Обучение работников: оформляем документы и оптимизируем налоговые последствия

455
Как справедливо заметил Билл Гейтс, «самые выгодные вложения — это вложения в образование». По теории человеческого капитала ценность сотрудника компании определяет величина финансовых средств, выделяемых для повышения его квалификации, при этом возможность непрерывного обучения является для работника мотивирующим фактором.

Ошибку допускают те работодатели, которые не выделяют время и деньги на обучение сотрудников. Правда, многие компании впадают в другую крайность и тратят эти ресурсы впустую, обучая персонал без отдачи для бизнеса. Впрочем, даже если баланс найден, остается риск не учесть правовые последствия или не просчитать налоговые риски. Мы расскажем, как дать сотрудникам знания и навыки, в которых нуждается именно ваша компания, и при этом разумно потратить средства работодателя.

Чтобы учесть расходы, понесенные работодателем на любую форму подготовки и дополнительного профессионального образования работников, такие расходы должны быть обоснованны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Поэтому любое обучение должно производиться в интересах работодателя, способствовать повышению квалификации работников и более эффективному его использованию в рамках производственного процесса.

ПРИМЕР

В целях налогообложения прибыли могут быть учтены:

1. Расходы на обучение управленческого персонала по программе МВА (например, директора, уже имеющего высшее экономическое образование), если такое обучение отвечает деловым целям, направлено, в частности, на повышение эффективности созданной в организации модели управления и, как следствие, получение экономического результата, в том числе в виде увеличения доходов (письма Минфина России от 08.09.2006 № 03‑03–04/1/657, от 06.10.2006 № 07-05-06/244, постановление ФАС Московского округа от 07.06.2011 № КА-А40/5289–11 по делу № А40-113400/10-127-567).

2. Расходы на обучение работников бухгалтерии по программе подготовки и аттестации профессиональных бухгалтеров, поскольку оно имеет целью повысить квалификацию и обновить теоретические знания этих работников(письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/676), но без сумм ежегодных членских взносов в ИПБ России и Палату налоговых консультантов, так как эти взносы никак не связаны с обучением и повышением квалификации работников, а членство в таких организациях не является необходимым условием для осуществления бухгалтерской деятельности.

В то же время если работодатель оплатил, например, стоимость обучения главного бухгалтера по программе МСФО (IFRS) или US GAAP, а организация работает по РСБУ и не собирается переходить на IFRS/US GAAP, то такие затраты нельзя учесть при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Какими документами подтверждается отнесение к прибыли расходов на обучение сотрудника?

Чтобы признать расходы на обучение в целях налогообложения прибыли, их документально подтверждают (письмо Минфина России от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77):

  • договором с образовательной организацией;
  • приказом руководителя о направлении сотрудника на обучение;
  • учебной программой образовательной организации с указанием количества часов посещений;
  • актом об оказании услуг;
  • сертификатом или иным документом, подтверждающим, что работник прошел обучение.

Какими документами подтверждается прохождение работником обучения?

Частью 10 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее — Закон об образовании) установлено, что документ о квалификации подтверждает повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования.

Лицам, успешно освоившим дополнительную профессиональную программу и прошедшим итоговую аттестацию, выдаются удостоверение о повышении квалификации и (или) диплом о профессиональной переподготовке. Организации, осуществляющие образовательную деятельность, вправе выдавать гражданам, освоившим образовательные программы, по которым не предусмотрено проведение итоговой аттестации, документы об обучении по образцу и в порядке, установленным этими организациями самостоятельно. При освоении дополнительной профессиональной программы параллельно с получением среднего профессионального образования и (или) высшего образования удостоверение о повышении квалификации и (или) диплом о профессиональной переподготовке выдаются одновременно с получением соответствующего документа об образовании и квалификации (ч. 15, 16 ст. 76 Закона об образовании, письма Минобрнауки России от 21.02.2014 № АК-316/06, от 02.09.2013№ АК-1879/06).

При соблюдении перечисленных требований расходы на любую форму подготовки и дополнительного профессионального образования работников можно учесть при исчислении налога на прибыль на основании норм подп. 15, 23, 49 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ.

Налоговые и страховые последствия для работодателя и обучающегося работника приведены в таблице. Исходя из этих последствий и своих финансовых возможностей работодатель и выбирает формы, условия, порядок подготовки и дополнительного профессионального образования своих работников.

Затраты на профессиональное обучение, произведенные работодателем:

Обучение работников: оформляем документы и оптимизируем налоговые последствия

Открыть таблицу в полном размере

ОФОРМЛЕНИЕ НАПРАВЛЕНИЯ НА ОБУЧЕНИЕ

При направлении работника на обучение нужно оформить пакет документов.

1. Как правило, обязанность работодателя по обучению работников фиксируется в локальных нормативных актах компании (абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ) — например, в корпоративном стандарте «Социальная политика» или в положении об обучении персонала(приложение 1).

2. Расходы на обучение работников должны быть предусмотрены в консолидированном бюджете компании на очередной финансовый год, в том числе в бюджете кадровой службы.

3. Для обучения работника с организацией, осуществляющей образовательную деятельность, необходимо заключить договор об оказании платных образовательных услуг (Правила оказания платных образовательных услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 15.08.2013 № 706, далее — Правила).

Какие условия составляют содержание договора об оказании платных образовательных услуг?

Прежде всего обратите внимание: такой договор должен отвечать требованиям, предъявляемым к договору об образовании, установленным ст. 54 Закона об образовании.

Сторонами договора об оказании платных образовательных услуг являются (п. 2 Правил):

  • заказчик, в данном случае компания-работодатель, планирующая заказать платные образовательные услуги для себя на основании договора;
  • исполнитель — организация (индивидуальный предприниматель), осуществляющая образовательную деятельность и оказывающая платные образовательные услуги.

Сведения, указанные в договоре об оказании платных образовательных услуг, должны соответствовать информации, размещенной на официальном сайте образовательной организации в Интернете на дату заключения договора (п. 4 ст. 54 Закона об образовании).

Договор об оказании платных образовательных услуг заключается в простой письменной форме и должен содержать следующие сведения (п. 12 Правил):

  • полное и фирменное наименование (при наличии) исполнителя, Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
  • место нахождения или место жительства исполнителя;
  • наименование или Ф. И. О., телефон и место нахождения (жительства) заказчика;
  • сведения о представителе (при наличии) заказчика и (или) исполнителя, в том числе документы, удостоверяющие его полномочия;
  • Ф. И. О., место жительства и телефон обучающегося, если он не является заказчиком по договору;
  • права, обязанности и ответственность исполнителя, заказчика и обучающегося;
  • полную стоимость образовательных услуг, порядок их оплаты;
  • сведения о лицензии на осуществление образовательной деятельности;
  • вид, уровень и (или) направленность образовательной программы (части образовательной программы определенного уровня, ее вида и (или) направленности);
  • форму обучения;
  • сроки освоения образовательной программы (продолжительность обучения);
  • вид документа (при наличии), выдаваемого после успешного освоения образовательной программы (части образовательной программы);
  • порядок изменения и расторжения договора;
  • другие необходимые сведения, связанные со спецификой оказываемых платных образовательных услуг.

Приказами Минобрнауки России от 25.10.2013 № 1185, от 21.11.2013 № 1267 утверждены примерные формы договора об обучении по дополнительным образовательным программам и договора об обучении по образовательным программам среднего профессионального и высшего образования.

4. С работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору на подготовку или дополнительное профобразование соответствующей формы, например на повышение квалификации (ч. 2 ст. 197 ТК РФ). Дополнительное соглашение составляется в произвольной форме.

Что следует указать в соглашении об обучении?

Предметом дополнительного соглашения являются отношения, складывающиеся между работодателем и работником в связи с направлением последнего на курсы повышения квалификации. Также в нем необходимо предусмотреть обязательства сторон.

Обязательства работодателя. Компания обязуется оплатить стоимость обучения (полностью или частично), командировочные расходы, включая проживание и проезд к месту прохождения обучения и обратно (при необходимости), выплатить работнику среднюю заработную плату за период обучения. Нередко в дополнительное соглашение включают обязательство работодателя предоставить работнику по завершении обучения другую должность в соответствии с полученной квалификацией.

Обязательства работника. Сотрудник обязуется освоить программу курса повышения квалификации и приступить к работе не позднее согласованного сторонами срока. Целесообразно включить в дополнительное соглашение условие об обязанности работника возместить работодателю затраты, связанные с повышением его квалификации (пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени), если работник решит расторгнуть трудовой договор без уважительной причины в течение установленного в договоре срока отработки (с обязательным указанием причин, которые признаются неуважительными, например при отчислении работника из образовательной организации или при отказе приступить к работе по новой должности). Дополнительным соглашением могут быть предусмотрены и другие обязательства сотрудника.

5. На основании заключенного допсоглашения к трудовому договору необходимо издать приказ по личному составу, например, о направлении работника на курсы повышения квалификации(приложение 2) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

6. В табеле учета рабочего времени все дни (включая выходные и нерабочие праздничные дни) нахождения работника, например, на курсах повышения квалификации с отрывом от работы обозначаются буквенным кодом «ПК» или цифровым — 07, а с отрывом от работы в другой местности — «ПМ».

7. После прохождения работником обучения в кадровые документы вносятся все необходимые записи.

ПРИМЕР

На основании документа о квалификации необходимо сделать записи:

1. В разделе V «Повышение квалификации» личной карточки работника. Этот раздел заполняется только в случае, если по окончании учебы работник получил удостоверение о повышении квалификации (п. 1 ч. 10 ст. 60 Закона об образовании, п. 19 Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам, утв. приказом Минобрнауки России от 01.07.2013 № 499). Если работник представил справку об обучении или о периоде обучения (не прошел итоговую аттестацию или получил неудовлетворительные оценки), тогда раздел V личной карточки работника не заполняется.

2. В трудовой книжке согласно подп. 6 п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Обратите внимание: правильно оформлять документы следует не только при направлении сотрудников на обучение, но также в процессе обучения и по его окончании. Это особенно важно с точки зрения оптимизации налоговых последствий, причем как для работодателя, так и для работника (письма Минфина России от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77, от 17.04.2009 № 03-03-06/1/257, от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137, УФНС России по г. Москве от 19.08.2008№ 20–12/077572).

Имейте в виду: документы, связанные с обучением, если они не указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а также если в этом Перечне указаны сроки хранения менее пяти лет, нужно хранить пять лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для целей налогообложения эти документы хранятся как минимум четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24, п. 3 ст. 264 НК РФ).

Приложение 1. Пример оформления Положения об обучении персонала (фрагмент) 

Обучение работников: оформляем документы и оптимизируем налоговые последствия

Открыть изображение в полном размере

Приложение 2. Пример оформления приказа о направлении работника на курсы повышения квалификации 

Обучение работников: оформляем документы и оптимизируем налоговые последствия

Открыть изображение в полном размере



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль