Оптимизация работы кадровой службы: фокус на эффективность

1539
Если рассматривать работу с сотрудниками организации целостно, используя при этом такие философские категории, как форма и содержание, то управление персоналом можно представить как содержание, а кадровое делопроизводство - как форму кадровой политики организации. Эти содержание и форма не могут существовать друг без друга. Посмотрим, как можно выстроить эффективную текущую работу с персоналом, учитывая специфику предприятия и характер работы сотрудников.

Компания нашла подходящего работника. Далее специалистам кадровой службы нужно грамотно оформить его. Ведь при неполном или неправильном ведении кадрового делопроизводства организация подвергается финансовым рискам, а при этом руководителя предприятия может ожидать внушительный персональный штраф.

Если кадровая политика компании характеризуется экономией на издержках и значительной текучестью персонала (особенно рабочих), то необходимо уделить большое внимание и вопросу оптимизации кадрового администрирования, повышению эффективности работы кадровой службы. Именно такая задача была поставлена начальнику отдела кадров группы охранных организаций1.

Предпосылки к внедрению проекта

В 2012 г. группа компаний насчитывала 500 человек. Кадровым делопроизводством занимались трое работников отдела кадров (два специалиста и начальник). Специальных документов, которые регламентировали бы работу отдела, не было, все делалось по устной договоренности. Учет вели в стандартной программе «1С». С каждым сотрудником работали персонально. Люди приносили свои заявления непосредственно в отдел кадров. Здесь осуществлялись их прием на работу и увольнение. Сотрудники проходили и ждали, когда кто-нибудь из специалистов освободится, скопирует их документы, введет данные в «1С», распечатает нужные бумаги, затем подписывали документы и знакомились с локальными нормативными актами под роспись…

С получением организацией заказа в начале 2013 г. отдел подбора в течение полугода обеспечил приток работников, в связи с этим численность штата увеличилась до 3 тыс. человек. Состав сотрудников был следующим: 100 человек — административно-управленческий персонал, 2900 — рабочий персонал (охранники и контролеры). Текучесть среди рабочего персонала составляла 10%.

В организации применялся вахтовый метод работы, каждые две недели происходила перевахтовка: массовое увольнение сотрудников, отработавших вахту и не желающих трудиться дальше, и массовый прием на работу вновь прибывших людей. В день приходилось оформлять до 50 приемов и столько же увольнений (для сравнения: в обычные дни оформляется 10–15 приемов и столько же увольнений).

Помимо оформления приемов (до 300 в месяц) и увольнений (столько же) в функции отдела входило: оформление отпусков (до 200 в месяц); выдача сотрудникам справок с места работы и копий трудовых книжек (до 100) по их запросу; организация оформления банковских карт для получения зарплаты (до 300 в месяц); документальное сопровождение перемещения сотрудников с одного объекта охраны на другой (до 500 в месяц); оформление новых трудовых книжек (около 80 ежемесячно); сбор сведений для руководства об инструментах подбора персонала (откуда кандидаты узнали о наличии вакансий) и причинах увольнения; составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов о численности, приеме и увольнении сотрудников.

Отдел кадров взаимодействовал со службой охраны (подразделением, осуществлявшим непосредственно охрану объектов и имеющим следующую структуру: начальник управления охраны, заместители начальника, начальники направлений, старшие смены, охранники и контролеры), а также с бухгалтерией. При этом сохранялся прежний порядок работы (отсутствие регламентов, учет в стандартной программе «1С», персональная работа с каждым из работников). Заявления сотрудников из управления охраны передавались без фиксирующих документов и нередко терялись, возможность проверить, были ли они переданы, отсутствовала. Рабочие часто заходили в отдел кадров и сами передавали свои заявления без какой-либо фиксации. Таким образом, формат и срок передачи документов работниками отдела кадров в бухгалтерию были произвольными.

Несмотря на пополнение отдела кадров тремя специалистами (теперь их стало пятеро, не считая начальника), было очевидно, что подразделение по-прежнему не справляется с работой. Это проявлялось в следующем. В дни перевахтовки сотрудники задерживались на работе до 22:00, в обычные дни — до 20:00, за что регулярно выплачивались сверхурочные. В течение полугода никто не ходил в отпуск, т. к. не было возможности. Текучесть работников отдела кадров повысилась: за последние полгода сменилось три человека. Со стороны бухгалтерии ежедневно поступали жалобы. Ошибки в документах (бумажных или электронных) составляли 18–20%, нарушение сроков предоставления документов (приказов об отпусках и увольнениях, документов на изготовление банковских карт и пр.) — 20–25%. Появились жалобы со стороны службы охраны (на долгое оформление приема и увольнения сотрудников, задержку с исполнением запросов, потерю поданных заявлений, несвоевременное оформление отпусков и справок). Все это способствовало возникновению конфликтов между специалистами-кадровиками, а также между отделом кадров, бухгалтерией и службой охраны. Работники организации, как настоящие, так и бывшие, стали обращаться в трудовую инспекцию и суд с заявлениями о некачественном и несвоевременном оформлении документов.

Внедрение основных принципов работы отдела кадров

Новому начальнику отдела кадров была поставлена задача: наладить эффективную работу вверенного ему подразделения без увеличения бюджета на заработную плату работникам. В рамках данной задачи предстояло прекратить поступление жалоб со стороны службы охраны и бухгалтерии, добиться оформления документов в установленные законодательством сроки, исключить жалобы работников руководству и проверяющим органам по поводу неудовлетворительного оформления кадровых документов.

Для изучения обстановки начальник попросил своих подчиненных в течение двух недель (в межвахтовый период и во время перевахтовки) трудиться по-прежнему. Увидев все перечисленные проблемы и приняв во внимание требование руководства не увеличивать численность сотрудников отдела кадров, начальник выбрал интенсивный путь изменения работы, а именно максимальное сокращение времени обработки документов за счет снижения непродуктивных временных затрат. При этом были разработаны следующие принципы деятельности отдела:

  • поточное делопроизводство;
  • работа с непосредственными руководителями сотрудников;
  • регламентирование деятельности отдела кадров;
  • максимальная автоматизация задач, решаемых с применением программы «1С».

Рассмотрим, как происходило внедрение указанных принципов в рабочий процесс и какой был получен эффект.

Поточное кадровое делопроизводство

Одно дело — сварить кашу на одну семью и совсем другое — на роту солдат: дело одно, но подходы разные. Так и с делопроизводством: одно дело — вести его в компании с численностью штата 100 человек и текучестью персонала 10% в год и совсем другое — в компании с численностью штата 3 тыс. человек и текучестью 10% в месяц.

Сущность поточного кадрового делопроизводства заключается в непрерывном (как на конвейере) оформлении документов. То есть специалист оформляет не одно увольнение и потом один прием на работу, а большое количество однотипных документов в конкретный период времени. При этом он выполняет подряд множество однородных операций, сосредоточиваясь на этом и не отвлекаясь на другие вопросы.

Наблюдая за работой подчиненных, начальник отдела кадров отметил непродуктивную потерю времени. В связи с этим были выявлены проблемы, снижавшие эффективность использования времени, и приняты меры по их устранению (табл. 1).

Таблица 1. Мероприятия по внедрению принципа поточного делопроизводства

Проблемы (как было) Решение проблем (как стало)
Раньше в отделе кадров было шумно. Одновременно принималось на работу или увольнялось примерно шесть человек. Специалисты часто ошибались при введении в программу персональных данных, что вызывало недовольство со стороны бухгалтерии. Вахтовые рабочие — специфическая категория работников. Не все из них успевают принять душ после поезда, далеко не каждый приятен в общении. При оформлении до сотни таких работников в день у специалистов отдела кадров довольно быстро наступало профессиональное выгорание Теперь работники не заходят в отдел кадров, а ожидают своей очереди в фойе. Специалисты выходят к ним через каждые полчаса в межвахтовый период и через каждые 15 мин. в дни перевахтовки, собирают документы на прием и увольнение, отвечают на вопросы. Для этого в фойе были размещены предупреждающие плакаты «Ожидайте своей очереди в коридоре, к Вам выйдут». Дежурные по этажу и начальники службы охраны предупреждены о введении такого порядка. Работников, которые все же пытаются пройти в кабинет, строго останавливают. По мере готовности документов специалисты отдела кадров выходят к работникам, последние подписывают и забирают их
Работники отдела кадров часто отвлекались от ввода данных, выполняя работу, не требующую специальной квалификации (сбор и копирование документов). Это снижало точность ввода данных, вызывая жалобы со стороны бухгалтерии В межвахтовые дни свободные специалисты по очереди выходят к работникам за документами. Во время перевахтовки назначается дежурный, который только собирает документы и копирует необходимые бумаги, другие работники этим не занимаются, а сосредоточиваются на вводе данных. В задачи дежурного входит проверка заполнения кандидатом анкеты и наличия необходимых документов. Затем все документы одного работника складываются в отдельный пакет, а собранные пакеты (8–10 штук) заносятся в кабинет. Дежурный делает копии документов для личных дел и раздает их специалистам. При увольнении проверяется оформление заявления, уточняется наличие банковской карты для получения зарплаты, оформляется обходной лист
Раньше трудовые книжки и личные дела хранились в кабинете беспорядочно (документы уволенных вперемешку с документами работающих сотрудников), что усложняло их поиск. Личные дела неделями лежали в коробках не разобранными по начальным буквам фамилий В хранении трудовых книжек наведен порядок. Теперь они рассортированы по организациям (по начальным буквам). Специально отобраны трудовые книжки уволенных (и не получивших документы) и отсутствующих работников, для того чтобы они не осложняли поиск. Отдельно хранятся личные дела работающих, уволенных и отсутствующих сотрудников, все они разложены по начальным буквам фамилий. Согласно введенному правилу все трудовые книжки и личные дела работников раскладываются по местам не позднее чем через неделю после оформления
Раньше шкафы с трудовыми книжками находились в соседнем помещении. Личные дела были расставлены только по организациям (вперемешку работающих и уволенных сотрудников) Теперь шкафы с трудовыми книжками и используемыми личными делами находятся в кабинете специалистов, а личные дела отсутствующих и уволенных — в соседнем архивном помещении. Это позволило сократить время на передвижение специалистов и поиск документов конкретных работников
Собранные у сотрудников трудовые договоры на следующий день подписывались у главного руководителя, а потом раздавались непосредственным руководителям для подписания работниками и передачи им одного экземпляра. Второй экземпляр подлежал хранению в организации. Однако договоры часто терялись и не поступали к работникам (что вызывало их недовольство) или в отдел кадров (что является нарушением кадрового делопроизводства) Теперь доверенность на подписание трудовых договоров выдается заместителю руководителя, который в период перевахтовки постоянно находится в своем кабинете и подписывает их. В эти дни специалисты отдела кадров беспрепятственно заходят к нему в кабинет в течение всего дня, подписывают договоры и отдают работникам их экземпляр. Сотрудники перестали жаловаться на отсутствие договоров, все экземпляры, предназначенные для хранения в организации, имеются в наличии
Процесс заполнения трудовых книжек (до 300 в месяц) является весьма трудоемким, не допускает исправлений, требует повышенного внимания и сосредоточенности С учетом того, что в большинство трудовых книжек вносятся стандартные записи, были изготовлены штампы наименований всех организаций холдинга, а также штампы: «Трудовой договор расторгнут», «Принят на должность охранника», «Принят на должность контролера», «Копия верна», «Генеральный директор Иванов А.А.», «Работает по настоящее время» и т. п.
Заявления на отпуск (не по графику) и выдачу справок поступали ежедневно. Непосредственным руководителям часто приходилось выяснять, оформлены ли отпуска. При этом они нередко предъявляли претензии по поводу их несвоевременного оформления Теперь сбор заявлений на отпуск и выдачу справок осуществляется в строго определенные дни — дважды в месяц с  1-го по  6-е и с  15-го по  21-е число. Заявления на отпуск накапливаются, передаются в отдел кадров и оформляются в строго определенное время (согласно графику работы отдела). В иное время заявления не принимаются. После оформления всех отпусков формируется отчет, который затем поступает в службу охраны на согласование. После согласования отчета претензии по оформлению отпусков не принимаются
Работники часто затруднялись с оформлением письменных заявлений, неверно и медленно составляли их Разработанные бланки заявлений в отдел кадров требуют лишь проставления фактических данных и подписи работника. Это значительно ускоряет процесс оформления
Ранее использовалась единая анкета для приема на работу и рабочих, и работников управленческого персонала (опыт предыдущей работы, образование и т. д.). Направление на работу и согласие на обработку персональных данных заполнялись на отдельных листах, рабочие путались, документы терялись Анкета переделана, теперь рабочие вносят в нее только самую необходимую информацию, что значительно ускоряет данную процедуру. Также в анкету включены направление на работу от службы охраны и согласие на обработку персональных данных
Информацию об инструментах подбора работника (ответ на вопрос о том, откуда он узнал об имеющейся вакансии) специалисты отдела кадров получали устно. Рабочие часто затруднялись с объяснением, а специалисты забывали о полученной информации В анкету для рабочих введен вопрос: «Откуда Вы узнали об имеющейся вакансии?» Вслед за ним перечислены источники информации. Работнику остается лишь отметить нужное. Теперь при введении данных в программу специалист отдела кадров опирается на документ, а не на устное сообщение
Внедряемые новшества нужно было донести до непосредственных руководителей службы охраны В компании организовано регулярное (еженедельное) обучение непосредственных руководителей грамотной подаче документов (с соблюдением установленных сроков и формы), а также предусмотрено консультирование тех, кто обращается в индивидуальном порядке

Работа с непосредственным руководителем

От персональной работы с каждым сотрудником пришлось отказаться. Был совершен переход к концепции работы с непосредственными руководителями. Таковыми являются старшие смены и начальники направлений охраны. С рабочим персоналом работники отдела кадров контактируют только при приеме и увольнении. Это согласовано с руководством службы охраны, т. к. требуется их содействие. Для реализации данного принципа проводятся специальные мероприятия (табл. 2).

Таблица 2. Мероприятия по внедрению принципа работы с непосредственными руководителями

Проблемы (как было) Решение проблем (как стало)
После оформления трудоустройства работники не знали, на какой объект им нужно следовать, и задавали соответствующие вопросы работникам отдела кадров Теперь работникам выдаются памятки с краткой инструкцией по запросу на оформление документов. В них непосредственные руководители указывают адрес объекта, на который должен проследовать работник, а также свои Ф. И. О. и номер телефона
Работники часто сами приносили в отдел кадров свои заявления. Документы от службы охраны принимались без фиксации и установления сроков. Возможность проверки передачи документов отсутствовала Все документы на оформление принимаются от непосредственных руководителей по реестру со специальными разделами. В этот реестр руководители вписывают Ф. И. О. человека, подавшего документы, и расписываются в получении. Реестр формируется ежедневно. На следующий день строго в 9:00 заместитель начальника приносит реестр и документы и передает их под роспись начальнику отдела кадров. Теперь каждый желающий может легко найти запись о конкретном заявлении
Ранее приказы на отпуск, справки и иные документы для подписания работниками и выдачи им на руки из отдела кадров хаотично забирали сами работники или их непосредственные руководители Закуплены канцелярские лотки по количеству направлений и размещены в виде этажерки в помещении службы охраны. Сотрудники отдела кадров раскладывают в них оформленные документы, которые должны быть подписаны работниками и выданы им. Руководители управления охраны берут эти документы из лотков в удобное для них время, не беспокоя работников отдела кадров
Работники постоянно задавали вопросы по существу работы, оформлению отпусков, увольнению, оплате труда, получению справок и т. д. Специалисты отдела кадров тратили много времени на их консультирование лично и по телефону Ответы на вопросы, с которыми работники раньше обращались в отдел кадров, теперь стали зоной ответственности непосредственных руководителей. Рабочие перенаправляются за информацией в помещение службы охраны (о чем сообщается в размещенных объявлениях). Работники отдела кадров больше не дают каких-либо разъяснений. Это касается и телефонных звонков

Регламентация деятельности отдела кадров

Совместно со всеми был принят принцип регламентации работы отдела кадров и нормативного оформления его взаимоотношений с бухгалтерией и службой охраны. Это потребовало разработки и внедрения ряда корпоративных регламентов. После изучения особенностей взаимодействия отделов начальником отдела кадров был предложен регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны и регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров, где строго описывались сроки предоставления документов.

Разработан стандарт кадрового документооборота с образцами оформления документов; составлен график деятельности отдела, задающий определенный ритм работы и периоды оформления тех или иных документов; подготовлена пошаговая инструкция работы в программе «1С» по основным процедурам оформления в той модификации, которая используется в организации; составлен перечень отчетов отдела кадров с указанием ответственных лиц (неопределенность в этом вопросе устранена); разработана схема основных бизнес-процессов по оформлению трудовых отношений (увольнения, приема, кадровых перемещений, отпусков), отражающая последовательность работы всех задействованных отделов.

В ходе реализации проекта подготовлены следующие нормативные акты:

  • Корпоративный стандарт кадрового делопроизводства.
  • Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны (приложение 1).
  • Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров (приложение 2).
  • Регламент составления отчетов отделом кадров (приложение 3).
  • Перечень отчетности.Инструкция по работе с программой «1С».
  • Описание бизнес-процессов оформления трудовых отношений.

Проекты регламентов были согласованы с заинтересованными отделами и руководством.

Максимальная автоматизация операций, выполняемых в «1С»

Следующей идеей была дополнительная автоматизация в программе «1С» с целью уменьшения количества документов, оформляемых в Word и рукописно. В процессе определения требующих автоматизации операций участвовал весь отдел. Работники активно предлагали автоматизировать то одно, то другое. Однако все это требовало определенных материальных затрат. В штате организации имеется программист «1С». Для его привлечения к данному проекту руководство попросило определить продолжительность отвлечения данного сотрудника, с тем чтобы рассчитать предстоящие затраты. В результате совместно с этим специалистом были определены план автоматизации и количество необходимых часов работы (табл. 3).

Таблица 3. Перечень автоматизированных задач и продолжительность работы над ними

№  Формы, предусмотренные для автоматизации выполнения операций Достигнутый эффект Время, затрачиваемое на выполнение операций, ч.
1 Предусмотрены формы трудовых договоров с возможностью выгрузки из программы договора с персональными данными работника, реквизитами организации, условиями оплаты (окладом, тарифной ставкой), условиями работы (вахтовый метод или сменный режим), возможностью выбора категории сотрудников («охранник вахты», «охранник смены», «контролер вахты», «контролер смены», «специалисты и руководители») и параметра работы («основная/сменная») В организации утверждены образцы трудовых договоров для каждой категории сотрудников с учетом специфики работы. Выгрузка готовых трудовых договоров из «1С» позволяет исключить ошибки при заполнении трудовых договоров, сокращает время на оформление трудоустройства 8
2 К документу «Прием на работу в организацию» предусмотрена форма «Опись документов», которая содержит наименование организации, Ф. И. О. сотрудника и перечень документов в его личном деле Исключает заполнение описи документов в личном деле вручную, ускоряет оформление трудоустройства 2
3 К справочнику «Сотрудник организации» предусмотрена форма «Справка с места работы», которая содержит фирменный бланк организации, Ф. И. О. сотрудника, должность, дату приема (для работающего) и увольнения (для уволенного), номера и даты Приказа о приеме (увольнении) Избавляет от заполнения справок вручную, ускоряет подготовку документов 2
4 К Приказу о приеме предусмотрена форма «Приемная записка», которая нужна для оформления сотрудника в других отделах. Форма содержит Ф. И. О. сотрудника, наименование организации, должность, сведения о трудовой книжке (для лицензионного отдела), перечень отметок отделов. Заведен специальный реестр для внесения данных о трудовой книжке Избавляет от заполнения приемной записки вручную, ускоряет подготовку документов 4
5 К Приказу о приеме предусмотрена форма «Заявление об удержании за трудовую книжку» (Ф. И. О. сотрудника и текст заявления) Предусмотрена в связи с оформлением большого количества новых трудовых книжек. Избавляет от заполнения заявлений вручную, сокращает время на оформление трудоустройства 2
6 К документу «Кадровое перемещение в организации» предусмотрены две формы дополнительного соглашения (об изменении должности и об изменении заработной платы) Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление переводов и перемещений 2
7 К Приказу о приеме предусмотрена форма «Обложка трудовой книжки». В отчете выбираются три работника, на печать посередине листа выводятся Ф. И. О. работника и разделительные линии для разрезания. Форма распечатывается и используется в виде обложки для трудовой книжки Разработана в связи с оформлением большого количества новых трудовых книжек. Избавляет от заполнения заявлений вручную, сокращает время на оформление трудоустройства 3
8 К Приказу о приеме сотрудника на работу предусмотрена форма журнала трудовых книжек с наименованием столбцов согласно журналу учета трудовых книжек. Форма разлинована соответствующим образом, размеры строк и столбцов скорректированы согласно формату журнала. Выгружаются следующие сведения: Ф. И. О., должность, дата приема на работу, номер трудовой книжки. Форма распечатывается и подклеивается в журнал Избавляет от заполнения журнала вручную, ускоряет оформление приема сотрудника на работу 3
9 К Приказу о приеме сотрудника на работу предусмотрена форма «Доверенность на получение карты». Содержит данные доверенного лица (специалист отдела кадров выбирается из списка), данные доверителя, текст доверенности, реквизиты банка. Подписывается и представляется в банк для получения карты Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление банковской карты для получения сотрудником зарплаты 3
10 Производится выгрузка файлов банка с распределением номеров расчетных счетов по сотрудникам (для перечисления зарплаты) Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление банковской карты для получения сотрудником зарплаты 8
11 Разработан специальный отчет для сбора статистики по причинам увольнения. При увольнении работника заполняется специальное поле путем выбора причины увольнения (условия труда, отношения в коллективе, заработная плата, по инициативе работодателя). Отчет содержит следующие сведения: Ф. И. О. сотрудника, направление, причину увольнения Облегчает сбор статистических данных (достаточно поинтересоваться у работника и отметить в перечне одну из причин), позволяет сделать для руководителя выборку по любому подразделению 4
12 Разработан специальный отчет для сбора статистики по инструментам подбора (СМИ, Интернет, знакомые, акция «Приведи друга», агентства, работал ранее и вернулся). Отчет содержит следующие сведения: Ф. И. О. сотрудника, направление, инструмент подбора Облегчает сбор статистических данных (достаточно поинтересоваться у работника и выбрать в перечне одну из причин), позволяет сделать для руководителя выборку по любому подразделению 4
13 Предусмотрена форма отчета по проведению акции «Приведи друга» с указанием Ф. И. О. премируемого сотрудника и Ф. И. О. привлеченного сотрудника. Формируется путем выбора инструмента подбора. В графе «Акция» имеется дополнительное поле «Выбор рекомендовавшего сотрудника» Облегчает сбор статистических данных, избавляет от заполнения вручную списка сотрудников для премирования по акции «Приведи друга» 4
14 Автоматизирован расчет компенсации отпусков. При исчислении срока работы, дающего право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до одного месяца. Под половиной месяца понимается период, равный 15 дням Поскольку программа «1С» не учитывала данные положения, имел место частый возврат документов из бухгалтерии и пересчет компенсации вручную. Автоматизация данной операции сокращает количество случаев возврата документов, ускоряет оформление увольнения сотрудника 5
15 К перечню отпусков добавлено наименование «Дополнительные отпуска». Дни проставляются вручную, оплата определяется по среднему заработку Дополнительная автоматизация проведена в связи с наличием филиала в местности с дополнительным отпуском, а также работников, имеющих право на дополнительный отпуск (ликвидаторов Чернобыльской аварии, родителей ребенка-инвалида и др.). Избавляет от оформления таких отпусков вручную 3
16 При приеме сотрудника на работу адрес регистрации автоматически заносится в адрес проживания (по умолчанию). Если имеется второй адрес, то он вносится вручную Избавляет от повторного занесения адреса, ускоряет оформление приема сотрудника на работу 1
17 В список приказов о приеме на работу, об увольнении, отпуске, кадровом перемещении добавлен столбец «Направление» с указанием Ф. И. О. сотрудника Поскольку в организации много подразделений, именуемых направлениями, для ведения статистического учета и подготовки отчета необходимо знать, в какое из них (на какое направление) принимается работник. Автоматизация исключает поиск сотрудника по направлениям вручную и ускоряет сбор статистических данных 3
18 При оформлении табеля автоматически проставляется реквизит «Руководитель», «Ответственное лицо» (путем выбора из списка) Избавляет от заполнения формы вручную, ускоряет оформление увольнения сотрудника 1
19 Список локальных актов, с которыми знакомится работник, включен в форму трудового договора с дополнительным реквизитом «Подпись». Исключено ознакомление сотрудника на отдельном листе или в специальном журнале Избавляет от оформления дополнительного документа либо ведения журнала, ускоряет оформление трудоустройства сотрудника 2
20 К вкладке «Сотрудник» добавлена вкладка «Параметры», в которой предусмотрены флажок «Особый» и соответствующее описание, а также флажок «Отсутствующий» и соответствующее описание. Сотрудники, помеченные флажком «Особый», выделяются в списке синим цветом, флажком «Отсутствующий» — красным Среди рабочего персонала немало сотрудников, которые покидают свое рабочее место без оформления увольнения. Теперь их учет налажен, они выделены в списке цветом и исключаются из статистических отчетов по работникам организации. Среди рабочих имеются такие, на которых надо обратить особое внимание (беременные женщины, осужденные работники, инвалиды и пр.). Они выделены в списке цветом, это помогает учитывать их особенности 3
21 Заведен специальный справочник тарифов (каждому объекту соответствует свой тариф), определяемых путем выбора соответствующего объекта Заведен с целью исключения проставления тарифной ставки вручную. Исключает ошибку при определении тарифа, ускоряет оформление трудоустройства работника
22 Организована проверка введенных данных на предмет допущенных ошибок. При клике «Сформировать отчет о проверке» выдается таблица с указанием неверно заполненных полей (с лишними пробелами, неправильным количеством цифр, лишними знаками). Организована проверка на предмет отсутствия тарифной ставки. Если сотруднику не определена тарифная ставка, программа сообщает об этом Поскольку большое количество документов повышает вероятность ошибки, для снижения влияния человеческого фактора введены специальные проверки 4
23 Предусмотрено сообщение о вводе одинаковых Ф. И. О. разных сотрудников. При вводе персональных данных программа предлагает проверить, новый это сотрудник или уже работающий в организации При большом количестве сотрудников возрастает вероятность появления однофамильцев и тезок. Специальная проверка исключает путаницу 3
24 Предусмотрен запрет на использование одного и того же табельного номера при одновременной работе пяти человек в одной и той же базе (стандартная программа это позволяла) При работе в программе одновременно пяти человек один и тот же табельный номер присваивался нескольким сотрудникам, что вызывало жалобы со стороны бухгалтерии, т. к. работника невозможно было идентифицировать. Теперь подобная ошибка исключена 4
Итого часов работы по дополнительной автоматизации 78

Расходы на внедрение автоматизации составили: 150 тыс. у. е.: (заработная плата программиста) / 168 (количество рабочих часов в месяце) x 78 = 69 640 у.е.

Экономия от оплаты сверхурочных работникам отдела кадров после внедрения всех мероприятий составила:

72 часа (на протяжении месяца 3 работника задерживались 3 раза в неделю на 2 часа) x (42 тыс. у. е. (заработная плата специалиста отдела кадров) / 168 (количество рабочих часов в месяц) = 18 тыс. у. е. в месяц.

Таким образом, затраты окупились уже через четыре месяца.

Внедрение мероприятий продолжалось в течение полугода, при этом все четыре принципа внедрялись параллельно.

Результаты проекта

В результате проведенных мероприятий практически прекратилось поступление жалоб со стороны службы охраны (не более одной в месяц), 96% документов оформляется качественно, 98% — в установленный срок. Существенно снизилось количество жалоб со стороны бухгалтерии (2–4%), работники перестали обращаться в проверяющие органы (за последние полгода не поступило ни одной жалобы). Через полгода после внедрения мероприятий показатели остаются стабильными, требуется только соблюдать внедренные принципы работы.

Приложение 1. Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны (фрагмент)

Данный регламент разработан с целью определения порядка взаимодействия между отделом кадров и службой охраны.

1. Порядок взаимодействия при оформлении приема сотрудника на работу

1.1.Начальники отделов/отделений/участков (далее — руководители) службы охраны после согласования приема работника на работу в обязательном порядке заполняют следующие разделы Анкеты работника:

Оптимизация работы кадровой службы: фокус на эффективность

1.2.Для заполнения раздела «Проверка документов (подпись должностного лица)» руководители направляют работника к генеральному директору либо к начальнику службы охраны.

1.3.В случае повторного трудоустройства работника отдел кадров направляет работника к начальнику службы охраны для согласования повторного приема.

1.4.После согласования приема работника руководители в обязательном порядке заполняют следующие разделы Памятки для работника:

После оформления Работник направляется

Оптимизация работы кадровой службы: фокус на эффективность

1.5.Отдел кадров предоставляет службе охраны списки числящихся в штате сотрудников 3-го и  17-го числа месяца.

1.6.Служба охраны в срок до  4-го и  18-го числа текущего месяца представляет в отдел кадров отчет о числе основных работников и подработчиков, находящихся на постах.

2. Порядок взаимодействия при оформлении отпусков, справок, больничных для работников

2.1.Заявления на отпуска (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) подаются в отдел кадров службой охраны не позже, чем за 10 календарных дней до начала отпуска.

2.2.Заявления на предоставление справок и копий документов подаются службой охраны в отдел кадров (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) не позднее чем за 3 рабочих дня до необходимой даты предоставления. Срок подготовки справок и копий отделом кадров — 3 рабочих дня.

2.3.Период подачи заявлений на отпуска — с  1-го по  6-е число месяца и с  15-го по  21-е. Период предоставления заявлений на справки — с  1-го по  10-е и с  15-го по  25-е число месяца.

2.4.На заявлении на отпуск проставляют визу согласования руководитель отдела и заместитель начальника службы охраны. Отпуск предоставляется при отработке работником не менее 6 месяцев.

2.5.Отдел кадров представляет службе охраны по электронной почте список отпусков на согласование в срок до  8-го и до  24-го числа месяца. Служба охраны проверяет список отпусков в течение одного рабочего дня, в случае несогласия представляет соответствующие сведения, при согласии — согласовывает список по электронной почте.

2.6.Листы нетрудоспособности предоставляются службой охраны в течение двух рабочих дней после получения от работника.

3. Порядок взаимодействия при оформлении увольнений

3.1.Заявления об увольнении (на утвержденном бланке либо в виде рукописного текста согласно бланку) оформляются на рабочем месте в течение вахты, визируются начальником отдела и передаются управлением охраны либо работниками в отдел кадров. В случае явки в офис для написания заявления работник получает у оперативного дежурного бланк и визирует заявление в управлении охраны у начальника отдела (заместителя начальника управления охраны). Затем заявление передается работником непосредственно в отдел кадров. Начальники отделов (заместители начальника службы охраны) проставляют количество отработанных смен, дату последней смены и тариф, а также визируют заявление.

3.2.Обходной лист (утвержденный бланк) выдается работнику оперативным дежурным при явке для оформления увольнения. Работники визируют обходной лист у оперативного дежурного, в  лицензионно-разрешительном отделе и в административном управлении.

3.3.При увольнении в течение вахты обходной лист визируется начальником отдела при согласовании заявления работника и представляется в отдел кадров. В период перевахтовки обходные листы визируются управлением охраны и сдаются 3-го и  18-го числа месяца в отдел кадров.

4. Порядок взаимодействия при кадровых перемещениях

4.1.Кадровые перемещения внутри организации (с объекта на объект, с направления на направление) осуществляются на основании служебных записок начальников отделов/отделений.

4.2.При невыходе сотрудника на работу в течение периода, превышающего один месяц, управление охраны подает служебную записку о его переводе в категорию «Отсутствующие».

4.3.При возврате сотрудника управление охраны подает служебную записку о его направлении на объект в течение трех рабочих дней с момента выхода.

<…>

7. Порядок передачи документов между отделом кадров и управлением охраны

7.1.Передача заявлений на отпуска, справки, листы нетрудоспособности, заявления на увольнения в период вахты собираются заместителем службы охраны в течение дня и передаются в отдел кадров до 10:00 следующего дня по реестру под роспись.

7.2.Документы, подготовленные для подписи работниками, передаются отделом кадров в управление охраны в лотках (по направлениям) по реестру под роспись.

Приложение 2. Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров

ДАННЫЙ РЕГЛАМЕНТ РАЗРАБОТАН С ЦЕЛЬЮ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОРЯДКА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ И БУХГАЛТЕРИИ.

1.Оформление документов в базе «1С» работниками отдела кадров должно осуществляться в день их поступления. Информация по лицевым счетам работников в базе «1С» заполняется отделом кадров при получении банковской карты, но не позднее следующего рабочего дня.

2.Документы передаются отделом кадров в бухгалтерию в определенные сроки.

2.1.Документы на оформление отпуска передаются не позже, чем за пять рабочих дней до начала отпуска, согласно перечню и требованиям к заполнению.

2.1.1.Приказ на отпуск (копия) подписывается генеральным директором.

2.2.Документы на оформление увольнения передаются не позже чем за три рабочих дня до дня увольнения согласно перечню и требованиям к заполнению.

2.2.1.Приказ на увольнение (копия) подписывается генеральным директором.

2.2.2.Должен быть заполнен обходной лист.

2.2.3.Должен быть заполнен табель за текущий месяц.

2.2.4.Должно быть в наличии заявление работника с указанием лицевого счета (в случае отсутствия банковской карты в рамках зарплатного проекта), в исключительных случаях — заявление работника на выплату из кассы только при согласовании с главным бухгалтером.

2.3.При увольнении работника день в день (согласно дате заявления) документы по списку, указанному в п. 2.2, должны быть предоставлены не позднее 15:00 текущего дня.

2.4.Документы на оформление больничного листа должны быть переданы не позднее дня поступления в отдел кадров.

2.5.Табель учета рабочего времени для начисления и выплаты заработной платы за текущий месяц должен быть передан в срок, оговоренный отдельным локальным нормативным актом организации, утверждаемым не позднее первого рабочего дня текущего месяца.

<…>

4.К передаче документов отдела кадров в бухгалтерию предъявляются определенные требования.

4.1.Работники отдела кадров передают документы согласно реестру (приложение 1 к настоящему регламенту) ежедневно в 12:00 и 15:00. Реестр оформляется в двух экземплярах: один — для отдела кадров, второй — для бухгалтерии.

4.2.Документы отдела кадров с занесением соответствующих данных в базу программы 1С ЗУП должны быть оформлены своевременно и качественно.

4.3.При нарушении срока передачи документов к реестру прилагается служебная записка, заверенная руководителем отдела кадров, с обоснованием причин.

4.4.При обнаружении ошибок или наличии прочих замечаний к представленной/внесенной в «1С» информации документы возвращаются на доработку по реестру согласно приложению 1 с указанием соответствующих замечаний.

Приложение 3. Регламент составления отчетов отделом кадров

№  Периодичность Дата, время Наименование Адресат Ответственный
1 Ежедневно 9:30 Отчет по приему и увольнению По рассылке Начальник группы № 1
2 Еженедельно Понедельник, 9:30 Отчет по приему по дням недели Руководитель
3 Еженедельно Понедельник, 9:30 Отчет посещаемости Руководитель
4 Еженедельно Понедельник, 9:30 Отчет по выданным картам Руководитель
5 Ежемесячно До  5-го числа следующего месяца Отчет об уволенных, принятых, переведенных сотрудниках АУП Главный бухгалтер
6 Два раза в месяц По отдельному приказу Табели учета рабочего времени Главный бухгалтер
7 Ежемесячно 2-го числа до 16:00 Отчет для отдела подбора Начальник отдела подбора Начальник группы № 2
8 Еженедельно 9:30, понедельник Отчет по общей численности и плану набора Руководитель
9 Два раза в месяц 12-го, 22-го, 2-го числа месяца Отчет по заведенным трудовым книжкам Бухгалтерия
10 Два раза в месяц 3-го и  17-го числа месяца Списки сотрудников (Ф. И. О.) по направлениям Служба охраны — по рассылке
11 Два раза в месяц 8-го и  24-го числа месяца Сведения об оформленных отпусках (Ф. И. О.) по подразделениям Служба охраны — по рассылке
12 Два раза в месяц 5-го и  18-го числа Отчет по перевахтовке Руководитель
13 Ежемесячно До  3-го числа следующего месяца Отчет по итогам работы за месяц Руководитель Начальник отдела кадров

1 Компания охраняет различные объекты в Москве и Московской области, имеет филиалы в регионах. Численность сотрудников составляет 3 тыс., основной контингент — охранники и контролеры.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль