Аутсорсинг учетных функций: ключевые шаги для запуска проекта

144
Качественно организованный стартовый этап проекта – это 70% успеха всего проекта.

Клиенту и провайдеру на данном этапе предстоит решить ряд задач, которые заложат фундамент долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества: это вопросы организационные, юридические, технические и распределение ответственности.

Как правило, все начинается с организационных моментов. Необходимо определить круг вопросов, которые предстоит решить на этапе старта, сроки, ответственных и формат их взаимодействия, составить план-тайминг стартового этапа проекта. Блоки вопросов, которые могут быть включены в план: согласование контракта и алгоритма взаимодействия, передача данных и перенос их в систему провайдера, прописывание бизнес-процессов/алгоритма взаимодействия и сроки тестового расчета (если речь идет о аутсорсинге расчета заработной платы).

Следующим этапом необходимо определить департаменты и ответственных лиц, которые участвуют в запуске проекта, а также создать «службу заказчика» - одного или нескольких сотрудников (в зависимости от масштаба проекта), которые будет координировать проект, руководить коммуникациями и оценивать качество проекта в соответствии с соглашением об  уровне сервиса (SLA).

Масштабные и сложные проекты могут потребовать от клиентской стороны пересмотра ряда бизнес-процессов в компании, что тоже необходимо учесть при организации перехода на аутсорсинг.

Здесь же стоит обратить внимание на согласование алгоритма/регламента работы, особенно если с каждой стороны задействованы несколько контактных лиц: права по направлению заявок, доступ к информации, согласование отдельных вопросов, нюансы и детали документов и начислений. Подобный документ может быть как частью договора, так и отдельным элементом, которым руководствуются стороны. Также необходимо обеспечить коммуникацию с сотрудниками клиента, задействованными в проекте, и подписать с ними согласие на передачу и обработку персональных данных провайдером.

Следующий шаг – согласование договора. Как правило, качественный поставщик предлагает клиенту контракт, который учитывает все необходимые моменты сотрудничества – от передачи данных до ответственности. Помимо полного описания услуги, сроков предоставления данных, технических аспектов, безопасности и конфиденциальности, в договоре отражается ответственность сторон. Поставщик услуг несет полную (в т.ч. и финансовую) ответственность за качество документов, и расчетов, сделанных им в процессе оказания услуг, а также за качество отчетности, предоставляемой в налоговые органы, ПФР, ФСС и статистику. Значительным плюсом является наличие у провайдера страхования гражданской ответственности.

Клиенту необходимо помнить и о своей зоне ответственности – провайдер формирует документы и расчеты на основании тех данных, которые предоставляет клиент. Соответственно, клиенту необходимо обеспечить корректность и правильность исходных данных со своей стороны, закрепив это в ответственности соответствующих отделов, и обеспечив собственный контроль качества. Это очень важно, например, при передаче на аутсорсинг услуги расчета зарплаты: кадровые операции, отражённые в документах и занесенные в программу учета, являются основанием для расчета заработной платы, и их корректность остается в зоне ответственности клиента.

Безопасность и конфиденциальность данных отражается в соответствующих разделах договоров. Достаточно часто провайдеры отражают вопросы безопасности и сохранности данных в отдельном приложении или разделе договора - Политике IT безопасности или другом схожем документе.

Скорее всего, вопрос о месте хранения персональных данных (в соответствии с ФЗ-242, на территории РФ) клиент уже проговорил с поставщиком услуг на этапе выбора, теперь необходимо получить письменное подтверждение – включить в контракт или запросить официальное письмо.

Передача данных для аутсорсинга учетных функций - важный технический момент старта проекта. Важно сохранить специфику документооборота и расчетов клиента. Данный вопрос потребует технической встречи с участием IT специалистов сторон и разработки подробного ТЗ со стороны клиента в случае наличия нестандартных или специфичных начислений или документов (связанных, в основном, с мотивационными/бонусными программами клиента).

Большинство провайдеров завершают этап внедрения и тестирования подписанием соответствующего акта с клиентом. Во всех проектах в тестовый период могут вноситься корректировки и уточнения в алгоритм взаимодействия сторон.

При учете всех аспектов и при должной подготовке клиент получает хорошо налаженную систему работы, по которой провайдер: несет полную финансовую ответственность за качество проекта, за обновление и обслуживание ПО, бесперебойность процесса, а клиент освобождает ресурсы и время на вопросы, которые особенно важны для бизнеса в текущий момент.

Аутсорсинг учетных функций: ключевые шаги для запуска проекта

Автор: Юлия Орехова, руководитель направления " Аутсорсинг бизнес-процессов. Аудит. Консалтинг " Coleman Services.

Адрес: Москва, ул. Долгоруковская, д. 19, стр. 8

Телефон: +7 (495) 660-5600

Факс: +7 (495) 660-2880

www.coleman.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль