Оптимизация деятельности компании: как мотивировать исполнителей?

150
Во многих компаниях сегодня сложная обстановка: экономический кризис заметно уменьшил бюджеты, планируемые уровни прибыли. Организации вынуждены искать варианты выживания и в таких условиях, но, к сожалению, не всегда выбирают оптимальные решения. В первую очередь сокращаются затраты на то, что приносит меньше очевидных и быстрых денег. Как осуществить разумную оптимизацию, не забывая о последствиях урезания расходов?

Многие компании идут по пути «истеричного» сокращения всех и вся. Вспоминается старый анекдот про лошадь, которую хозяин-цыган «совсем было отучил есть, да вдруг она померла». Проводя аналогию, можно сказать, что одно дело похудеть, а другое — отрубить себе в борьбе с весом ноги или дойти до клинической анорексии. Так и бездумное массовое сокращение персонала может привести к нарушению самой бизнес-модели и вызовет уже собственный кризис.

Однако ключевой вопрос — не как сэкономить, а как повысить эффективность, т. е. заработать больше при оптимальных затратах.

Пути повышения эффективности

Наибольшим экономическим потенциалом в кризис обладает работа по повышению эффективности процессов и деятельности сотрудников. Практически любая компания имеет тенденцию обрастать людьми с размытым функционалом, вследствие чего эффективность труда в течение трех лет неизбежно падает. Поэтому если проводить ревизию персонала и производительности его труда не реже чем раз в три года, можно найти пути повышения эффективности компании.

Рассмотрим преобразования, основными исполнителями которых являются сотрудники предприятия, а консультанты выступают в качестве методологов, кураторов и наставников. Такую проектную группу можно назватькомандой оптимизации (КО). В ее задачи входит повышение производительности труда за счет совершенствования производственных и  административно-управленческих процессов, организации труда и применения инновационных технологий бережливого производства.

Обычно руководство компании отбирает в КО 10–15 сотрудников, обладающих необходимым уровнем профессиональных компетенций, стремящихся к саморазвитию, к совершенствованию рабочих процессов и тяготеющих к командной работе.

Команда проходит краткосрочное (суммарно не более недели) обучение методам оптимизации и ведению проектов, после чего с отрывом от производства начинает изучать рабочие процессы в определенных руководством подразделениях. Цель — к концу проекта разработать несколько десятков инициатив по повышению эффективности исследуемых подразделений. При этом все инициативы проходят согласование и утверждение у руководства, экономический эффект каждой необходимо доказать.

Как правило, обученная КО обходится предприятию дешевле сторонних провайдеров1. Но только в том случае, если уделять внимание качеству обучающих мероприятий, организации работы и мотивации. В этой связи возникают два основных вопроса: как сформировать настоящую команду специалистов и как организовать их деятельность?

Пример

Руководство крупного производственного предприятия приняло решение, направленное на оптимизацию затрат, в первую очередь расходов на персонал. Ресурсов ОТиЗ не хватало, поэтому из сотрудников предприятия была сформирована команда оптимизации производства, задачей которой стало за 2,5 месяца изыскать резервы для повышения производительности труда (и других ключевых показателей эффективности).

Для этого потребовалось разобраться в производственных процессах и подготовить реальные инициативы по снижению затрат. Оптимизаторы прошли обучение на теоретических семинарах, а затем отрабатывали полученные навыки «в поле» в сопровождении консультантов, которые делились своим опытом, помогали разрабатывать и обосновывать решения.

Команда профессионалов или сборище оболтусов?

Существуют три главных фактора, предопределяющих успех или провал проекта по оптимизации производственных и  административно-управленческих процессов.

Качественная подготовка сотрудников. Для эффективного внедрения изменений они должны освоить инновационные инструменты, принять философию непрерывного совершенствования процессов и получить навыки разработки и доказательств инициатив по оптимизации. Если предприятие не располагает соответствующей базой знаний, в этом могут помочь, например, консультанты с опытом работы. Таким образом, либо ответственность за подготовку и успешность команды возьмут на себя приглашенные консультанты, либо, если компания решила обойтись собственными силами, необходимо назначить ответственного, который будет курировать данные вопросы.

Рекомендация: тем, кто отвечает за подготовку учебных материалов, желательно заранее побывать на исследуемых участках и именно на их основе подготовить теоретический материал, кейсы и задачи. В результате первую информацию о проблемных процессах участники проекта получат уже в ходе обучения.

Как показывает опыт, не все сотрудники способны освоить методы оптимизации производства. Заслуживает внимания система отбора персонала на одном из энергетических предприятий, которая состоит из этапов:

  • выдвижение кандидатов;
  • дистанционное тестирование для первичного отсева кандидатов;
  • очный кейс-тестинг для выявления наиболее способных;
  • собеседование для проверки мотивации и эмоциональной стабильности.

По итогам собеседования происходит комплектование команды по ролям (генератор идей, реализатор, коммуникатор и т. д.).

Организация работы.Обеспечение оптимизаторов оборудованными рабочими местами, при необходимости транспортом в немалой степени определяет успешность их работы, особенно с учетом того, что проект длится всего несколько месяцев, т. е. каждый день на счету. Поэтому своевременная подготовка проектного офиса (или его простейшего аналога) является важным этапом при запуске проекта.

Эффективная система мотивации. Будем честны: в отсутствие мотивации эффект работы КО снижается, и потенциал оптимизаторов будет реализован не до конца.

В этой связи полагаем целесообразным дать следующие рекомендации по запуску проекта оптимизации и мотивированию исполнителей.

Рекомендации по формированию команды оптимизации

Проинформируйте о проекте все заинтересованные стороны. Приступая к началу проекта, необходимо провести его PR. Помимо приказа, в котором будут зафиксированы руководитель проекта, оптимизаторы, их права (производить видеосъемку и т. д.) и ответственные лица, рекомендуется составить информационную презентацию, в которой разъяснить цели и задачи проекта.

Постарайтесь заинтересовать сотрудников исследуемых подразделений. Прежде всего руководство. У него много оперативной работы, поэтому нужно объяснить выгоды проектов, связанных с оптимизацией. В противном случае все инициативы команды оптимизации будут отвергаться, как следствие, не будут внедрены изменения, приносящие пользу компании.

Обговорите порядок взаимодействия с заинтересованными лицами. Поскольку оптимизационный проект выполняет специфическую задачу, необходимо заранее обговорить его условия. Это может быть устав проекта, который отражает его цели, согласованные с руководителем, сроки и т. д. Уточнение процесса согласования позволит команде избежать аврала в конце проекта. Зная особенности управленческого стиля руководства, можно посылать пакет готовых инициатив частями или все сразу, вести согласование официально или же «вживую».

Рекомендации по мотивации оптимизаторов

Вознаграждение обсудите ДО начала проекта. Размер вознаграждения необходимо привязать к целевым показателям, но при этом не забывать, что размер фонда мотивации должен быть объективным — достаточно большим, чтобы стимулировать к работе, но при этом не превращать сотрудника в миллионера после нескольких проектов. По опыту применения мотивационных схем на разных предприятиях в среднем вознаграждение составляет 2–10% от суммы доказанного экономического эффекта.

Иногда конкретный процент вознаграждения определяется только в конце проекта. Что здесь можно посоветовать? Если боитесь назвать цифру и прогореть из-за громадных выплат, просто задайте верхнюю планку вознаграждения. Это прозрачнее и эффективнее. Как показывает практика, оптимизаторы работают значительно лучше, если премия, пусть даже не заоблачная, четко определена, как и правила игры.

Продумайте механизм распределения вознаграждения между членами команды.Это особенно важно, если они работают на достижение общей цели. Один из вариантов — итоговая оценка участников проекта или коэффициент трудового участия (та же оценка, но самими участниками).

Используйте льготы и нематериальное поощрение. Возможно, кого-то заинтересуют специфические корпоративные льготы, которые действуют для старожилов компании, — тогда список льготников можно расширить. Кому-то интересны самореализация и включение в кадровый резерв. Многим хочется получить диплом по завершении проекта. Понимание потребностей участников поможет руководителю проекта найти ключик к каждому и добиться больших результатов.

Помните про человеческий подход.Следует понимать, что работа оптимизаторов сопряжена с известными эмоциональными издержками. Поэтому участникам проекта необходима поддержка со стороны руководства и удобные условия работы. Например, проектную группу можно временно поселить на базе отдыха для сплочения коллектива и релаксации в перерывах между трудовыми буднями.

Пример

Результатом трехмесячного проекта КО стала выработка рекомендаций по повышению производительности труда в исследованных подразделениях. Годовой экономический эффект от проекта составил 60 млн руб. (по 5 млн руб. на каждого подготовленного оптимизатора). Помимо этого были усовершенствованы административно-управленческие процессы, актуализирована организационная структура подразделений, повысилась оперативность принятия решений.

В дальнейшем руководство направило оптимизаторов в другие подразделения. Теперь они проводят подобные проекты самостоятельно, обучая новых оптимизаторов из числа сотрудников предприятия.


1 Проекты по оптимизации производства, выполненные приглашенными экспертами, для среднего предприятия стоят от 5–10 млн руб., в то время как проекты типа «Команда оптимизации» — от 2–3 миллионов (с аналогичными результатами).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль