Сроки исполнения кадровых документов

159
Сотрудники кадровой службы участвуют в процессе исполнения документов, например заявлений работников. Но специалисты службы персонала не всегда могут выполнить кадровые поручения директора в одиночку.

Нередко качество и сроки решения кадровых вопросов зависят от действий работников других подразделений. Но как быть, если сотрудники компании избегают брать ответственность на себя и не исполняют документы в срок? Редко какой руководитель хотя бы раз не задавался этим вопросом. Поговорим о том, как исключить ситуации, в которых возникают проблемы с исполнением документов, в том числе по личному составу.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Представим себе ситуацию: компания очень заинтересована в заключении договора, который должен принести большую прибыль, перевод некоторых сотрудников на другие проекты и выплату премий работникам. Но  из-за затянувшегося прохождения документов заказчик решает заключить договор с другой компанией, в которой все вопросы решаются без бюрократии и в более короткие сроки.

Другая похожая ситуация: в компанию поступил запрос на выполнение заказа, однако сотрудник, ответственный за этот участок работы, заболел, вопрос о его замещении другим работником не был решен своевременно, в результате чего документы пролежали две недели. А когда работник вернулся с больничного и позвонил потенциальному клиенту, оказалось, что последнему уже не требуются товары или услуги компании, поскольку он нашел другого исполнителя.

Мы обозначили далеко не все проблемы, которые могут возникнуть в связи с плохой исполнительской дисциплиной и отсутствием контроля движения документов. Несоблюдение сроков выполнения отдельных кадровых процедур, отсутствие отдельных документов может привести и к судебным разбирательствам.

Проблемы компании, связанные с неисполнением документов:

  • неполучение прибыли;
  • судебные споры;
  • административные санкции и штрафы;
  • доначисление налогов и финансовые санкции

ПРИМЕР

Ч. просил признать его увольнение за прогул незаконным, так как работодатель нарушил порядок увольнения, срок наложения дисциплинарного взыскания, предусмотренный ст. 193 Трудового кодекса РФ, не ознакомил Ч. с приказом об увольнении под подпись.

Представитель работодателя считает, что нарушения сроков привлечения к дисциплинарной ответственности не было, т. к. обнаружение проступка, т. е. отсутствие Ч. на работе без уважительных причин было установлено только после получения от него объяснений. Ранее уволить Ч. не представлялось возможным, так как не было информации о причинах его отсутствия на рабочем месте. Также ответчик указал, что акт об отсутствии на работе и приказ об увольнении были предоставлены Ч., однако он отказался их подписывать.

Суд указал, что не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания, которое применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под подпись, то составляется соответствующий акт.

Суд установил, что ответчиком был нарушен месячный срок для наложения дисциплинарного взыскания, работодатель не ознакомил работника под подпись с приказом о наложении дисциплинарного взыскания. Доводы ответчика о том, что месячный срок для применения дисциплинарного взыскания должен исчисляться с даты представления Ч. письменных объяснений, не основаны на нормах действующего законодательства. Несостоятельны и ссылки работодателя на то, что Ч. были предоставлены акт об отсутствии на рабочем месте и приказ об увольнении, поскольку в этой ситуации должен быть составлен соответствующий акт. Надлежащим образом составленный акт об отказе работника ознакомиться с актом об отсутствии на рабочем месте и с приказом об увольнении суду представлен не был (определение Кемеровского областного суда от  16.12.2011 по делу № 33–14118).

Одним из самых серьезных случаев неисполнения документов является неисполнение решений судов и требований судебных приставов.

НЕ УПУСТИТЕ ИЗ ВИДУ

Нарушение лицом, не являющимся должником, законодательства об исполнительном производстве, выразившееся:

в невыполнении законных требований судебного пристава-исполнителя;
представлении недостоверных сведений об имущественном положении должника;
утрате исполнительного документа;
несвоевременном отправлении исполнительного документа;
неисполнении требований исполнительного документа, в т. ч. полученного от взыскателя,
– влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 15 000 до 20 000 руб.; на юридические лица – от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 3 ст. 17.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Довольно часто, понимая все проблемы неисполнения или несвоевременного исполнения документов, руководство компании ничего не может поделать с исполнительской дисциплиной. Почему так происходит? Назовем самые популярные недочеты в работе с документами.

В отдельных организациях не все документы проходят процедуру регистрации. Входящие документы или внутренние документы, требующие исполнения, передаются непосредственно исполнителям, и дальше развитие ситуации зависит от ответственности и особенностей работы этого сотрудника.
Некоторые делопроизводители самостоятельно проводят отбор важных документов и не регистрируют документы, которые могут быть очень ценными.
Даже после процедуры регистрации документов и назначения ответственных исполнительных не ведется контроль исполнения документов.

Также очень важно отношение руководства к исполнению документов. Если руководитель компании считает возможным не исполнять документы, переносить месяцами сроки их исполнения, не обращает внимания на несвоевременность исполнения поручений, то в этом случае исполнительская дисциплина тоже будет хромать во всех подразделениях без исключений.

Какие же существуют способы борьбы с неисполнением документов в организации?

ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Централизованное делопроизводство облегчит

  • поиск документов;
  • контроль исполнителей;
  • сбор статистики по исполнению документов.

Централизация делопроизводства, как ни странно, отлично способствует решению проблемы исполнения документов. Если документы регистрируются в каждом структурном подразделении обособленно, то целостного контроля их исполнения не происходит. Если же в компании имеется единая централизованная система регистрации документов, это многое упрощает.

Однако в некоторых ситуациях централизация нецелесообразна. Так, если в компании с разветвленной структурной или в крупном холдинге документы будут регистрироваться в одном месте, то это приведет к бюрократическим проволочкам, когда в структурное подразделение (к исполнителю) документы будут поступать с опозданием.

Обратите внимание

По общему правилу централизованная система регистрации документов более благоприятна для компании, поскольку позволяет вести контроль исполнения документов в одном месте.

Поэтому в организациях со сложной структурой, имеющей сеть обособленных структурных подразделений, чаще всего документы регистрируются по особым правилам. Например, все входящие документы, направленные в адрес руководства компании, а также исходящие документы, подписанные руководителем, внутренние документы, созданные в головном офисе, регистрируются в одном месте (в канцелярии, общем отделе или секретариате). А входящие документы, направленные в адрес обособленных структурных подразделений или подписанные их руководителями, регистрируются непосредственно в этих подраз- делениях.

СОВЕТ

Если наладить централизованный документооборот в крупной компании со сложной структурой нельзя, то целесообразно организовать контроль или проверку исполнительской дисциплины в структурных подразделениях.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Все индивидуальные предприниматели регистрируют документы любого вида (входящие, исходящие и внутренние). Эта процедура обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, т. е. регистрируются организационно-распорядительные, бухгалтерские, кадровые и др. документы.

Процедура регистрации необходима для решения многих важных задач:

  • количественный учет документов;
  • обеспечение сохранности документов, устранение возможности их утраты;
  • восстановление информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий;
  • обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
  • обеспечение возможности ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам работников и третьих лиц.

НЕ УПУСТИТЕ ИЗ ВИДУ

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве. Основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная и карточная. Регистрационные номера присваиваются документам в пределах календарного года. Выходящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно: входящие в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания или утверждения.

Среди наиболее распространенных ошибок при регистрации можно выделить следующие:

  • все поступающие документы регистрируются службой документационного обеспечения управления (ДОУ);
  • нет перечня документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Кстати, могут быть полезны даже рекламные объявления.

ПРИМЕР

Предложения об обучении сотрудников могут быть эффективно использованы для повышения квалификации работников, а предложения о продажах канцтоваров, аренде помещений или перевозках могут помочь снизить затраты компании.

Для построения системы контроля исполнения документов при их регистрации следует учитывать некоторые рекомендации.

Очень внимательно относитесь к тем документам, которые не регистрируются в компании, поскольку чем больше будет таких документов, тем меньше будет контроль за исполнительской процедурой.
Отдельно регистрируйте входящие, исходящие и внутренние документы, четко установите подразделения, в которых регистрируются те или иные документы. Это позволит быстрее находить документы и устанавливать исполнителя и сроки.

Регистрация входящих документов

Сроки исполнения кадровых документов

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Во многих компаниях есть инструкции по делопроизводству, но большинство сотрудников не читают или невнимательно изучают данные локальные нормативные акты и, к сожалению, плохо ориентируются в требованиях, в т. ч. и к исполнению документов. В подобной ситуации имеет смысл разработать более понятный и простой документ, который бы позволял определять:

виды документов, которые используются в структурных подразделениях;
порядок регистрации документов в структурном подразделении;
взаимоотношения между структурными подразделениями.

Обратите внимание

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но усложняет работу с документами в компании.

Таким документом может стать график документооборота (приложение 1).

Сроки исполнения кадровых документов

График документооборота дает возможность проследить весь жизненный цикл документа: от создания или получения до исполнения или отправления. В этом документе показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документами, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур. Обычно график составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются лица, ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также срок обработки документов, порядок их подготовки к оперативному хранению и процедура передачи их в архив.

СОВЕТ

Помимо инструкции по кадровому делопроизводству разработайте график документооборота отдела кадров, выделяющий основные документы по личному составу и порядок их движения и контроля исполнения. В обязательном порядке определите лиц, ответственных за разработку, согласование и утверждение кадровых документов. Если в вашей компании предусмотрено обязательное согласование отдельных документов, особое внимание уделите этой процедуре.

НАЗНАЧЕНИЕ ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Задачи, которые решит организация системы контроля

• учет хода исполнения документов;
• выявление нарушений сроков исполнения;
• информирование руководителя о ходе исполнения документов;
• выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;
• повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное и качественное исполнение поручений;
• укрепление исполнительской дисциплины.

Другая эффективная мера борьбы с плохой дисциплиной при исполнении документов – назначение лиц, ответственных за исполнение конкретных видов документов.

Контроль исполнения документов осуществляют руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ и ответственные исполнители. Например, за документы по личному составу может нести ответственность начальник отдела кадров, за юридические документы – начальник юридического отдела, за бухгалтерские – главный бухгалтер и т. д.

На практике незачем требовать исполнения документов от конкретного исполнителя, если ответственным за исполнение документов является руководитель, на которого возложены обязанности по контролю за исполнительской дисциплиной.

Помните, что ответственность за систему документооборота всегда возложена даже не на делопроизводителя, а на руководителя компании. Данная позиция подтверждается и судебной практикой.

ПРИМЕР

Московский городской суд в определении от  17.06.2010 по делу № 33–17946 назвал просчеты в работе руководителя, при наличии которых его работа может быть признана неудовлетворительной. Так, если в компании имеется неудовлетворительная организация системы документооборота, не определены лица, ответственные за своевременное прохождение документов, это может привести к возникновению претензий учредителей компании и постановке вопроса о материальной ответственности руководителя.

В интересах руководителя компании, который стремится грамотно делегировать полномочия, назначить ответственных за своевременное прохождение документов в каждом структурном подразделении, что будет способствовать повышению исполнительской дисциплины. Это можно сделать путем издания приказа (приложение 2).

Сроки исполнения кадровых документов

Если же ответственные должностные лица не назначены, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого, а значит, и поставленных целей компания не добьется.

СИТУАЦИЯ

Нужно фиксировать получение документа исполнителем.

Передавать документы исполнителям принято под подпись для подтверждения факта получения документа и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

В крупных организациях при передаче в структурные подразделения большого количества поступивших документов во избежание потерь документов, путаницы с их передачей желательно составлять реестр (опись) переданных на исполнение документов. Для внутренних документов в крупных организациях рекомендуется оформить лист рассылки документа (приложение 3), который будет в письменной форме подтверждать факт его передачи на исполнение.

Сроки исполнения кадровых документов

Контроль исполнения документов 

Сроки исполнения кадровых документов

Установление сроков исполнения документов

Установить сроки исполнения документов можно:

  • в самом документе;
  • в инструкции по делопроизводству;
  • в графике документооборота.

Сроки исполнения исчисляются, как правило, в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления. Учтите, что в случае отсутствия в документе сроков его исполнения он может не исполняться вовсе.

Как мы уже отметили, не все сотрудники хорошо знакомы с требованиями инструкции по делопроизводству, а значит, имеет смысл указывать сроки исполнения (конкретной календарной даты) в самом документе. Это может быть сделано двумя способами.

Сроки исполнения кадровых документов

Не секрет, что иногда сотрудники имеют привычку до последнего держать документы и отчитываться по ним с опозданием. В этой связи сроки желательно устанавливать с запасом, поскольку в некоторых случаях документы требуют согласования, доработки, внесения изменений.

НЕ УПУСТИТЕ ИЗ ВИДУ

Типовые сроки исполнения документов могут измениться с принятием нового нормативного правового акта, а индивидуальные – по указанию руководителей, которые их установили. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право, как правило, только автор документа.

Переносить сроки исполнения документов нежелательно. Документы, сроки которых постоянно переносятся, исполняются неэффективно. Однако в отдельных ситуациях исполнитель документа вынужден обращаться к руководителю с докладной запиской с просьбой о перенесении срока по объективным причинам. Решение о перенесении срока исполнения отражается в резолюции руководителя на докладной записке.

Кроме того, должны постоянно вестись проверка соблюдения сроков и статистика нарушения сроков.

ПРИМЕР

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:

  • заданий последующих лет – ежеквартально;
  • заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;
  • заданий текущего месяца – каждые 10 дней, а последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т. е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководителя и помогая организовать исполнение документа.

СОВЕТ

Анализируя состояние исполнительской дисциплины, важно устанавливать причины срыва сроков исполнения документов. Здесь поможет разработка классификатора причин неисполнения документов, например:

01 – направление исполнителя в командировку;

02 – временная нетрудоспособность исполнителя;

03 – несвоевременная передача документа исполнителю;

04 – ошибка в установлении сроков исполнения документа;

05 – непредставление информации исполнителю другими сотрудниками организации и т. д.

Контроль исполнения документов включает

  • постановку документа на контроль;
  • проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
  • проверку и регулирование хода исполнения;
  • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Указанные нами меры формально-срокового и предупредительного контроля будут стимулировать структурные подразделения и отдельных сотрудников выполнять свои обязанности эффективно, чтобы потом, когда будут собираться статистические данные, не оказаться в черном списке. Когда исполнительская дисциплина на виду и под контролем, никому не хочется быть хуже всех.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Правильное оформление реквизитов

В процессе контроля исполнения документа оформляются два реквизита: отметка о контроле и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизит «Отметка о контроле» включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом на служебном поле документа в правом верхнем углу.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа исполненного документа, подлежащего списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. На внутренних документах отметка об исполнении имеет краткую форму, включая лишь слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, подпись исполнителя документа и дату списания его в дело. На исполненных поступивших письмах отметка, как правило, имеет полную форму, включая краткие сведения о результатах исполнения.

МОТИВАЦИЯ ПЕРСОНАЛА

Один из путей борьбы с неэффективным исполнением документов – мотивация персонала. Не секрет, что исполнительская дисциплина в компании повышается, когда сотрудники заинтересованы рублем.

ПРИМЕР

В  ОАО «РЖД» введены в действие положения, направленные на усиление мотивации персонала, а в критерии премирования входят критерии исполнения документов в поставленные сроки.

Критерий «Качество и соблюдение сроков исполнения документов».

Сроки исполнения кадровых документов

Выполнение задач в срок позволяет оценить эффективность работы сотрудника и выплатить ему премию.

Корпоративная система премирования работников ОАО «РЖД», безусловно, имеет много положительных сторон. Работник видит, как оценивается его труд, и при более высоком вкладе в рабочий процесс вправе рассчитывать на материальное поощрение. Размер премирования и его расчет являются достаточно прозрачными – система расчета наглядно представлена в положении о премировании, специалисты отдела кадров всегда могут прокомментировать особенности расчета премии. И при этом видно, какой работник исполняет документы в срок, а какой затягивает выполнение задач. Думается, что введение подобной практики в других компаниях также может быть очень эффективным.

В заключение отметим, что проблему исполнения документов каждая компания решает самостоятельно. Одни работодатели все возможные варианты прописывают в локальных нормативных актах, другие надеются на добросовестность персонала. Но поскольку проблема исполнения документов возникает у многих, она однозначно требует решения и самого пристального внимания.

СИТУАЦИЯ

Можно утвердить сроки исполнения отдельным документом

Чтобы свести к минимуму споры по поводу сроков исполнения отдельных документов, можно определить эти сроки на локальном уровне, изложить эту информацию в табличной форме и утвердить, например, в качестве приложения к инструкции по делопроизводству (приложение 4).

Сроки исполнения кадровых документов

Такой перечень позволяет исполнителям легко ориентироваться и выполнять поручения точно в срок. Если же документ требует срочного исполнения, то индивидуальные сроки могут устанавливаться руководителями.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль