График отпусков как локальный нормативный акт

1697
Составление графика отпусков. Расскажем про особенности оформления графика отпусков.

Предоставление оплачиваемого отпуска

На основании ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Форма графика отпусков

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам всеми организациями до 1 января 2013 г. применялась унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Однако с 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" коммерческие организации должны применять свои формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. При разработке своих форм кадровых документов работодатели могут брать за основу применяемые ранее унифицированные формы, переработав их по своему усмотрению.

Таким образом, для организаций государственного сектора обязательно использование унифицированной формы № Т-7, а вот коммерческие организации могут поступать по своему усмотрению:

  • продолжать пользоваться унифицированной формой № Т-7, утвердив ее приказом в составу бухгалтерской учетной политики, как того требует Федеральный закон № 402-ФЗ;
  • внести в эту форму любые изменения, которые сочтут нужным;
  • разработать собственную форму графика отпусков.

Главное, чтобы форма этого первичного учетного документа была утверждена в коммерческой организации по новым правилам, предусмотренным Федеральным законом № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Далее мы будем исходить из основных реквизитов, предусмотренных унифицированной формой № Т-7.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за составление и оформление этого документа.

Заполнение формы графика отпусков

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. названным Постановлением, содержится норма о том, что при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. Полагаем, что коммерческим компаниям, утвердившим свои формы графика отпусков, желательно следовать этим же рекомендациям.

К положениям действующего законодательства можно отнести:

  • общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков,
  • особенности использования отпуска отдельными категориями работников (например, работники в возрасте до 18 лет, а также один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время),
  • особую продолжительность отпуска (например, отдельным работникам могут предоставляться удлиненный основной отпуск,дополнительные отпуска),
  • особенности использования отпуска отдельными работниками (например, работником может быть не использован полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год).

Особенности составления графика отпусков

Специфика деятельности работодателя при составлении графика отпусков учитывается таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации (принимаются во внимание, например, взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год).

Например, в образовательных организациях в силу специфики учебного процесса отпуска всем работникам предоставляются в летние месяцы (после окончания очередного учебного года и до наступления следующего).

Что касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон.

В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем. Однако, для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора, желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков.

Чаще всего на практике в составлении графиков отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.

Определите процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за составление графика отпусков в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Подготовку графика отпусков работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку графика, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.

В графике отпусков указываются:

  • структурные подразделения;
  • должности (специальности, профессии) по штатному расписанию;
  • фамилии, имена, отчества и табельные номера работников;
  • количество календарных дней запланированного отпуска;
  • запланированная и фактическая даты отпуска;
  • сведения о перенесении отпуска (основания и даты предполагаемого отпуска).

Оформление графика отпусков внесением этих сведений не ограничивается.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной иоформляющей.

График отпусков — сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

Унифицированная форма

Унифицированная форма № Т-7 предусматривает, что график составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При этом при составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы (см. таблицу 1). В коммерческих компаниях, разработавших свои формы графика отпусков, эти графы могут отличаться по количеству и содержанию.

Таблица 1

Графы графика отпусков, заполняемые при составлении графика по унифицированной форме № Т-7

График отпусков как локальный нормативный акт

Утверждение графика отпусков при наличии профкома

Если в организации есть профсоюз, то график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения профкома в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.

Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в профком. Проект графика отпусков — это полностью заполненная принятая в организации форма графика отпусков, не подписанная составителем (как правило, это руководитель кадровой службы).

Профком не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. После получения этого документа на графике отпусков делается отметка о том, что мнение профкома учтено при планировании отпусков.

Этот реквизит не заполняется, если в организации нет профсоюза, а также в том случае, если профком в указанные сроки не представил мотивированное мнение по проекту графика отпусков. Также после 1 января 2013 г. коммерческие организации, в которых нет профсоюза, могут удалить указанный реквизит из формы графика отпусков и утвердить ее в скорректированном виде

График отпусков должен быть подписан составителем, как правило, это руководитель кадровой службы. Реквизит "Подпись" содержит наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи.

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит "Гриф утверждения" содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Процедура утверждения графика отпусков различная в зависимости от того, действует ли в организации профком.

Ознакомление с графиком отпусков

ТК РФ прямо не обязывает знакомить работников с графиком отпусков. Однако ч. 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Форма ознакомления работников с графиком отпусков нормативными актами не предусмотрена. Есть несколько вариантов ознакомления работников с этим документом, выбор остается за работодателем.

Можно использовать для ознакомления специальную учетную форму, например, Журнал ознакомления работников с графиком отпусков. Такой журнал очень удобен, так как его можно использовать в течение нескольких лет.

Также можно дополнить график отпусков графой для оформления виз ознакомления работников с графиком. После утверждения графика руководителем организации кадровая служба знакомит всех работников организации с графиком под роспись, при этом визы ознакомления оформляются на самом графике.

Ознакомление с графиком отпусков дистанционных работников может производиться путем обмена электронными документами в соответствии с ч. 4 ст. 3121 ТК РФ.

Хранение графика отпусков 

График отпусков хранится, как правило, в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение календарного года лицо, ответственное за ведение графика отпусков, заполняет графы 7-10 таблицы графика, внося сведения о фактической дате отпуска, перенесении отпуска, а также делая необходимые примечания. В коммерческих организациях, утвердивших собственную форму этого первичного учетного документа, количество и содержание граф таблицы может быть другим. Но принцип утверждения графика, а затем ведения его в течение года ответственным за ведение графика лицом, должен остаться прежним.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль