Какие документы не вправе запрашивать инспектор?

1949
"На носу проверка, и как назло руководитель в отпуске, а юрист заболел". Знакомая история, не правда ли? Но что же все-таки делать кадровику? Какие документы предъявлять проверяющему, да и стоит ли их показывать вообще? Станет ли инспектор изымать оригиналы и если да, то как их потом вернуть? А если попросит сделать копии, то за чей счет производится их изготовление? Как оценивается информация, содержащаяся в документах, - не нарушаются ли при этом нормы закона о защите персональных данных? Попробуем разобраться, кому и при каких обстоятельствах необходимо предъявлять те или иные кадровые документы и, самое главное, когда этого делать не нужно.

В соответствии со статьями 353, 354 Трудового кодекса РФ проверка (она же федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) осуществляется федеральной инспекцией труда и ее территориальными органами.

Государственный надзор осуществляется с учетом положений Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон № 294-ФЗ), из норм которого следует, что проверки могут быть либо плановыми, либо внеплановыми.

В свою очередь, как плановый, так и внеплановый надзор (контроль) реализуется одним-единственным способом, а именно путем проверки документов.

В случае если проверка проводится инспектором на территории работодателя, она называется выездной; если работодатель направляет документы в инспекцию, это документарная проверка.

Когда проводится выездная проверка?

Исходя из содержания ст. 12 Закона № 294-ФЗ, выездная проверка проводится только в том случае, когда по результатам документарной проверки в силу тех или иных обстоятельств инспектору не удалось сделать вывод о наличии (отсутствии) у работодателя нарушений трудового законодательства.

Обратите внимание
Плановые проверки проводятся не чаще чем раз в три года.

Выездные проверки правомерны в случае неисполнения работодателем требований предписания, выданного по результатам документарной проверки, либо если проводится плановая проверка соблюдения работодателем трудового законодательства в целом (то есть в отношении всех работников предприятия).

СИТУАЦИЯ

В организацию позвонил инспектор труда и уведомил о скором визите из-за сигнала, поступившего от профсоюза, о наличии в одном из ЛНА норм, якобы ухудшающих права работников. Законна ли такая проверка — сотрудники-то не жалуются?

Поскольку в данном случае проверка явно не носит плановый характер, можно смело предположить, что она является внеплановой.

Как следует из положений ст. 360 ТК РФ, основанием для проведения внеплановой проверки является обращение (заявление) профессиональных союзов о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников.

Таким образом, даже если сами работники предприятия с жалобами не обращались, инспекция в силу ст. 360 ТК РФ обязана провести проверку по письменному заявлению, поступившему из профсоюза.

Руководитель инспекции должен его рассмотреть, вынести решение о необходимости проверки, выдать конкретному инспектору распоряжение о ее проведении, в котором будет указан организационный способ: выездная или документарная проверка.

Следует отметить, что в указанной ситуации может быть назначена только документарная проверка, так как:

ознакомиться с ЛНА и сделать вывод о правомочности его норм инспектор вполне может и в стенах государственного органа;

отсутствуют законные основания для выездной проверки, поскольку, как мы уже говорили, она может проводиться только в том случае, если не дала результатов проверка документарная.

Таким образом, прежде всего работодатель должен внимательно ознакомиться с распоряжением о проведении проверки. И если у инспектора разрешения нет (а такое, увы, случается) или в нем указан документарный способ проверки, с проверяющим можно вежливо попрощаться и со спокойной совестью направить жалобу на его действия руководителю территориальной ГИТ.

Итак, можно сформулировать несколько важных выводов:

  1. При документарной проверке документы направляются в адрес территориальной ГИТ. При выездной — предъявляются непосредственно инспектору на территории работодателя.
  2. Как выездная, так и документарная проверка проводится на основании соответствующего распоряжения руководителя ГИТ в субъекте РФ. Разница в том, что в первом случае инспектор предъявляет распоряжение лично, а во втором вкладывает в письмо, адресуемое работодателю.
  3. К слову, всегда обращайте внимание на даты, указанные в распоряжении о проверке. Если сроки, перечисленные в ст. 13 Закона № 294-ФЗ, истекли, документы представлять не рекомендуется!При документарной проверке работодатель направляет в ГИТ документы согласно перечню, отраженному в специальном мотивированном запросе (ч. 4 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). При выездной работодатель предъявляет инспектору документы, которые тот сочтет необходимыми и достаточными для окончательных выводов по предмету проверки.
  4. Работодатель вправе не предъявлять (не направлять) инспектору документы при следующих обстоятельствах:

  • отсутствует разрешение о проведении проверки;
  • в разрешении указан организационный способ, отличный от того, которым собирается воспользоваться инспектор (иными словами, вместо документарной проверки проводится выездная или наоборот);
  • инспектор не предъявил служебное удостоверение при выездной проверке.

СИТУАЦИЯ

В организацию поступил запрос из ГИТ о представлении документов в связи с заявлением работника об отказе установить ему неполное рабочее время. Запрос содержит огромный перечень документов. Зачем ему столько документов, если для вывода по жалобе достаточно одного-двух?

Очень хороший и правильный вопрос.

Чтобы ответить на него, вернемся к распоряжению о проверке — именно в нем указывается ее предмет.

Согласно ст. 360 ТК РФ предметом проверки являются:
• соблюдение требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• выполнение предписаний об устранении выявленных в ходе проверок нарушений и проведении мероприятий по предотвращению нарушений норм трудового права и защите трудовых прав граждан.

В данном случае предмет проверки — соблюдение требований трудового законодательства.

Что и говорить, понятие весьма широкое, по сути, позволяющее запросить практически всю документацию работодателя. Но сузить тему и ввести в закон конкретную терминологию не получится, так как, во-первых, это будет уже не в полной мере соответствовать целям и задачам ГИТ, перечисленным в ст. 356 ТК РФ, а во-вторых, может ограничить основные права государственных инспекторов труда, предоставленные им ст. 357 ТК РФ, в том числе право запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и местного самоуправления и получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций.

В то же время в распоряжении о проверке обычно указывается более узкая сфера интересов, к примеру «соблюдение требований законодательства о рабочем времени и времени отдыха». Кроме того, как было сказано выше, инспектор обязан направить работодателю мотивированный запрос на представление документов. Иными словами, он должен обосновать необходимость их предъявления.

От чего же в конечном счете зависит объем запрашиваемых документов? Возьмем на себя смелость утверждать: от опыта и компетентности инспектора.

Компетентный проверяющий, прочитав жалобу сотрудника, уже знает, какие именно документы он запросит и какие выводы на их основании сделает.

Неопытный инспектор запрашивает как можно больше документов, боясь ошибиться с выводами по жалобе.

Как бы то ни было, нужно учитывать следующее. В силу ст. 20 Закона № 294 результаты проверки, проведенной с грубым нарушением требований закона, не могут являться доказательствами нарушения и подлежат отмене на основании заявления юридического лица, индивидуального предпринимателя. К грубым нарушениям, в частности, относится истребование документов, не относящихся к предмету проверки.

Ни один инспектор не захочет, чтобы его обвинили в нарушении законодательства, регулирующего порядок проведения проверок, поскольку плохие показатели вполне реально отражаются на материальном вознаграждении, профессиональной репутации и, как следствие, на карьере.

Поэтому в запросы крайне редко попадают документы, не относящиеся к предмету проверки.

Отказывая в представлении того или иного документа, работодатель должен мотивировать свой поступок. Поэтому, если аргументов нет, документ лучше все-таки предъявить.

СИТУАЦИЯ

По результатам плановой выездной проверки инспектор потребовал документы для приобщения к материалам дела об административном правонарушении. Мы отказались отдавать оригиналы. Тогда он попросил надлежаще заверенные копии. Но, поскольку из-за кризиса наша организация и так экономит буквально на всем, хотелось бы знать, обязаны ли мы делать копии документов бесплатно?

Оригиналы документов инспектор действительно изымать не вправе, даже в связи с таким серьезным событием, как производство по делу об административном правонарушении.

Об этом прямо сказано в п. 3 ч. 1 ст. 15 Закона № 294.

Что касается копий документов, то в силу закона (ст. 357 ТК РФ) проверяющий вправе запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций.

Поэтому, несмотря ни на какие материальные трудности, работодателю придется изготовить и передать проверяющему копии документов, не требуя за это никакой денежной компенсации.

НА ЗАМЕТКУ

Бытует мнение, что представители ГИТ при проверках всегда принимают сторону работника. Это заблуждение.

Любой инспектор, даже начинающий, прекрасно понимает основную задачу государственного органа — контроль и надзор за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Иными словами, он не стремится принять сторону конкретного участника спора; он на стороне закона. Все, что интересует инспектора, — это соответствует ли решение, принятое работодателем, закону.

Если документы позволяют сделать вывод о нарушении прав работников, инспектор применяет санкции в пределах предоставленных ему полномочий.

Если же в действиях работодателя нарушений нет, то, соответственно, не будет и предписания, постановления, штрафа и тому подобных негативных последствий.

В последнем случае инспектору необходимо особенно тщательно провести проверку, изучив все относящиеся к делу документы, чтобы дать работнику аргументированный ответ об отсутствии факта нарушения действующего законодательства.

СИТУАЦИЯ

Из-за жалобы работника (прогульщика и выпивохи) в организацию пришел запрос на представление документации. Директор сказал, что по поводу этого работника он вообще слышать ничего не хочет. Говорит, что инспектор может приехать и сам на месте во всем разобраться. Что будет, если мы все-таки решим не направлять документы в инспекцию?

Работодатель не наделен полномочиями выбирать способ проведения проверки и требовать замены документарной проверки на выездную.

Что касается непредставления запрошенных документов, то последствия такого решения, увы, неблагоприятны для работодателя.

В подобных случаях может быть составлен протокол об административном правонарушении, наказание за которое предусмотрено ст. 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Согласно ст. 19.7 КоАП РФ непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу), орган (должностному лицу), осуществляющий (осуществляющему) государственный контроль (надзор), муниципальный контроль, сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, либо представление в государственный орган (должностному лицу), орган (должностному лицу), осуществляющий (осуществляющему) государственный контроль (надзор), муниципальный контроль, таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде влечет:

  • предупреждение;или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.;
  • на должностных лиц — от 300 до 500 руб.; на юридические лица — от 3000 до 5000 руб.

СИТУАЦИЯ

Скоро будет проверка, но как назло руководитель уехал в отпуск, а юрист заболел. Есть документы, которые мы не можем показать инспектору без их разрешения. Что делать?

По общему правилу в соответствии с п. 2 ст. 15 Закона № 294-ФЗ проверяющему запрещено осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя.

Таким образом, кадровик вправе отказать инспектору в представлении документов, если директор предприятия или иной его законный представитель временно отсутствуют (по причине командировки, болезни или просто выехал на деловую встречу), а работник отдела кадров соответствующими полномочиями не наделен.

В этой ситуации рекомендуется документально подтвердить факт отсутствия полномочного лица (копией приказа о командировке, табелем рабочего времени, больничным листом и т. п.).

Однако нужно иметь в виду, что право не предъявлять документы в отсутствие представителя организации не распространяется на внеплановые документарные проверки (когда проверяющий запрашивает документы к себе, в инспекцию).

Не стоит, однако, пытаться обхитрить ГИТ, регулярно уезжая в командировки, уходя на больничный и прикрываясь другими уважительными причинами. Закон предусматривает ответственность не только для инспекторов, но и для работодателей.

Так, ст. 25 Закона № 294 гласит, что при проведении проверок юридические лица обязаны обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей юридических лиц.

Индивидуальные предприниматели обязаны присутствовать на проверках лично или обеспечить присутствие уполномоченных представителей, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами.

Юридические лица, их руководители, иные должностные лица или уполномоченные представители юридических лиц, индивидуальные предприниматели, их уполномоченные представители, необоснованно препятствующие проведению проверок, уклоняющиеся от их проведения, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В частности, неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), муниципальный контроль, влечет:

  • предупреждение;или наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб.;
  • на должностных лиц — от 2000 до 4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).

Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля по проведению проверок или уклонение от них влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб.; на должностных лиц — от 2000 до 4000 руб.; на юридические лица — от 5000 до 10 000 руб.

Если же такое противодействие повлекло невозможность проведения или завершения проверки, законом предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 руб.; на юридические лица — от 20 000 до 50 000 руб. (ч. 1, 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ).

СИТУАЦИЯ

Не нарушает ли права работников в области персональных данных представление документов по требованию ГИТ? Обязаны ли мы запрашивать у работника, подавшего жалобу в инспекцию, разрешение на передачу его персональных данных проверяющему?

По общему правилу, установленному ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ), в случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с письменного согласия субъекта персональных данных.

Вместе с тем есть ситуации, когда запрашивать такое согласие не требуется. Например, когда обработка данных осуществляется для выполнения обязанностей, возложенных на оператора законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Так, без согласия сотрудников работодатели обрабатывают их персональные данные для выполнения обязанностей по представлению сведений о доходах, удержании и перечислении налогов с заработной платы.

Поскольку в силу ст. 357 ТК РФ проверяющий вправе запрашивать у работодателей и их представителей, безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, то непредставление таких документов может быть расценено как воспрепятствование деятельности государственного органа.

Соответственно, направляя в ГИТ документы, содержащие персональные данные работника, оператор (работодатель) лишь исполняет свои обязанности. А запрашивать согласие работника на обработку его персональных в данном случае не требуется.

СИТУАЦИЯ

Проблемный работник пожаловался на организацию во все мыслимые инстанции, в том числе в суд. Значит ли это, что теперь мы обязаны подготовить и направить в эти органы все предусмотренные законом копии документов?

Работодатель вправе отказать в представлении документов, если работник обратился в суд и суд принял его иск или даже вынес решение по существу.

Это следует из части 2 ст. 357 ТК РФ, в силу которой в случае обращения работника или иного лица в государственную инспекцию труда по вопросу, находящемуся в ведении соответствующего органа по рассмотрению индивидуального или коллективного трудового спора (за исключением исков, принятых к рассмотрению судом, или вопросов, по которым имеется решение суда), государственный инспектор труда при выявлении очевидного нарушения трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению.

Ситуация, когда работник, не согласный с решением суда, обращается в инспекцию труда, — не самый редкий случай в практике ГИТ.

Работодателю рекомендуется подтвердить факт принятия иска работника к рассмотрению судом или факт принятого судом решения.

Копию соответствующего судебного документа следует приложить к сопроводительному письму, в котором сообщается, что рассмотрение жалобы по существу находится в производстве N-ского суда (N-ским судом по жалобе принято решение).

В таком случае проводить проверку инспектору не придется.

Как отказать инспектору труда в представлении документов?

Здесь можно выделить две составляющие: процессуальную и правовую.

С процессуальной точки зрения все просто.

Если речь идет о документарной проверке, то на письменный мотивированный запрос о представлении документов необходимо ответить письменным мотивированным отказом.

Если же в организации проводится плановая проверка, в соответствующем распоряжении обязательно будет указан предмет проверки (надзор и контроль за соблюдением законодательства о труде), а это значит, что инспектор вправе запрашивать все документы, затрагивающие трудоправовые отношения, и запрашивать их он будет устно.

Отказать в предъявлении документов работодатель сможет лишь в том случае, если запрос явно выходит за рамки проверки, то есть не входит в компетенцию проверяющего (к примеру, если истребуются налоговые документы, хозяйственные договоры и т. п.).

Что касается правовой стороны вопроса, то, подытоживая вышесказанное, можно смело утверждать, что отказать в представлении документов работодатель вправе, когда:

отсутствует распоряжение о проведении проверки (то есть основания для ее проведения);

истекли сроки, указанные в распоряжении;запрашиваемые документы не относятся к предмету проверки, указанному в распоряжении;проверяющий не предъявил удостоверение установленного образца (при выездной проверке);

распоряжение выдано ранее трех лет с момента последней плановой проверки;в распоряжении указан документарный способ проверки, а инспектор явился лично на территорию работодателя;

по существу жалобы имеется решение суда или суд принял жалобу работника к производству.

Если указанные основания отсутствуют, отказывать инспектору в предъявлении документов не рекомендуется.

И последний совет.

Если по существу жалобы у работодателя имеются документы, которые доказывают соблюдение им требований трудового законодательства в отношении работника, но по тем или иным причинам не были истребованы инспектором, стесняться не стоит. Напротив, нужно помочь проверяющему объективно взглянуть на ситуацию и вкупе с теми документами, которые он запросил, представить материалы, подтверждающие правоту работодателя.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Продолжить чтение можно после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь, чтобы скачать

Скачивание материалов доступно только для зарегистрированных участников

Чтобы скачать нужны документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 5 000 полезным статьям, важным документам и ценным советам от экспертов кадровой отрасли.

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций:

  • выберите нужную инструкцию
  • скачайте ее БЕСПЛАТНО после регистрации



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль