В командировку по новым правилам!

1073
Пройдет еще немного времени, и мало кто вспомнит, что когда-то при направлении в командировку работнику выдавались командировочное удостоверение и служебное задание, о выполнении которого он письменно отчитывался перед работодателем. Все эти документы перестали быть обязательными - необходимость в их заполнении отпала. Но сами служебные поездки никто не отменял, и они по-прежнему нуждаются в документальном оформлении. Какие документы нужно составлять сегодня?

Отмена командировочных удостоверений и упрощение порядка подтверждения командировочных расходов изначально предусматривались п. 10 разд. IV Плана мероприятий («дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования», утв. распоряжением Правительства РФ от  10.02.2014 №  162-р.

Во исполнение этого документа постановлением Правительства РФ от  29.12.2014 № 1595 были отменены пункты 6, 15, абзацы 2, 3 пункта 26, а также внесены изменения в пункт 7, абзац 1 пункта 19 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от  13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).

В результате этих изменений с 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку больше не требуется оформлять:

командировочное удостоверение;служебное задание.

Кроме того, было отменено положение, согласно которому по возвращении из командировки сотрудник должен был в течение трех дней представить письменный отчет о выполненной работе.

Отмена командировочного удостоверения повлияла на уплату страховых взносов. Ранее в соответствии с письмом Минтруда России от  07.10.2013 № 17–4/1647 выплаты работнику за служебную поездку облагались страховыми взносами, если организация не оформляла командировочное удостоверение.

Правда, судьи считали, что платить страховые взносы с подобных расходов не надо, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии (см. постановление Арбитражного суда Центрального округа от  09.10.2014 по делу №  А64-234/2014). Теперь же ситуация разрешилась сама собой, и споров по таким вопросам не предвидится.

Есть ли смысл в оформлении командировочного удостоверения сейчас, когда оно перестало быть обязательным документом?

В настоящее время командировочное удостоверение может использоваться только для внутреннего контроля.

Несмотря на выход постановления Правительства РФ от  29.12.2014 № 1595, некоторые компании сохранили-таки командировочное удостоверение в локальных нормативных актах именно для целей управленческого учета, внутреннего контроля и предотвращения споров с работниками и проверяющими из государственной инспекции труда. Как сказано выше, сохранять удостоверение в налоговых целях бесполезно, поскольку оно больше не является документом, подтверждающим деловую поездку, и не может само по себе — без решения работодателя, проездных документов — подтвердить расходы на служебную поездку и освободить выплаты командированному работнику от НДФЛ и страховых взносов.

При принятии решения о сохранении командировочного удостоверения нужно помнить, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению (ч. 4 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

ПРИМЕР

Многие командированные работники забывают проставить отметку (отметки) о прибытии/выбытии в командировочном удостоверении. И в итоге по требованию бухгалтерии вынуждены отправлять указанный документ по почте в место командирования для проставления всех необходимых отметок.

Правомерность таких требований, даже если они были основаны на положениях локальных нормативных актов, и раньше вызывала вопросы. Ну, а после того как командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом, вряд ли кому-то придет в голову настаивать на получении сотрудником отметок в удостоверении.

Кроме того, нужно учитывать, что теперь по месту командирования работнику и вовсе могут отказать в проставлении отметок в командировочном удостоверении.

Целесообразность сохранения служебных заданий и отчетов о выполнении поручения во внутреннем документообороте компании тоже вызывает сомнения.

Служебное задание достаточно указать в решении работодателя о направлении в командировку и письменно ознакомить с ним работника.

Что касается отчета о выполненной работе, то, если он важен (например, чтобы восстановить через определенное время ход событий, итоги командировки), работодатель вправе сам решить, как работник будет отчитываться. Здесь возможны варианты, которые желательно зафиксировать в положении о служебных командировках компании:

1. Устный отчет работника перед непосредственным руководителем (это поможет избежать оформления лишних бумаг).

2. Письменный отчет о выполненной в командировке работе, форма которого дорабатывается под нужды компании, если такой отчет является полезным документом для принятия оперативных управленческих решений.

3. В качестве отчета принимаются различные документы (в зависимости от цели командировки). Например, если работник ездил осваивать новые рынки сбыта и подписывать договор с контрагентом, достаточно привезти подписанный договор, протокол о намерениях или проект договора на согласование; если за товаром — договор купли-продажи, товарные накладные, счета-фактуры и сам товар.

Но в любом случае, даже если работник не достиг целей поездки (например, не привез материалы, не заключил договоры), расходы на проезд, проживание, суточные ему все равно нужно будет компенсировать (письмо Роструда от 30.04.2008 № 1024–6).

СИТУАЦИЯ

В журнале учета выбывающих работников есть графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Как ее заполнить, если командировочное удостоверение больше не оформляется?

Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они были командированы, обязаны вести все работодатели (п. 8 Положения № 749, п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от  11.09.2009 № 739н; далее — Приказ № 739н).

Формы журналов установлены в Приложениях № 2 и 3 к Приказу № 739н. Интересно, что в них есть графы, которые необходимо заполнять только на основании командировочных удостоверений: «Дата и номер командировочного удостоверения» и «Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение». Так как эти удостоверения отменены, графы можно просто оставить пустыми или поставить в них прочерки. Если важно знать, из какой организации прибыл работник, ее наименование можно поставить в скобках после фамилии в графе
«Ф. И. О. командированного работника».

В связи с отменой командировочных удостоверений такие журналы утратили свою актуальность и, видимо, в ближайшее время тоже будут отменены. Соответствующие поправки уже подготовлены Минтрудом России.

Как отмечаются дни командировки в табеле учета рабочего времени?

Для учета рабочего времени большинство работодателей по-прежнему применяют унифицированную форму табеля. Каждый день пребывания в командировке отмечается в табеле кодом «К» или цифровым обозначением «06» без указания количества отработанных часов.

Если в командировке сотрудник привлекался к работе в выходной для него (по основному месту работы) день, дополнительно указывается код «РВ» (или «03»), которым отмечают работу в выходной день. Указывать количество часов, отработанных в этот день, нужно, только если работодатель давал указание о продолжительности трудовой деятельности в командировке в выходной день (письмо Минтруда России от  14.02.2013 №  14-2-291).

Наличие двойного кода обусловлено необходимостью выплаты работнику суточных. Если поставить только «РВ» («03»), это может привести к невыплате по ошибке суточных за отработанный в командировке выходной день.

ВНИМАНИЕ, ПРОБЛЕМА!

Согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

До внесения изменений в Положение № 749 под распоряжением работодателя о командировании понимался приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма №  Т-9
( Т-9а) или аналогичная самостоятельно разработанная форма). Теперь в абз. 2 п. 3 Положения № 749 сказано, что работники направляются в командировку на основании решения работодателя.

Из-за неопределенности в терминах возникает вопрос о форме выражения управленческого решения работодателя.

В нормах ТК РФ нет общего правила использования терминологии. То есть ТК РФ не объясняет, что такое управленческое решение работодателя: приказ, распоряжение, указание, локальный нормативный акт, резолюция руководителя или иные распорядительные надписи на входящей или внутренней документации, другие акты работодателя, выраженные в соответствующей форме.

В числе прав работодателя, перечисленных в статье 22 ТК РФ, не указано право на принятие управленческих решений, — в ней говорится лишь о праве принимать локальные нормативные акты, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ). В то же время из других норм ТК РФ (не касающихся командировок) можно сделать вывод, что термин «решение работодателя» — понятие более широкое, чем «распоряжение работодателя», и применительно к командировкам, в какой бы форме такое решение ни принималось (приказ, распоряжение, резолюция), оно должно быть только письменным. Впрочем, окончательно прояснить этот вопрос может только Минтруд России.

Как бы то ни было, следует согласиться с тем, что приказ о направлении в командировку — это самая удобная и привычная форма для волеизъявления работодателя в данном случае. При этом работодатель вправе самостоятельно разработать и использовать другую форму, назвав ее распоряжением о направлении в командировку или же решением о направлении в командировку. Выбранный вариант нужно утвердить отдельным приказом руководителя организации.

Подтверждение срока пребывания в командировке

Пунктом 7 Положения № 749 предусмотрены только два варианта определения фактических сроков нахождения в командировке в зависимости от способа проезда работника к месту командирования.

Вариант 1. Если перевозка осуществляется транспортной компанией (авиа-, ж/д, автотранспортная) с заключением соответствующего договора и оформлением в установленном порядке проездных документов, — по проездным документам.

Вариант 2. Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, — по служебной записке с приложением подтверждающих использование такого транспорта документов.

СИТУАЦИЯ

Работник едет в командировку на личном автомобиле. Путевой лист ему не оформляется. Какими документами, кроме путевого листа, он может подтвердить срок пребывания в командировке?

Для служебных поездок на личном транспорте путевой лист выдавать не обязательно (см. постановления ФАС Московского округа от  24.06.2009 №  КА-А40/4219–09 по делу №  А40-48457/ 08-129-168; ФАС Центрального округа от  25.05.2009 №  А62-5333/2008 и от  10.04.2006 №  А48-6436/05–8). В отсутствие путевого листа для подтверждения сроков пребывания в командировке работник может представить счета, квитанции, чеки ККТ и другие аналогичные документы, которые он получает при оплате товаров и услуг в поездке.

В обычных ситуациях для подтверждения срока командировки могут быть предъявлены авиа-, ж/д билеты на бумажных носителях, маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, посадочный талон, контрольный купон электронного ж/д билета, выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на  ж/д транспорте, билеты на рейсовый автобус, билеты иной транспортной компании.

ПРИМЕР

При утере работником проездных документов работодателю придется дополнительно запросить их копии у транспортной организации, справку из авиакомпании, подтверждающую информацию о полете, а у работника — записку с объяснением причин утери документов.

При невозможности восстановления проездных документов (например, на рейсовый автобус) необходимо получить от работника записку с объяснением причин утери документов, указанием фактических дат поездки и приложенными документами, косвенно подтверждающими факт поездки (счета гостиниц, выписка из журнала учета прибывших в командировку и др.).

Стоит заметить, что в Положении № 749 ничего не сказано о порядке документального подтверждения фактических сроков командировки, в случае если:

  • перевозка работника осуществляется иными способами, а именно: на транспорте, находящемся в собственности третьего лица и используемом работником по доверенности; на служебном транспорте, транспорте контрагента, принимающей или приглашающей стороны (последнее характерно для командировок представителей СМИ); на попутном транспорте;
  • в силу объективных причин отсутствуют подтверждающие документы (например, работник оправился в командировку на личном автомобиле с полным баком бензина, т. е. заправка не производилась и топлива хватило на всю поездку; а в месте командирования он остановился у родственников);
  • заправка служебного или личного автомобиля, используемого для поездки, производится по топливным картам, сведения по которым поступают по истечении расчетного периода (например, раз в месяц), при этом в бухгалтерии расчетами с командированными работниками занимается один человек, а топливными картами — другой;
  • имеющимися проездными документами нельзя подтвердить срок пребывания в командировке (даты проездных документов не соответствуют срокам командировки). Это относится к случаям, когда сотрудник по согласованию с работодателем остается в месте командирования на выходные (нерабочие праздничные дни) или, не возвращаясь из служебной поездки, отправляется в отпуск либо выезд в командировку происходит до даты ее начала.

Принимая во внимание наличие вышеприведенных, а также иных ситуаций, в которых срок фактического пребывания работника в месте командирования по проездным либо по подтверждающим документам определить невозможно, полагаем возможным определять фактический срок командировки на основании письменного решения работодателя о направлении сотрудника в командировку, а в отдельных случаях — по служебной записке работника с приложенными документами, подтверждающими необходимость использования соответствующего вида транспорта.

Внесение изменений в локальные акты

В связи с последними изменениями возникла необходимость внести дополнительные правки в локальные нормативные акты о направлении работников в командировку, а также утвердить отдельные бланки.

Шаг 1. Вносим изменения в локальные нормативные акты

По общему правилу порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются локальными нормативными актами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Чаще всего таким локальным нормативным актом является положение о служебных командировках.

В этот документ необходимо внести следующие изменения.

Изменение 1. Слова «распоряжение работодателя» заменить на «решение работодателя», если ранее в тексте положения упоминалось распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку.

Изменение 2. Из соответствующих разделов положения исключить упоминание старых документов: командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов о выполненной в командировке работе.

Изменение 3. В нужные разделы и отдельные приложения включить названия новых документов, а также их разработанные бланки: решение руководителя (в форме приказа, распоряжения или решения) и служебную записку, подтверждающую фактический срок пребывания в командировке при поездке на личном транспорте.

Изменение 4. Указать, что продолжительность и цель командировки определяются решением работодателя, оформленным в форме приказа (распоряжения или решения) о направлении работника в командировку.

Изменение 5. Закрепить порядок документального подтверждения фактического срока пребывания работников в командировке для различных ситуаций, возникающих в вашей компании. Напоминаем, что перечень документов зависит от того, на каком транспорте работники ездят в командировку.

Изменение 6. Определить порядок и формы представления отчетов о выполненной в командировке работе (если это необходимо).

Шаг 2. Утверждаем бланк решения работодателя о направлении работника в командировку

Это может быть бланк решения, приказа или распоряжения. Но какое бы название ни носил документ, он должен иметь обязательные в таких случаях реквизиты и строки.

Бланк приказа о направлении в командировку может быть разработан на основе унифицированной формы №  Т-9, которая в настоящий момент не является обязательной.

Однако применительно к командировкам использование унифицированной формы представляется нецелесообразным. И в любом случае из нее придется исключить строку «Основание (документ, номер, дата)», в которой прежде указывались реквизиты служебного задания.

Проще всего разработать и утвердить собственную форму решения работодателя о направлении работника в командировку. Заодно можно исключить и такой лишний реквизит, как «Командировка за счет средств (указать источник финансирования)», если, конечно, таким источником всегда являются средства компании.

Поскольку решение работодателя о направлении работника в командировку (в любой установленной форме) относится к первичным учетным документам, бланк решения нужно утвердить в качестве одного из приложений к бухгалтерской учетной политике организации.

Шаг 3. Утверждаем бланк служебной записки, оформляемой для подтверждения фактических сроков командировки при использовании работником личного транспорта

В Положении № 749 не приводится ни форма такой служебной записки, ни ее конкретное содержание или реквизиты. Сказано только, что в этом документе указывается фактический срок пребывания в командировке.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно составить бланк служебной записки, указав в нем такие обязательные реквизиты, как место командирования (при наличии нескольких мест — каждое из них), фактический срок пребывания в командировке в календарных днях, даты и время начала и окончания поездки, а также необходимые дополнительные реквизиты, в частности сведения о личном транспорте (вид, модель/марка, номерной знак), перечень документов, подтверждающих его использование (сами документы должны быть приложены к авансовому отчету).

Обратите внимание, что в служебной записке нужно обязательно указать:

1) не только даты, но и время начала и окончания служебной командировки. Это важно для правильного расчета суточных, потому что, если работник вернулся из командировки, например, в 00.45, ему придется заплатить суточные еще за один день;

2) информацию о маршруте передвижения с датами пребывания в разных городах (если работник ездил в несколько мест). Указание нескольких мест командирования (при их наличии) особенно важно в случае зарубежных командировок для расчета суточных, которые за день пересечения границы при выезде из России выдаются в валюте, на пути обратно — в рублях, а при пересечении границы — по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник.

Поскольку составление служебной записки является нововведением, требование о ее представлении работниками, использующими личный транспорт, можно указать в положении о служебных командировках.

Там же целесообразно предусмотреть, что составленную и подписанную работником служебную записку должен завизировать его непосредственный руководитель.

Авансовый отчет и расходы в командировке

При расчете налога на прибыль командировочные расходы (стоимость проезда, в том числе на аэроэкспрессе и такси, проживания, суточные, расходы на оформление визы при загранкомандировках и другие траты, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя, например на услуги VIP-залов) можно учесть при исчислении налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета, если они оформлены в соответствии с требованиями Положения № 749 и являются экономически обоснованными, направленными на получение дохода (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Как и прежде, в течение трех рабочих по возвращении из командировки сотрудник должен представить авансовый отчет об израсходованных суммах (п. 26 Положения № 749). Для этого используется унифицированная форма №  АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от  01.08.2001 № 55, либо форма, составленная работодателем самостоятельно.

Если деньги, полученные под отчет на командировку, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму придется начислить страховые взносы. При этом сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник или вернет деньги, или представит документы, подтверждающие их расходование на предусмотренные организацией цели (письмо Минтруда России от  12.12.2014 № 17–3/ В-609).

Какими документами подтверждаются командировочные расходы?

В авансовом отчете нужно перечислить подлинники всех документов, подтверждающих затраты на командировку (проездные документы, счета гостиниц, квитанции, БСО, чеки ККТ, товарные чеки и т. д.). Перечень этих документов работник должен указать на оборотной стороне авансового отчета.

При этом суммы суточных не надо подтверждать никакими документами (письмо Минфина России от  11.11.2011 №  03-03-06/1/741, от  01.04.2010 №  03-03-06/1/206, от  24.11.2009 №  03-03-06/1/770). Чтобы подсчитать причитающуюся работнику сумму суточных выплат, достаточно умножить количество дней поездки на установленную работодателем норму суточных для командировок по России или за рубежом.

При поездке на личном транспорте к авансовому отчету обязательно прилагается служебная записка. На оборотной стороне авансового отчета она указывается как документ, подтверждающий фактический срок командировки для расчета суточных.

Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет в срок, установленный локальным нормативным актом (например, положением о документообороте). Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от  11.03.2014 №  3210-У).

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений (или ненадлежащее их оформление) означают, что авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства РФ и, следовательно, указанная в нем сумма командировочных расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) как не имеющая надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Порядок уплаты НДФЛ и страховых взносов с командировочных расходов представлен в таблице.

Налогообложение командировочных расходов

Вид командировочных расходов НДФЛ Страховые взносы
Суточные Не облагаются в размере, не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб., загранкомандировки — 2500 руб. Не облагаются в размере, установленном локальным нормативным актом работодателя
Стоимость услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах Не облагается Облагается
Стоимость проезда, подтвержденного документами Не облагается Не облагается
Стоимость проезда, не подтвержденного документами Облагается Облагается
Стоимость проживания, подтвержденного документами Не облагается Не облагается
Стоимость проживания, не подтвержденного документами Не облагается в пределах 700 руб. в день для командировок по РФ и 2500 руб. в день для загранкомандировок Облагается
Возмещение расходов на питание, если его стоимость указана отдельно в счете гостиницы Облагается Облагается
Возмещение стоимости проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают) Облагается Облагается

НА ЗАМЕТКУ

Если у работника или работодателя возникли какие-либо вопросы по поводу требований к документальному оформлению служебных командировок, они могут обратиться за разъяснением в Роструд в соответствии с Административным регламентом предоставления Федеральной службой по труду и занятости государственной услуги по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. приказом Минтруда России от  03.09.2014 № 603н.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Начинка для торта

  • Суфле 10.77%
  • Мусс из черной спородины 1.54%
  • Сырное "Парфе" 4.62%
  • Три шоколада 13.85%
  • Чизкейк Нью-Йорк 12.31%
  • Медовый Торт 4.62%
  • Медовый классический торт 0%
  • Фисташковое пралине 15.38%
  • Йогуртовый мусс с маскарпоне 7.69%
  • Шоколадно ментоловый мусс 6.15%
  • Черничный торт со свежей голубикой 9.23%
  • Шоколадный торт с ирландским муссом 7.69%
  • Ореховый торт 13.85%
  • Профитроли с карамелью 0%
  • Эстерхази 10.77%
  • Тирамису 15.38%
  • Мильфей 4.62%
  • Торт Мокко 7.69%
  • Десерт Павлова (без муки) 4.62%
  • Немецкий молочный торт 1.54%
  • Сметанный домашний торт 16.92%
  • Мусс из чернослива 4.62%
  • Мусс манго - малина или манго - маракуйя 9.23%
  • Норвежский торт Най 0%
  • Домашний бисквитный ягодный торт 30.77%
Другие опросы

Рассылка



PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Ознакомительный период завершен

Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации.

В дополнение вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль