Хранение кадровых документов 2016

15927
Период хранения документов. Нововведения по хранению кадровых документов.

Кадровые документы в организации играют важную роль. Их оформление предусмотрено законом, такую документацию в первую очередь проверяет ГИТ, она отражает всю историю трудовых отношений сотрудников.

А чтобы обеспечить надлежащее хранение такой ценной информации работодателю следует придерживаться определенных правил. Каких? Об этом и не только вы узнаете из нашей статьи.

Правила хранения кадровых документов в организации

По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.

Основные правила формирования дел

Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.

При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). На сегодняшний день эти два документа являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

Существует несколько правил формирования дел кадровых документов:

Правило 1. Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Правило 2. Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

Правило 3. Оформляется обложки дела.

На обложке указываются следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • полное наименование структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранение документов.

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.

Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

Правило 7. В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

Читайте также:

Сроки хранения кадровых документов в организации

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документов по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).

Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:

Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.

Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;

Группа 2. Документы, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;

Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;

Группа 4. Документы, связанные с прекращением трудовых отношений.

Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

Для документов по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

Читайте также:

Формирование дела с приказами по личному составу

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:

  • 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
  • 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).

По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).

Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).

Формирование дела с личными карточками работников

Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности

Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

После увольнение сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Читайте также:

Формирование дела с договорными документами

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такие документы формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».

Правила архивирования документов в организации

Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.

Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:

Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).

Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.

Правила хранения документов в архивах организации 

В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:

  • помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
  • дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
  • место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.

Правила уничтожения документов в организации

После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании  с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации. 

Архивное хранение кадровых документов

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.  

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль