Адаптация молодых специалистов: законы успеха

153
В каждом коллективе складываются свои отношения взаимной зависимости, требовательности, ответственности за совместно выполняемую работу, взаимопомощи, действуют свои формальные и неформальные законы.

 Для молодого специалиста приход в трудовой коллектив — непростое морально-психологическое испытание, связанное прежде всего с необходимостью переоценки прежнего образа жизни, отказом от определенных привычек и установок и принятием устоявшихся традиций и обычаев компании-работодателя.

Многие работодатели используют кадровую стратегию привлечения молодых сотрудников без опыта работы с последующим обучением в компании. При этом менеджеры по работе с персоналом должны осознавать особую ответственность за данную категорию сотрудников, т. к. успешный (или неуспешный) процесс их адаптации окажет влияние на формирование базовых установок и структуру рабочей мотивации на всю дальнейшую жизнь. В этом случае ответственность HR-менеджеров схожа с ответственностью первой учительницы, от которой во многом зависит дальнейшее отношение человека к обучению.

Проблемы адаптации молодых специалистов

Одна из наиболее частых проблем, возникающих у молодых работников без стажа, связана с непониманием уровня, на котором им разрешается принимать самостоятельные решения. Молодежь часто стремится к самостоятельности и креативности и очень удивляется, когда говорят, что нужно следовать положениям должностной инструкции, внутреннего регламента и прочим локальным документам. Если в предыдущей учебной деятельности таких сотрудников новизна и необычность решения только приветствовались (конечно, это зависит от специфики учебного заведения), то в рабочей среде они должны действовать по правилам, а вносить изменения можно только в рамках предоставленных им полномочий. В связи с этим молодые самостоятельные и амбициозные сотрудники могут испытывать сильнейший внутренний конфликт, который не только нарушает их адаптацию в рамках конкретной должности, но и формирует негативное отношение к работе вообще.

Если сложилась подобная ситуация, менеджеру по работе с персоналом для начала следует провести с новым сотрудником ряд бесед и попытаться сформировать у него более реалистичный взгляд на работу: объяснить важность и необходимость соблюдения правил и установленных бизнес-процессов. Разъяснить, когда, кому и в каком виде лучше вносить предложения по поводу проведения тех или иных изменений, побеседовать с непосредственным руководителем и скорректировать стиль взаимодействия с работником, акцентируя внимание на уважительном и внимательном отношении к его инициативам и объяснении правил внесения предложений.

Еще одним камнем преткновения адаптационного процесса может стать несоблюдение режима работы, указанного в правилах внутреннего трудового распорядка. Учебная деятельность студента в вузе предполагает непрерывность внимания в течение полутора академических часов, затем наступает перерыв, и, как правило, начинается новый предмет. На работе все меняется: заниматься приходится одним и тем же, а перерыв наступает через четыре часа после начала работы. В первые месяцы работы новые сотрудники без стажа могут испытывать сильное перенапряжение (ведь их организм еще не привык к рабочему ритму) либо периодически отвлекаться на общение с коллегами или при наличии Интернета надолго зависать в социальных сетях и прочих интересных для них ресурсах. Следует заметить, что отсутствие своевременной адаптации к режиму работы в сочетании с ненадлежащим контролем исполнения приводит к появлению в офисах молодых работников с опытом работы от одного года до трех лет, увлеченно коммуницирующих в виртуальных сетях в рабочее время. Столкнувшийся с такой ситуацией менеджер по работе с персоналом должен:

  • совместно с непосредственным руководителем провести разъяснительную беседу с сотрудником и указать ему на нарушение правил использования рабочего времени;
  • обратиться в  ИТ-отдел с просьбой о блокировании доступа данного сотрудника к Интернету / подобным сайтам на рабочем месте (бесконтрольным останется лишь личный мобильный телефон).

На что стоит обратить внимание молодому специалисту при адаптации

Особого внимания при адаптации требует осознание молодыми специалистами своей ответственности за выполнение возложенных на них функций, а также своевременное информирование о возникающих проблемах и причинах отсутствия на рабочем месте, о невозможности выполнять свои обязанности и пр. Данная категория сотрудников не всегда понимает, что их работа — звено одной большой цепи и провал на их участке обусловливает плохой общий результат работы компании. Они могут не осознавать важности своего вклада в коллективный результат, т. к. у них нет (или мало) опыта коллективной работы, учеба — это индивидуальная деятельность.

В таком случае менеджер по работе с персоналом должен совместно с непосредственным руководителем провести беседу с сотрудником: показать, как результат его работы сказывается на общей деятельности компании; подчеркнуть важность его вклада в общее дело (это можно наглядно продемонстрировать на картах бизнес-процессов, если таковые имеются); узнать, с какими трудностями сталкивается новый сотрудник в ходе трудовой деятельности, и при необходимости помочь ему наладить коммуникацию с другими работниками. Основным акцентом такой беседы должно быть расширение представления работника об индивидуальной деятельности в масштабе всей компании.

Еще одна зона повышенного внимания — применение тех или иных критериев оценки деятельности молодых сотрудников без стажа работы. Если не заострять на этом внимания, новые работники могут сформировать собственные критерии эффективности. При этом в силу отсутствия рабочего опыта и весьма умозрительного понимания того, что может служить критерием оценки работы, молодые сотрудники нередко направляют усилия на то, что кажется им интересным и увлекательным, а не на то, что является необходимым. Например, промоутерам важно не просто обратить на себя внимание проходящего мимо человека, но и проинформировать его о товаре, проводимой акции, а также наладить обратную связь с потенциальным клиентом.

Очень важно сформировать план действий нового сотрудника. Принцип декомпозиции является обязательным: сначала определяются основные задачи, затем для выполнения каждой из них формируется список подзадач в порядке их исполнения. Такой способ формирования плана помогает новому работнику понять связь результатов с конкретными действиями в рамках бизнес-процессов.

Выдержка из должностной инструкции, составленной по принципу декомпозиции, приведена в табл. 1 (аналогично можно составить план действий для выполнения любой задачи).

Таблица 1. Направления деятельности (фрагмент должностной инструкции менеджера по работе с клиентами, составленной по принципу декомпозиции)

Адаптация молодых специалистов: законы успеха

Сначала проводится декомпозиция деятельности по направлениям, затем в п. 2 — декомпозиция второго уровня (что именно понимается под управлением взаимоотношениями с клиентами). Выделение направлений деятельности позволяет сформировать укрупненный взгляд на работу, понять основные зоны ответственности. На уровне описания функций проводится декомпозиция третьего уровня: подробно и последовательно описываются процессы подготовки коммерческого предложения; организации и контроля подготовки проекта клиенту; заключения договоров (аналогично описываются и другие пункты). Пример декомпозиции третьего уровня приведен в табл. 2.

Адаптация молодых специалистов: законы успеха

Способы описания, представленные в табл. 1 и 2, позволяют дать структурированное представление о деятельности работника, связать результаты с конкретными действиями, показать последовательность осуществления операций.

Итак, при адаптации молодых специалистов необходимо ознакомить их со всеми нормативными документами и правилами, определяющими работу на данной должности. Особое внимание при этом следует уделить:

  • наблюдению нового сотрудника за опытными работниками для усвоения правил поведения (с соответствующими комментариями по поводу связи действий с целями и результатами и с учетом возможных ошибок);
  • основаниям для принятия решений новым сотрудником, а именно тому, что он вправе изменить в своей деятельности, в чем он может проявлять самостоятельность и креативность, какие действия и решения должен согласовывать с начальником и что не подлежит изменению, в чем он всегда должен строго соответствовать установленным правилам;
  • контролю над соблюдением новым сотрудником режима рабочего времени в период адаптации, а также четкому разграничению им рабочего времени и личных дел;
  • пониманию новым сотрудником ответственности за вверенную ему работу; контролю его пребывания на рабочем месте в положенное время; соблюдению корпоративных правил, а также вкладу, вносимому им в общий результат работы компании и других сотрудников;
  • осознанию новым работником критериев оценки своей деятельности и их связи с материальным и нематериальным вознаграждением;
  • составлению подробного плана задач работника на адаптационный период по принципу декомпозиции;
  • контролю со стороны менеджера по работе с персоналом над своевременным оборудованием рабочего места нового сотрудника, внесением его реквизитов во все корпоративные справочники, подключением ко всем корпоративным программам и т. д.;
  • контролю со стороны менеджера по работе с персоналом над своевременным проведением всех видов инструктажа, вводного обучения и других обязательных процедур;
  • разъяснению в рамках школы новичка либо в личном диалоге с работником корпоративных правил по взаимодействию с руководителями; разъяснению особенностей стиля управления его непосредственного руководителя; моделированию грамотного поведения подчиненного; пониманию основ менеджмента (необходимость планирования, координации, контроля деятельности подчиненных их руководителями). Так, некоторые новые сотрудники воспринимают запрос на отчетность как признак недоверия со стороны руководителя, а детальное планирование действий подчиненных — как подчеркивание их некомпетентности.

При адаптации сотрудников без стажа работы нужно обязательно использовать следующие методы:

  • совместное с куратором, наставником, непосредственным руководителем, бизнес-тренером, менеджером по персоналу (состав подбирается по принципу целесообразности) изучение новым работником должностной инструкции и других документов, регламентирующих его деятельность, с разъяснением на примерах, что означают те или иные пункты. Самостоятельное изучение должностных инструкций такими сотрудниками скорее всего будет бесполезной тратой времени, т. к. у них нет представления о правильной модели поведения, к которой можно привязывать те или иные положения документов;
  • обязательное назначение куратора или наставника для ежедневного взаимодействия с новым сотрудником и поддержания обратной связи;
  • подробное планирование деятельности работника;
  • регулярные встречи нового сотрудника с менеджером по работе с персоналом — для осуществления обратной связи по адаптации и эффективности коммуникации работника и его руководителя.

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР

В сети независимых турагентств изначально ответственность за коллектив подразделения — эффективность, профессионализм и соответствие характеристик целям и задачам компании — возложена на его непосредственного начальника. Все руководители сети знают, что одна из их основных функций — это управление персоналом, т. к. сотрудники — главный ресурс в туристическом бизнесе. Оценка деятельности линейного менеджера за год включает и показатели эффективности работы с кадрами. Благодаря этому, а также тому, что в компании постоянно создаются проектные рабочие группы из начальников подразделений холдинга и командный труд представляет собой сильную сторону корпоративной структуры, привлечение управленцев к участию в проектах службы персонала не встречает сопротивления. И руководители, и кадровики работают вместе, потому что у них общие цели.

В качестве примера сотрудничества службы персонала и менеджеров холдинга рассмотрим готовящуюся к внедрению Программу адаптации (табл. 3), в которую входит План обучения новых работников и План подготовки наставников. Примером эффективного сотрудничества линейного руководства и службы персонала, а также разделения ответственности между ними выступает действующая система обучения новых сотрудников в постоянно растущем подразделении холдинга — сети туристических агентств.

Адаптация молодых специалистов: законы успеха

В связи с запланированным открытием большого количества новых офисов продаж велика потребность в сотрудниках. На работу в основном приглашаются молодые, перспективные люди с активной жизненной позицией и желанием развиваться, но, как правило, без опыта работы и необходимого уровня квалификации.

Они должны пройти первоначальную подготовку. Ежегодно разрабатывается и утверждается план обучения сотрудников. Ответственность за его реализацию в каждом подразделении холдинга несет один из  топ-менеджеров при консультативной поддержке специалиста службы персонала. В самом процессе обучения принимают участие (как преподаватели и консультанты) руководители отделов.

Рассмотрим программу обучения новых сотрудников — помощников менеджера по туризму (табл. 4). Эта должность — первая ступень в профессиональной карьере. На данную позицию принимают людей с высшим образованием, но без опыта работы, поэтому требуется первоначальная подготовка. Обучение — важная часть адаптационного процесса. В процессе обучения новые сотрудники узнают о корпоративной культуре, истории фирмы, принятой системе взаимодействия между отделами, перспективах карьеры («Добро пожаловать в турагентство»), получают базовые знания по популярным направлениям (Турция, Хорватия, Испания, Греция), осваивают навыки работы с документами, информацией, взаимодействия с туроператорами («Технический инструментарий менеджера»), навыки продаж («Технологии активных продаж»).

Адаптация молодых специалистов: законы успеха

Из представленного графика видно, что руководители принимают в учебном процессе самое непосредственное участие. Они заинтересованы в том, чтобы сотрудники обладали стандартным набором знаний и навыков, и готовы передать им свой практический опыт.

За организацию обучения отвечает менеджер по персоналу, за подготовку отдельных семинаров несут ответственность руководители.

Еще одна важная часть вводного обучения, способствующая успешной адаптации, — наставничество (табл. 5). В этом направлении ответственность распределяется между HR-менеджером (разработка и организация процесса, выбор и обучение наставников, методическое сопровождение их работы, консультирование), руководителем подразделения (назначение наставников, их мотивация, постановка задач и контроль результатов) и самим наставником (курирование и обучение новичка, постановка задач, контроль работы и ее результатов в период адаптации).

Адаптация молодых специалистов: законы успеха

Адаптация молодого специалиста важна и для компании, и для него самого. Чем раньше человек овладеет принципами работы на новом месте, ознакомится со спецификой организации внутренних процессов, наладит взаимоотношения с коллегами, тем быстрее компания начнет получать прибыль, а он — удовлетворение от своей рабочей деятельности.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль