8 10
0,05 42 200 15 200 5950 3800 63 300 22 800 8925 5700
0,1 20 000 7200 2800 1800 30 000 10 800 4200 2700
0,15 12 600 4500 1770 1130 18 900 6750 2650 1800
0,2 8890 3200 1250 800 13 320 4800 1800 1200
0,25 6650 2400 940 600 10 000 3600 1400 900
0,3 5180 1870 730 490 7780 2800 1100 700
0,35 4120 1500 580 370 6200 2250 870 550
0,4 3330 1200 470 300 5000 1800 700 450
0,45 2700 980 380 250 4050 1470 570 370
0,5 2200 800 310 200 3300 1200 470 300
0,55 1820 650 250 160 2730 980 370 240
0,6 1480 530 210 135 2220 800 310 200
0,65 1200 430 170 110 1800 650 250 165
0,7 950 340 130 85 1430 510 180 130
0,75 720 270 105 70 1080 400 160 105
0,8 560 200 80 50 840 300 120 75
0,9 250 90 35 22 380 140 90 35

Пользоваться ею просто:

1. Определите тип производства: массовый либо серийный/мелкосерийный. Тип производства/деятельности зависит от характера, повторяемости и однотипности выполняемых операций.

Пример

Кадровики из примера выполняют повторяющиеся типовые операции, их работа автоматизирована, процедуры стандартизованы. Поэтому можем предположить, что их деятельность носит массовый характер.

2. Выберите степень точности или допустимую ошибку наблюдения (P, %). Эта ошибка показывает, насколько точные результаты мы хотим получить.

Обратите внимание: чем выше желаемая точность, тем большее количество наблюдений придется провести, и наоборот. Поэтому, чтобы получить достоверный результат, но не потратить слишком много времени, степень точности выбирают на уровне 8%.

3. Установите удельный вес конкретного вида затрат рабочего времени в виде коэффициента K. Он отражает вероятность застать работника за выполнением служебных обязанностей. Он варьируется в пределах от 0,05 до 0,9.

Пример

При установлении указанного коэффициента на уровне 0,9 мы ожидаем, что в 90% случаев наблюдений исследуемый работник будет занят.

Коэффициент удельного веса затрат рабочего времени определяется на основе имеющейся статистики либо опыта наблюдателя. Если вы не уверены или нет данных за прошлые периоды, установите коэффициент 0,5.

Пример

Мы присвоим K значение 0,75. Таким образом, общее количество требуемых наблюдений составит 130 (находится на пересечении 16-й строки и 4-го столбца табл. 1).

Количество наблюдений в таблице – это минимально рекомендуемая величина. Можно проводить и большее число наблюдений. В частности, если работа сотрудников носит нерегулярный характер либо выполняется периодически. Как, например, в случае со сдачей отчетности в начале и конце месяца.

Шаг 4. Вычислите количество обходов (N)

Эта величина показывает, сколько раз нужно обойти исследуемый участок или подойти к работникам, чтобы зафиксировать требуемое число наблюдений.

Число обходов получают путем деления количества наблюдений (рассчитанное в предыдущем пункте) на число сотрудников:

N = Количество наблюдений / Число сотрудников

N = 130 / 3 = 43,3 ≈ 44 обхода.

То есть в нашем примере наблюдатель должен 44 раза подойти к сотрудникам отдела и зафиксировать, чем они заняты.

Шаг 5. Рассчитайте продолжительность одного обхода

Если вы знаете длительность обхода, то сможете спрогнозировать затраты времени на наблюдения и рассчитать численность наблюдателей.

Продолжительность обхода (Т обх) определяется как:

Т обх = Длина обхода / Средняя длина 1 шага × Средняя продолжительность 1 шага.

Средняя длина одного шага составляет 0,6 м, а его средняя продолжительность равна 0,015 мин. В нашем случае длина обхода соответствует пути, который проходит наблюдатель до места работы кадровиков, и равна 120 м.

Таким образом, продолжительность обхода составит:

Т обх = 120 / 0,6 × 0,015 = 3 мин.

Шаг 6. Установите число моментов, которые будете фиксировать за 1 рабочую смену (день)

Чтобы определить количество моментов (М), которые предстоит зафиксировать за одну смену, используйте формулу:

М = Продолжительность смены / Длительность обхода × К несовпадения.

К несовпадения – это коэффициент, учитывающий несовпадение времени обхода (отклонения). Он принимается в пределах 0,5 < К < 0,7.

Примем К несовпадения равным 0,7, тогда количество моментов составит:

М = 480 / 3 × 0,7 = 112.

Получается, что один человек сможет выполнить необходимое количество наблюдений (130 раз) в течение двух рабочих дней.

Шаг 7. Определите время наблюдения

Теперь продумайте, когда именно (часы, минуты) наблюдатель будет подходить к сотрудникам. Проводите наблюдения в случайные моменты, чтобы сотрудник не мог подстроиться под расписание посещений.

Интервал наблюдения можно определить произвольно. Но с целью повышения достоверности результата лучше делать это при помощи генератора случайных чисел.

К примеру, в программе MS Excel есть формула, которая позволяет генерировать случайные числа в определенном диапазоне: СЛУЧМЕЖДУ(нижняя_граница;верхняя_граница). Поскольку в нашем примере необходимо произвести всего 130 наблюдений, мы равномерно распределим их по двум дням. Таким образом, в первый и второй день надо будет сделать по 22 обхода (130 / 2 / 3 = 22).

В MS Excel забиваем формулу СЛУЧМЕЖДУ(9;18) в 22 верхние ячейки таблицы и формулу СЛУЧМЕЖДУ(0;59) – в нижние. В итоге получаем моменты времени, выбранные случайным образом (табл. 2).

Таблица 2. Определение времени наблюдений в MS Excel
Час СЛУЧМЕЖДУ(9;18) 10 9 12 12 14 10 14
Мин СЛУЧМЕЖДУ(0;59) 49 30 14 21 29 28 46

Итак, наблюдатель совершит обходы в 9:30, 10:28, 10:49 и т. д. Такую же таблицу можно составить и для второго дня наблюдений.

Шаг 8. Подготовьте бланк наблюдений

Бланк наблюдений состоит из двух частей: лицевой и оборотной.

На лицевой стороне (рисунок) укажите основные детали: Ф. И. О. наблюдателя и наблюдаемого; время начала и окончания наблюдения; необходимое количество моментов; число обходов.

На оборотной стороне бланка отмечаются результаты наблюдений.

Форма оборотной стороны зависит от выбранной системы учета.

Лицевая сторона бланка наблюдений

Как обосновать численность белых воротничков

Вариант 1. Для фиксации моментов наблюдатель использует условные обозначения (штрихи, точки и соединяющие их линии) (табл. 3). Каждый из знаков обозначает единичный факт, а полностью заполненная клетка из 10 знаков – 10 моментов наблюдения.

Такой вариант применяется в статистических наблюдениях и позволяет быстро записывать и суммировать результаты.

Таблица 3. Оборотная сторона бланка наблюдения (вариант 1)
Затраты рабочего времени Результаты наблюдения
Подготовительно-заключительное время Как обосновать численность белых воротничков Как обосновать численность белых воротничков
Оперативное время Как обосновать численность белых воротничков Как обосновать численность белых воротничков Как обосновать численность белых воротничков Как обосновать численность белых воротничков
Вспомогательная работа Как обосновать численность белых воротничков
Обслуживание рабочего места Как обосновать численность белых воротничков

Вариант 2. Каждому из видов затрат рабочего времени присваивается индекс (табл. 4). Это позволяет проанализировать структуру затрат времени по каждому из объектов наблюдения.

Таблица 4. Оборотная сторона бланка наблюдения (вариант 2)
Время наблюдения Ф. И. О.
Иванова В.С. Петрова И.К. Сидорова А.Т.
9:30 ПЗ ПЗ ПЗ
10:28 ОП ОП ОП
10:49 НТД ОП ОП
12:14 В ОТЛ ОП
12:29 В ОП ОТЛ

Чтобы правильно разнести в бланке результаты, опишите виды деятельности, которые будете изучать и регистрировать. Мы использовали такую классификацию:

Таблица 5. Классификация видов деятельности
Вид деятельности Код
Подготовительно-заключительная ПЗ
Обслуживание рабочего места ОРМ
Оперативное время ОП
Вспомогательная В
Простои по организационно-техническим причинам ОТП
Простои, связанные с нарушением трудовой дисциплины НТД
Отдых и личные надобности ОТЛ
Нераспознанное НРП

Этап 2. Исследуем затраты рабочего времени

На этом этапе измеряются затраты рабочего времени. Наблюдатель в указанное в бланке время подходит к сотрудникам и делает отметки на оборотной стороне. Если непонятно, чем занят сотрудник, следует уточнить это у него самого.

Советуем предупредить участников о начале исследования, разъяснить его цели и осмотреть место наблюдения.

Этап 3. Обрабатываем результаты

Начните с подсчета числа моментов наблюдения по каждому из видов затрат рабочего времени.

Далее определите суммарное количество наблюдений и рассчитайте долю каждого из видов затрат в общей сумме. В таблице 6 собраны результаты наблюдений за сотрудниками в нашем примере.

Таблица 6. Результаты наблюдения
Вид деятельности Код Кол-во моментов %
Подготовительно-заключительная ПЗ 6 5
Обслуживание рабочего места ОРМ 3 2
Оперативное время ОП 84 65
Вспомогательная В 13 10
Простои по организационно-техническим причинам ОТП 3 2
Простои, связанные с нарушением трудовой дисциплины НТД 14 11
Отдых и личные надобности ОТЛ 7 5
Нераспознанное НРП 0 0
ИТОГО 130 100

Из таблицы 6 видно, что потери рабочего времени составили 13%. Из них 11% – на совести сотрудников. Если работодатель устранит эти потери, производительность труда персонала и его загрузка увеличатся. Поэтому особое внимание нужно уделить анализу причин, по которым сотрудники теряют рабочее время. Для этого желательно, чтобы наблюдатель делал комментарии, отмечал, на что оно расходуется. Такой подход позволит разработать мероприятия для устранения непроизводительных потерь времени.

Пример

В нашем условном отделе кадров потери рабочего времени были вызваны традиционными причинами: разговорами на посторонние темы, чаепитием, поиском в Интернете информации, не связанной с работой. Их устранение связано главным образом с улучшением производственной дисциплины и усилением ее контроля.

Надеемся, что пройдя с нами всю процедуру оценки затрат рабочего времени с помощью метода моментных наблюдений, вы сможете самостоятельно применить его у себя в компании. Ведь если стоит задача снизить потери рабочего времени и обосновать численность административно-управленческого персонала, этот метод – то, что вам нужно.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль