График отпусков – необходимость, а не формальность

2253
Одни специалисты считают график отпусков локальным нормативным актом, другие утверждают, что это локальный документ работодателя (и они правы, поскольку график не содержит никаких нормативных положений). Но если о статусе графика можно спорить, то его обязательность ни у кого не вызывает сомнений. График отпусков прямо назван в Трудовом кодексе РФ, так что за его отсутствие работодателя могут оштрафовать. ну, а в разгар сезона отпусков польза графика и вовсе очевидна.
График отпусков – документ, определяющий порядок предоставления работникам отпусков в течение календарного года.

Право на отпуск по общему правилу возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в организации. Причем в первый год работы сотрудник идет в отпуск по своему заявлению, а далее в порядке очередности, которая установлена работодателем.

Согласно ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) определяется соответствующим графиком, который утверждается ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является обязательным как для работников, так и для работодателя.

Правда, многие работодатели, утверждая этот документ для проформы, считают, что занимаются мартышкиным трудом, поскольку отпуска сотрудники все равно используют по заявлениям, а значит, график – пустая формальность.

Не пустая. И не формальность. Приведем основные доводы в пользу составления графика.

Планирование рабочего процесса и расходов компании

Обратите внимание

При планировании отпусков сотрудников можно и нужно принимать во внимание рекомендации менеджеров, которые организуют работу структурных подразделений.

1. График отпусков является обязательным для работников документом. Требовать предоставления отпуска вне графика могут лишь отдельные сотрудники – большинство из них таким правом не обладает. Утвержденный график дает полное представление о том, когда кто будет отсутствовать, и, следовательно, позволяет планировать работу конкретного сотрудника, его коллег и целых структурных подразделений на год вперед.
Здесь нужно добавить, что вопреки распространенному мнению при составлении графика работодатель не обязан учитывать пожелания работников. В обязательном порядке учитывается только мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Да и то при условии, что в компании есть профсоюз (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Об учете пожеланий работников при составлении графика отпусков говорилось в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от  05.01.2004 № 1. Но эти Указания носят исключительно рекомендательный характер.
Более того, сам факт учета пожеланий и даже мотивированного мнения профкома не предполагает согласования графика с работниками и профсоюзом. Решающее слово все равно остается за работодателем. График отпусков он утверждает самостоятельно.

2. При наличии графика работодателю намного проще сформировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.
Так, в соответствии с п. 1 ст. 324.1 Налогового кодекса РФ налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работникам, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.
Как формируется резерв расходов на оплату отпусков? Налогоплательщик должен составить смету, в которой отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов с этих расходов:

  • на обязательное пенсионное страхование;
  • обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • обязательное медицинское страхование;
  • обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

НА ЗАМЕТКУ

При составлении графика отпусков нельзя допускать дискриминации отдельных сотрудников

Дискриминация, какой бы она ни была, прямо запрещается законом (ст. 3 ТК РФ).

Работодателю предоставлено исключительное право определять даты отпусков. Но это не значит, что он может злоупотреблять таким правом. Представим себе следующую ситуацию: работник мечтает уйти в отпуск летом, а работодатель, зная об этом, намеренно отправляет его в отпуск зимой. И так на протяжении нескольких лет подряд. Справедливо ли это? Нет, конечно.

А если другому сотруднику работодатель идет навстречу и предоставляет отпуск, когда тому захочется, даже в летнее время, то это уже самая настоящая дискриминация по отношению к работнику, которому отпуск стабильно без всякой производственной необходимости назначается зимой.

Увольнение за самовольный уход в отпуск

Нарушения, признаваемые прогулом

1. Невыход на работу в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности.

2. Отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

3. Уход с работы без предупреждения работодателя, в т. ч. до окончания действия трудового договора и до истечения срока предупреждения об увольнении.

4. Самовольное использование дней отгулов, а также самовольный уход в отпуск (основной, дополнительный).

Если работник уйдет в отпуск не по графику и без согласования с работодателем, его можно будет уволить за прогул на основании подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.

При этом необходимо учитывать, что не является прогулом использование работником дней отдыха, если:

  • работодатель в нарушение предусмотренной законом обязанности отказал в их предоставлении;
  • время использования работником таких дней не зависело от усмотрения работодателя.

Так, в законе перечислены случаи, когда отпуск предоставляется работнику по заявлению независимо от того, какие даты были запланированы в графике.

1. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

2. Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если совместитель еще не отработал шести месяцев, то авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

3. Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих и той же продолжительности. Часть отпуска супругов военнослужащих, превышающая длительность ежегодного отпуска по основному месту их работы, предоставляется без сохранения заработной платы (п. 11 ст. 11 Федерального закона от  27.05.1998 №  76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Все перечисленные работники не обязаны заранее сообщать работодателю, когда они планируют использовать свой отпуск.

Иногда работодатели пытаются не пустить «льготников» в отпуск: мол, сами виноваты – не предупредили при составлении графика о намерении использовать отпуск вместе с  супругом-военнослужащим или одновременно с отпуском по основному месту работы.

Во всех остальных случаях, когда у работника нет права требовать предоставления отпуска вне графика, запланированные даты для него обязательны. Если он захочет отдохнуть в другое время, то должен будет согласовать это с работодателем: отпуск вне графика предоставляется только по соглашению сторон. В противном случае работодатель может уволить работника за самовольное использование отпуска, а одним из доказательств прогула будет утвержденный график отпусков.

Если график не утвержден

Обратите внимание

График отпусков хранится в течение одного года, следующего за годом предоставления отпусков.

Требование о наличии графика отпусков предусмотрено ч. 1 ст. 123 ТК РФ, а значит, за его отсутствие работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

пример

Государственная инспекция труда Чеченской Республики в 2013 г. провела 234 проверки по вопросам использования рабочего времени и времени отдыха, выявив 341 нарушение действующего законодательства.

Наиболее характерными нарушениями режима труда и отдыха названы:

  • отсутствие графика отпусков;
  • предоставление, а также оплата ежегодных оплачиваемых отпусков сверх установленных законом сроков;
  • отсутствие предупреждений (не менее чем за две недели) о времени начала отпуска.

Таким образом, работодатель должен быть готов к тому, что во время проверки инспектор труда попросит предъявить график отпусков на текущий и за предыдущий годы, а в случае их отсутствия укажет на нарушение трудового законодательства и выдаст предписание об устранении данного нарушения, подлежащее обязательному исполнению.

Чтобы отсутствие графиков за все предыдущие годы не было расценено как нарушение, необходимо провести экспертизу ценности документов и выделить их к уничтожению, а сами графики ликвидировать, составив акт об уничтожении дел с истекшими сроками хранения.

НА ЗАМЕТКУ

Индивидуальные предприниматели могут обходиться без графика отпусков

В статье 305 ТК РФ сказано, что порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, занятым у работодателей – физических лиц, определяется по соглашению между ними. При этом продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска у таких работников не может быть меньше установленной ТК РФ.

Если учесть, что норма ст. 305 ТК РФ является специальной по отношению к норме ст. 123 ТК РФ, получается, что работодатели – физические лица, включая индивидуальных предпринимателей, не обязаны утверждать график отпусков.

Роструд в целом придерживается такого же мнения. В его письме от  20.12.2011 №  3683-6-1 отмечается, что для указанных работодателей график отпусков не является обязательным документом, но при большом количестве работников его составление целесообразно.

График отпусков – необходимость, а не формальность



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль