Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников

507
В чем плюсы и минусы автоматизированного учета рабочего времени? Как внедрить автоматизированный учет рабочего времени сотрудников?

Рабочее время персонала не всегда используется рационально, а дисциплина труда часто оставляет желать лучшего. Эту проблему позволит решить автоматизированная система учета рабочего времени сотрудников. С ее помощью можно контролировать факт выполнения работниками должностных обязанностей  и своевременного прихода на рабочее место. О том, как повысить эффективность труда с помощью автоматизированного учета рабочего времени читайте в нашей статье.

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников – основные преимущества

Автоматическая система учета рабочего времени фиксирует время прихода сотрудника на место выполнения трудовых обязанностей и уходом с него. Программа учитывает отработанные персоналом часы, количество выходных дней, время пребывания в отпуске, командировке или отсутствия на работе по болезни. По каждому параметру системой выгружаются отчетные данные, составляется автоматический табель учета рабочего времени, что позволяет начислять сотрудникам вознаграждение за труд, а также оценивать их уровень дисциплины.

Автоматизированный табель учета рабочего времени – инструмент, который точно отследит факт нахождения сотрудника на рабочем месте. Ручное заполнение табеля отличается трудоемкостью, а человеческий фактор не исключает наличие ошибок и неточностей. При внедрении автоматизированного учета несоответствие фактическим данным практически невозможно.

Как показывает практика, использование автоматизированного учета рабочего времени сотрудников значительно сокращает количество опозданий и повышает общий уровень дисциплинированности персонала. Информационные системы такого типа включают в себя контроль за временем перекуров сотрудников и занятия посторонними делами, не связанными с трудовыми.  

Читайте также:

Оперативное выявление нарушений правил трудового распорядка позволит начальникам подразделений своевременно принимать меры в отношении нерадивых сотрудников. Это повысит ответственность персонала и внимание к требованиям рабочего распорядка.

Преимущества, которые предоставляет система:

  • упрощение организационного планирования времени на работе и трудовых процессов, в связи с тем, что руководство будет иметь данные об активности сотрудников по всем направлениям;
  • сокращение количества переработок, так как трудовое время будет затрачено непосредственно на прямые должностные обязанности;
  • грамотное распределение временных затрат на труд на различные задачи компании;
  • улучшение уровня дисциплины, благодаря контролю и своевременно полученной отчетности (журнал учета рабочего времени автоматизированной информационной системы, табель и т.д.);
  • снижение активности сотрудников, не имеющей отношения к трудовым обязанностям;
  • снижение расходов на трудозатраты;
  • проводить оценку эффективности работы каждого сотрудника и подразделения.

Внедрение автоматизированной системы поможет грамотно распределить рабочее время персонала компании.

Внедрение автоматизированного учета рабочего времени сотрудников

Внедрение автоматического учета рабочего времени воспринимается сотрудниками достаточно болезненно с психологической точки зрения. Однако в скором времени персонал привыкнет к таким нововведениям и будет контролировать растрату времени в рабочие дни в пользу компании.

Алгоритм внедрения автоматического учета рабочего времени сотрудников включает несколько этапов:

Этап 1. Подготовительные мероприятия - определение пути планирования и проведение разъяснительных бесед с сотрудниками.

Необходимо донести до персонала, что новая система вводится не с целью тотального контроля над их передвижениями, а как инструмент управления, который способен увеличить эффективность и финансовую рентабельность деятельности всей организации. Непонимание сотрудниками цели внедрения приведет к искажению отчетных данных в дальнейшем.

Этап 2. Первоначальная отчетность.

Персоналу на первых этапах внедрения следует предложить наиболее упрощенные формы ведения отчета. Возможно это покажется излишним, но такое мероприятие позволит выявить недочеты и настроить справочники автоматизированной системы для дальнейшей эффективности контроля.

На последующих этапах система сбора отчетности будет максимально упрощаться до внедрения автоматизированных справочников.

Этап 3. Выборочное внедрение отчетности.

Отслеживание правильности всего объема отчетов – трудоемкое занятие. Если внедрить справочники и формы сразу, в последствии может возникнуть путаница и несоответствие данных действительности. Рекомендуется начальникам отделов еженедельно проводить сверку отчета по каждому сотруднику, а также давать разъяснения и оценку трудозатрат по каждому направлению. После ознакомления необходимо, чтобы сотрудник зафиксировал этот факт личной подписью. В психологическом аспекте документы, которые подписываются, воспринимаются людьми с большей степенью серьезности.

Этап 4. Проведение анализа данных.

На этом этапе происходит выявление проблемных моментов в отчетности, а также процессов, которые не приносят эффективности. Следует обратить внимание на нецелесообразную растрату времени труда (например, частые и длительные совещания, большие временные затраты на ведение документооборота и т.д.). Таким образом, выявляются проблемы не только в системе учета, но и в организации рабочего процесса.

Этап 5. Контроль затрат времени на заполнение отчетности учета рабочего времени.

Если на первых этапах работники тратят по 40-50 минут на полное заполнение отчетных данных, то в дальнейшем временные затраты не должны превышать 60 минут в неделю. Когда времени затрачивается больше – система работает некорректно и требует доработок.

Этап 6. Внедрение автоматизации.

В настоящее время предлагается масса программ по учету рабочего времени. Руководству компании следует оценить возможности каждой в соответствии с требованиями и спецификой организации и выбрать наиболее оптимальный продукт для внедрения.

Автоматизированная система поможет выявить процессы, «пожирающие время» персонала, которые не приносят финансовой или организационной пользы для компании. Зачастую, даже если сотрудники не тратят рабочий день на решение вопросов личного характера, они тратят много времени на составление отчетности, которая в действительности не имеет практической ценности и не помогает отслеживанию рентабельности предприятия.

Следует внести изменения в правила внутреннего распорядка и зафиксировать ознакомление с нововведениями каждого сотрудника посредством личной росписи. При трудоустройстве в компанию нового работника, его также нужно ознакомить с правилами контроля рабочего времени с помощью автоматизированной системы.

В дальнейшем, для удобства расчета вознаграждений сотрудников данные учета рабочего времени можно автоматизировано переносить в программу вычисления размера заработной платы персонала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль