Порядок введения в штатное расписание новой должности

6798
Во многих компаниях на сотрудников возлагают дополнительные обязанности, не предусмотренные должностными инструкциями. Происходить это может как по причине нехватки сотрудников, так и в связи с увеличением объемов работы. Страдает от такой ситуации не только персонал, но и качество труда и, как следствие, эффективность и репутация компании. Если работников объективно не хватает, оптимальное решение - ввести новую или дополнительную штатную единицу. Но как доказать это руководству и в случае положительного решения грамотно оформить? Ответ в нашей пошаговой инструкции.

Каждый работодатель составляет и утверждает штатное расписание, хотя Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ) этого и не требует. Более того, в ТК РФ отсутствует нормативное определение штатного расписания. При этом Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 (далее – Письмо Роструда) определил штатное расписание как локальный акт организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение обязанностей между работниками и условия оплаты их труда.

Поскольку штатное расписание – это локальный документ, который работодатель принимает в пределах своей компетенции и в соответствии с трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ), он имеет право по собственному усмотрению вносить изменения в этот акт. Так, если есть экономическая, производственная, организационная необходимость, в штатное расписание может быть введена новая должность (дополнительная штатная единица по существующей должности).

Какие-либо ограничения и запреты на внесение таких корректив трудовым законодательством не установлены. Частота и периодичность изменений штатного расписания определяются самим работодателем (Письмо Роструда).

Порядок введения новой единицы в штатное расписание официально не установлен. Логично предположить, что изменения вносятся в том же порядке, в котором штатное расписание (как локальный акт) разрабатывалось и утверждалось работодателем.

НАША СПРАВКА

Центральным бюро нормативов по труду на основании объективных исследований принято большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые сотрудниками управленческого аппарата. Указанные нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности; в них указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, описывается содержание работы, освещаются вопросы организации труда, режима труда и отдыха, рационального оборудования рабочих мест, приведены санитарные нормы. Подобные нормы труда можно найти и применить для любой хозяйственной сферы и должности. К примеру, для инженера подойдут Межотраслевые нормы выработки, времени и нормативы численности на подготовительные и вспомогательные работы в лесозаготовительном производстве, утв. постановлением Минтруда России от 21.04.1993 № 90.

Шаг 1.
Определяем необходимость введения штатной единицы

Наиболее трудоемкий и сложный этап во всей процедуре введения новой штатной единицы – это обоснование необходимости такого введения.

Чтобы получить весомые аргументы в пользу увеличения штата, придется провести анализ и сопоставить стандарты выполнения конкретных обязанностей с предполагаемым объемом работы на вводимой должности. Современные руководители не любят жалобы на непомерную загрузку сотрудников, но адекватно воспринимают язык цифр, поэтому необходимо подготовить комплексный расчет на основании организационно-технических условий выполнения трудовых процессов в организации. 

 ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Должностная инструкция разрабатывается и утверждается для конкретной должности, то есть для неопределенного круга лиц без указания фамилии, имени и отчества сотрудника

Прежде всего соберите статистическую информацию в отношении должности, которую предлагаете ввести. Какие виды работ, операций, функций будет выполнять сотрудник на этом месте, каковы будут трудозатраты.

Для расчета воспользуйтесь нормами времени или выработки, предусмотренными для конкретных видов работ. При разработке системы нормирования труда нормы определяются применительно к технологическим (трудовым) процессам и организационно-техническим условиям их выполнения в организации. Между тем далеко не во всех коммерческих компаниях разработана своя, локальная система нормирования труда. В этом случае вы можете воспользоваться нормативами, утвержденными Минтрудом России.

ПРИМЕР

В связи с расширением сферы деятельности компании потребовался секретарь-делопроизводитель. Этой должности в штатном расписании нет, а обязанности секретаря распределены между различными сотрудниками.

Согласно подсчетам в течение месяца в компании обрабатывается в среднем следующее количество документов:

  • входящей корреспонденции – 150 единиц;
  • служебной корреспонденции – 160 единиц;
  • распоряжений руководителя – 50;
  • обращений контрагентов – 60.

Плюс телефонные звонки – 100 штук.

Для подсчета трудозатрат на обработку корреспонденции и телефонных звонков можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» (далее – Постановление № 23).

На основании норм времени, приведенных в таблицах 27, 41 и 44 Постановления № 23, получаются следующие расчеты месячных трудозатрат работника на выполнение функций секретаря-делопроизводителя, исходя из перечисленного выше объема работ.

Наименование работы Количество обрабатываемых единиц в месяц Норма времени (час) Всего затрачено часов
Входящая корреспонденция 150 0,065 9,8
Служебная корреспонденция 160 0,065 10,4
Распоряжения руководителя 50 0,080 4
Обращения контрагентов 60 0,083 5
Телефонные разговоры 100 0,200 20
Итого 520 49,2

Таким образом, если сотрудник выполняет только приведенные в таблице функции, в месяц у него уходит на эту работу примерно 50 часов (то есть менее 6 минут на один документ).

По аналогии с подсчетами, приведенными в примере, необходимо произвести расчет трудозатрат по всем видам работ на вводимой должности, и если нагрузка сотрудника, который сейчас выполняет эти обязанности, превысит количество рабочих часов в месяц, вряд ли кто-нибудь усомнится в актуальности введения новой должности. Для сравнения аналогичные расчеты можно выполнить для всех сотрудников подразделения.

Шаг 2.
Оформляем новую должностную инструкцию

<