Как оформить «отпрашивание» с работы?

6529
Полагаем, нет такой организации, где сотрудники не обращались бы к работодателю с просьбой разрешить им отлучиться с работы на пару часов либо отпустить их пораньше в связи с личными обстоятельствами: кого на родительское собрание, кого в поликлинику, кого в банк. Что тут скажешь? Причины бывают уважительными, и работодатель, идя навстречу своим сотрудникам, удовлетворяет их просьбы. Однако возникает вопрос: как учесть такое "паручасовое" отсутствие на рабочем месте? Оставить его без внимания будет как минимум несправедливо по отношению к остальным, полностью отработавшим норму времени. Кроме того, нельзя исключать возможность несчастного случая с сотрудником, судя по документам находившимся... на рабочем месте. Так как же оформить "отпрашивание"? Кадровики предлагают разные варианты, а мы выберем законные.

Кадровики спорят

Как оформить «отпрашивание» с работы?

Эксперт ставит точку

Начнем с того, что в соответствии со ст. 91 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) время, фактически отработанное каждым сотрудником, должно быть зафиксировано. Обязанность вести его учет возлагается на работодателя. Как правило, для этих целей в организации используется табель учета рабочего времени, форма которого утверждается приказом руководителя. В нем отмечаются рабочие и нерабочие дни, а также количество часов, отработанных каждым сотрудником.

Отпрашиваясь с работы, сотрудник, естественно, не отрабатывает дневную норму. И, полагаем, это должно быть учтено в табеле рабочего времени и принято во внимание при начислении заработной платы. Но вот как это сделать?

В соответствии со ст. 106 ТК РФ время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое может использовать по своему усмотрению, является временем отдыха.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

На работах, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, работодатель должен обеспечить сотруднику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время

Казалось бы, период времени, в течение которого сотрудник отсутствует на работе по согласованию с работодателем, тоже можно отнести к времени отдыха. Но чтобы подтвердить или опровергнуть это предположение, придется вспомнить виды времени отдыха, указанные в законодательстве.

Так, согласно ст. 107 ТК РФ видами времени отдыха являются:

  • перерыв в течение рабочего дня (смены);
  • ежедневный (междусменный) отдых;
  • выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
  • нерабочие праздничные дни;
  • отпуск.

Этот перечень – чрезвычайно важный момент! – является закрытым. Поэтому период, на который сотрудник отпрашивается с работы, не может быть признан временем отдыха.

При этом в законе указаны перерывы, которые предоставляются сотрудникам в течение рабочего дня (смены).

В частности, это перерыв для отдыха и питания, продолжительность которого должна составлять не более двух часов и не менее 30 минут (ст. 108 ТК РФ).

Время предоставления обеденного перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или по письменному соглашению между сторонами трудового договора.

Обратите внимание: во время обеденного перерыва работник свободен от исполнения своих трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению, в том числе покидать рабочее место и находиться за территорией организации.

Получается, если сотруднику необходимо отлучиться по личным делам во время обеденного перерыва, он вправе покинуть рабочее место без предупреждения. Но только в пределах времени, отведенного для отдыха и питания и установленного в правилах внутреннего трудового распорядка.

В табеле учета рабочего времени обеденный перерыв, как правило, никак не обозначается, поскольку не включается в рабочее время.

А как быть, если сотрудник хочет отлучиться не во время обеденного перерыва – например, за пару часов до окончания рабочего дня?

Такое желание работника является изменением определенных сторонами условий трудового договора, которое допускается только по взаимному соглашению, за исключением случаев, предусмотренных трудовым законодательством.

Таким образом, если работодатель готов изменить режим работы сотрудника, даже на один день ему необходимо оформить ряд документов, в частности дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать новый режим работы, и приказ об изменении режима рабочего времени.

Однако согласитесь: когда речь идет о единичном случае, соблюдение данной процедуры выглядит просто нелепым! Гораздо удобнее отпустить работника пораньше и договориться с ним, что эти часы он отработает в другой день.

В этом случае следует обратиться к нормам ст. 99 ТК РФ, согласно которым работа, выполняемая сотрудником за пределами установленной продолжительности рабочего времени, считается сверхурочной и предполагает определенный порядок привлечения и оплаты.

Посему мы не можем рекомендовать этот способ – устную договоренность об отработке за пределами установленного рабочего времени: подобная практика может быть признана нарушением трудового законодательства.

Для случаев, когда работодатель готов пойти навстречу сотруднику и отпустить его в рабочее время для решения личных проблем, мы предлагаем два способа оформления.

Способ 1. Запросить у сотрудника письменное заявление в произвольной форме об отсутствии на рабочем месте, в котором будут указаны период времени и дата, когда работник планирует отпроситься.

Заявление об отсутствии на рабочем месте

Как оформить «отпрашивание» с работы?

Увеличить изображение

НАШ СОВЕТ

Поскольку отпуск предоставляется в календарных днях, мы советуем оформить его сотруднику на целый день, хоть он и планирует отсутствовать на работе определенное количество часов

В табеле учета рабочего времени в этот день зафиксировать количество фактически отработанных часов.

Табель учета рабочего времени (фрагмент)

Как оформить «отпрашивание» с работы?

Увеличить изображение

Оплату труда за данный расчетный период произвести пропорционально отработанному времени.

Способ 2. В соответствии со ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику (при наличии его письменного заявления) может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется совместно работником и работодателем.

В таких случаях сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении данного вида отпуска в выбранный им день.

Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Как оформить «отпрашивание» с работы?

Увеличить изображение

Решение работодателя о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы оформляется приказом, который доводится до сведения работника под роспись.

В табеле учета рабочего времени период отпуска отмечается буквенным кодом «ДО» (цифровым – 16), если в организации не принята иная форма обозначения.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

В соответствии со ст. 109 ТК РФ на отдельных видах работ сотрудникам в течение рабочего времени предоставляются специальные перерывы, обусловленные технологией и организацией производства труда. Виды этих работ, продолжительность и порядок предоставления перерывов устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.
Сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим сотрудникам в случае необходимости предоставляются специальные перерывы для обогревания и отдыха.
Кроме того, работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, предоставляются дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей) не реже чем через каждые три часа продолжительностью не менее 30 минут каждый (ст. 258 ТК РФ).
При наличии двух и более детей в возрасте до полутора лет продолжительность перерыва для кормления устанавливается не менее одного часа.
Обратите внимание: по заявлению работницы перерывы для кормления ребенка могут быть присоединены к перерыву для отдыха и питания либо в суммированном виде перенесены как на начало, так и в конец рабочего дня (смены) с соответствующим его (ее) сокращением.
Указанные виды перерывов включаются в рабочее время и, как следствие, оплачиваются в установленном законом порядке. В связи с этим, полагаем, сотрудники должны использовать их только по прямому назначению.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль